Het schrijven van brieven: 6 onderdelen van een overtuigende brief

Elektronische correspondentie is altijd geweest en blijft de belangrijkste wijze van communicatie in de zakenwereld. Een goed gemaakte brief is al het halve werk. Maar dergelijke brieven zijn niet in staat om het te maken. Soms is het lezen van de brief met een zakelijk voorstel, is het niet duidelijk wat precies je wilt bieden, wat voor soort uitkering die u uit te halen, en waarom heb je je tijd besteed aan het lezen en begrijpen van deze letters.

Het vermogen om de juiste, overtuigende brieven te schrijven komt met de praktijk. En tja, als de ervaringen zijn verdeeld, waardoor dus andere mensen stap niet op dezelfde hark. Jeffrey James, auteur van het boek «Business to Business Selling: Macht Woorden en strategieën Uit de World's Top Sales Experts », biedt een eenvoudig systeem voor het opstellen overtuigende brieven, die bestaat uit 6 stappen.

auteursrecht Shutterstock

1. Altijd duidelijk voorstellen wat gaan schrijven

Het belangrijkste doel van de brief - om ervoor te zorgen dat de ontvanger een definitief besluit heeft genomen. Dus, voordat u begint met het schrijven van de brief, vraag jezelf nog een keer over wat je wilt van de ontvanger? Welke beslissing die hij moet nemen na het lezen van uw brieven?

In dit geval is de onzekerheid - is je gezworen vijand. Hoe duidelijker je doel, hoe meer overtuigen om uw brief te krijgen.

2. Begin uw brief met de conclusie

Uw conclusie is een mededeling dat de beslissing moet worden genomen door de ontvanger op basis van de inhoud van uw brief.

Op school waren we geleerd om altijd te beginnen met een inleiding. In het geval van het opstellen van overtuigende berichten, deze verklaring is verkeerd. In de zakelijke wereld, iedereen is te druk om je schrijfvaardigheid te beoordelen. Daarom moet u rechtstreeks naar het punt te gaan.

Bijvoorbeeld, je wilt van zijn superieuren te krijgen toestemming om een ​​sportschool in een van de gebouwen van uw bedrijf te installeren.

verkeerd:

"Jim,
Zoals u weet, ziekteverzuim van werknemers op dit moment is een groot probleem, die nogal een sterke financiële impact op zowel ons bedrijf en het heeft andere bedrijven in onze sector... blah blah blah... Dus hebben we de toewijzing van het geld voor de hervestiging van de sportschool te overwegen in het hoofdkantoor van onze bedrijf. "

juist:

"Jim,
Ik wil dat je de installatie van een sportschool in ons kantoor hebben goedgekeurd. "

3. Deel je argumenten om een ​​paar licht verteerbaar paragrafen

Om de argumenten ter ondersteuning van uw ideeën duidelijk leesbaar en begrijpelijk, verdeel ze in een paar alinea's.

verkeerd

"Volgens een recent rapport van de regering groep fysieke activiteit is uiterst belangrijk, zelfs ondanks het feit dat slechts een paar bedrijven geven blijk van hun betrokkenheid bij dergelijke Promotion medewerkers. Veel bedrijven definiëren dergelijke groepen zoals de onderschatte activa, maar ze hebben geen plan in te voeren soortgelijke groepen in de industrie, zelfs ondanks het feit dat fitness nauw verwant is aan zakelijke en persoonlijke successen. Ik geloof dat als we niet een soortgelijke fysieke team te introduceren in ons bedrijf, blijven we ver achter op de concurrentie. "

juist

"Fitness in het kantoor zal:
- om het ziekteverzuim te verminderen
- om de totale productiviteit te verhogen "

4. Versterken elkaar argument bewijs

Als u een brief, die bestaat uit stevige argumenten te schrijven, kan het als continue persoonlijke mening en niets meer worden waargenomen. Voor elk argument behoeften bewijs. Hoe anders om te begrijpen wat het echt?

verkeerd

"Fitness in het kantoor zou de beste oplossing zijn, omdat mensen de voorkeur om te gaan werken in plaats van thuis te blijven. Het zal ook bijdragen tot het verminderen van de totale incidentie in het kantoor. "

juist

"Het verminderen van de hoeveelheid ziekteverzuim. Volgens een onderzoek uitgevoerd door de National Institutes of Health onder 1.000 bedrijven die sportscholen hebben in kantoren, personeel ziekteverzuim met 20% te verlagen in deze bedrijven dan in bedrijven die niet zulke hebben apparatuur. "

5. Herhaal je conclusie als een oproep tot actie

Aan het eind van de brief te herhalen de sluiting ervan, vermeld in het begin. Pas nu als een oproep tot actie. Dus u niet de ontvanger aan een bepaalde conclusie, dat hij zou moeten doen na het lezen van uw brief. Deze oproep moet eenvoudig en specifiek zijn.

verkeerd

"We zullen zeer dankbaar zijn als je dit project te ondersteunen."

juist

"Als u ja antwoord op deze brief, heb ik meteen starten van het proces."

6. Voer het voordeel in de onderwerpregel

Het onderwerp van de brief is bijna het belangrijkste onderdeel. Omdat het de basis onderwerpregel moeten anticiperen, en een ontvanger configureren om de gewenste stemming. En dat is de reden waarom je moet het in de laatste vullen nadat je hebt alle argumenten en bewijzen dat uw fundamentele conclusie te ondersteunen geschreven.

Idealiter zou de onderwerpregel twee belangrijke problemen op te lossen: dus geïnteresseerd in de ontvanger moet zijn dat hij opende en las de brief; en het moet de conclusie dat u wilt overbrengen aan de ontvanger omvatten.

is te schrijven over de voordelen die kunnen worden verkregen als gevolg van de gewenste oplossingen voor u - in de meeste gevallen de beste manier om beide taken tegelijk uit te voeren.

verkeerd

"De impact op de gezondheid van de werknemers op het apparaat programma sportscholen in kantoren"

juist

"Hoe kunnen we vermindering van de hoeveelheid ziekteverzuim van werknemers"

Ik geïnteresseerd in uw mening. Hoe zou u reageren op beide opties en welke regels je begeleid tijdens de voorbereiding van deze brieven?