7 acties die helpen om het werk met uw e-mail sneller
Produktiviteit Van Technologie / / December 19, 2019
Rommel in uw mailbox is niet alleen bederven de stemming, maar ook op de wijnstok doden uw productiviteit. Wat moet ik doen als de berg van inkomende e-mails groeit, en je hebt geen tijd om te gaan met al deze hebben?
1. Zich te ontdoen van rommel
Deze omvatten niet alleen een openhartige spam. Dit en nieuwsbrieven, en een selectie van kortingen en aanbiedingen online winkelen - alles wat je eenmaal geabonneerd en welke tijd van het gebruik van tijd tot tijd. Het idee is dit: als u de mail opent, zoals brieven aan je af te leiden en interfereren met de nadruk op de baan.
Niet om ons neer te leggen bij de eeuwige strijd met chaos, sturen we deze correspondentie aan de aangewezen gebieden.
Microsoft Outlook 2016 Hiermee kunt u het filteren van inkomende, zodat de letters op de standaard lage prioriteit uitgegroeid tot de map "niet-urgent" configureren. Hier worden ze wachten in de coulissen, niet eelt je ogen.
2. Back-up van e-mails die belang hebben ingeboet
Natuurlijk, als er iets niet juist nu nodig heeft, maar dat betekent niet dat het niet nuttig in de toekomst. Maar in inkomende en uitgaande berichten nodig hebt om de orde te handhaven.
Berichten dat belangrijke informatie die je nu onnodig, moet sturen naar het archief bevatten. De handigste manier om dit automatisch te doen, het configureren van back-ups met een zekere periodiciteit. Hier is de volgorde van handelen: "Bestand» → «Instellingen» → «Geavanceerd" in het 'AutoArchiveren', druk "Configureren AutoArchive" en selecteer "Run AutoArchive elke N dagen", met vermelding van de gewenste tijd interval.
De lijst (CTRL + E), zult u gemakkelijk navigeren in het archief en kan het gesprek te hervatten indien nodig. Als gevolg hiervan, de mailbox niet vol is, en je hebt geen tijd te verspillen proberen om de juiste e-mail onder de niet erg relevant vinden.
3. Verdeel in groepen van ontvangers
Om over en weer niet om hetzelfde type mailinglijsten te produceren, maken themagroepen, die u de ontvangers van uw e-mails kunt distribueren.
Familie, vrienden, werk aan het project team - vooruitzicht Hiermee kunt u een groep mensen uit uw adresboek of uw contactpersonen in Excel.
Wat is comfortabel? U hoeft niet constant om alle bestemmingen schop om de juiste te vinden. Binnen de groep, kunt u snel documenten delen, dan om samen te werken met hen. Berichten worden gesorteerd in gesprekken, zodat u snel belangrijke informatie kunnen vinden en dringende problemen op te lossen. Als u een contactgroep, drukt u op CTRL + SHIFT + L. creëren
4. Gebruik de mobiele app
In gevallen waarin een dringende noodzaak om te gaan met eventuele problemen, is het essentieel om de toegang tot e-mail altijd en overal hebben - thuis en op de weg.
Outlook gebruiken applicaties voor mobiele apparaten, kunt u de berichten, werken met een lijst met contactpersonen en bestanden van uw smartphone of tablet te bekijken. Alle gegevens worden direct gesynchroniseerd, waardoor de kans dat een aantal belangrijke informatie zal door uw stad, is uitgesloten.
5. Configure het verzenden van e-mails gepland
Het was niet nodig om verschillende problemen op het gebied van full-time probleem op te lossen, het werk doen van tevoren. Microsoft Outlook kunt u automatisch berichten te sturen op een bepaald tijdstip.
Houd rekening met alle informatie over wie, wat en wanneer u beloofd te sturen, is moeilijk. De kans is groot dat je gewoon vergeten om het te doen. Geef het schrijven dag en het tijdstip van vertrek, zodat u niet worden afgeleid door de levering van meldingen over vergaderingen of herinneringen over deadlines naderen.
6. Beheer e-mail met behulp van regels
In Outlook 2016 regels - zijn acties die automatisch worden toegepast op berichten op basis van bepaalde voorwaarden. Regels worden onderverdeeld in twee categorieën: de melding en organisatie.
Zo kunt u het opzetten van geluidssignalen over berichten van een persoon of stuur in een aparte groep van berichten met bepaalde woorden in de onderwerpregel. Gebruik de aangeboden dienst sjablonen of hun eigen regels te maken. Ze kunnen worden gebruikt voor inkomende of uitgaande berichten in één of meerdere accounts.
7. Bewaar al uw e-mail op één plek
Werk doos, persoonlijke e-mail - niet vermenigvuldigen entiteiten zonder noodzaak. Veel makkelijker als op hetzelfde moment toegang tot alle e-mails.
Met Outlook 2016 kunt u samen inkomende berichten opgemaakt voor meerdere accounts.
Voeg daarbij contactgroep setting en het filteren van berichten met lage prioriteit - Dit bespaart tijd ziet er erg indrukwekkend.
softwarepakket Microsoft Office 365, waaronder Outlook 2016- een combinatie van vertrouwde hulpmiddelen met nieuwe functies die het werk makkelijker en sneller te maken. Synchroniseren van documenten, e-mail en agenda-data, interactie met cloud tools zonder toegang tot het netwerk, en de toegang tot de teksten presentaties vanuit een browser - dat is slechts een klein deel van de innovaties die u zal helpen om te gaan met de dagelijkse taken snel en zonder onnodige inspanningen.