Hoe het opruimen van de zaken en er alles aan om gelijke tred houden: volledige gids GTD-systeem
Produktiviteit / / December 23, 2019
Alexander Tsyglin
Auteur van het project "productiviteit meester».
Wat goed GTD systeem?
productiviteit diensten Het probleem is dat iedereen positioneert zich als een plek waar je alle problemen, informatie op te slaan, op te lossen om te communiceren. Het merendeel van de diensten die u aanbiedt om prioriteiten te stellen en te handelen in overeenstemming met hen.
Maar slechts weinigen zich kunnen concentreren op het uitvoeren van belangrijke taken en geen aandacht besteden, terwijl op de kleine dingen: dringende taak, de wens van collega's, vrienden of kennissen. Wanneer de taak wordt veel, is het moeilijk te begrijpen. Daarom is in de praktijk is het noodzakelijk om gebruik van diverse diensten voor case management. Bij het krijgen van een veel gevallen, beginnen we in de war raken in deze diensten, en lijsten en uiteindelijk ophouden om ze te gebruiken.
Methoden voor het Getting Things Done (GTD) voorziet in een universele plan op zijn plaats om een enkel systeem, waarin je een probleem op te lossen op te bouwen. Je zult in staat om te ontspannen en geen zorgen te maken, zoals zal zeker niet te vergeten niets. Op het juiste moment, zal het systeem suggereren wat te doen en wat te concentreren op.
Dus waarom zo veel onproductief werk te doen?
Mensen beginnen onproductieve te werken wanneer projecten en taken wordt het veel. Ze vinden het moeilijk om het allemaal in mijn hoofd te houden, laat staan prioriteiten stellen. Dus ofwel niets te doen, of om te doen wat is het gemakkelijkst en dingen te doen uitstellen. Er is nog een probleem: wanneer de dringende taken op te lossen gisteren.
Daarnaast is de persoon snel begint te moe, wordt prikkelbaar. Hij was constant draait als een eekhoorn in een wiel routine, en heel belangrijk, monetaire en strategische projecten blijven aan de zijlijn.
Met deze situatie zal zich bezighouden met het systeem Getting Things Done, David Allen beschreven in boek, Die werd uitgebracht in 2001 en werd een internationale bestseller.
Vertel me over de basisconcepten van GTD, die moeten weten
routine - dit zijn de dingen, gedachten en zorgen dat verstoren, af te leiden en energie verspillen. Hoewel routine niet overgebracht naar het probleem, het is onmogelijk te controleren. Het denken van het zelfde probleem een paar keer - het is een inefficiënt gebruik van creatieve energie die aanleiding geeft tot frustratie en stress geeft.
Het doel van de GTD - om zijn hoofd te bevrijden van routine en verwijder de interne stress.
Operationele menselijk geheugen - gebied van de hersenen waar sprake is van een korte-termijn geheugen. Dat is waar we meestal optellen van de huidige onafgemaakte zaken, gegeven aan andere mensen beloften en andere gedachten die ons zorgen. Helaas, er is het bedrag van routine te beperken, kunt u de hersenen goed te houden om te functioneren. Als het geheugen vol is, wordt u afgeleid door kleine dingen en vergeten over hun doelen, wat leidt tot stress.
Hulpmiddelen voor het verzamelen van gegevens - dat, waar de informatie binnenkomt en waar u vast te stellen wat er gedaan moet worden. Bijvoorbeeld:
- organisatoren;
- notebooks;
- e-mail;
- kalender;
- recorder.
Cart "Inbox" - één opslagplaats voor routine die je draaien in de gang van zaken en taken. Een van de belangrijkste regels met een mandje "Inbox" - is haar regelmatig reinigen.
eenvoudige handelingen - one-step acties die behoefte om te presteren minder dan twee minuten. In de praktijk is het handiger om deze dingen te nemen in vijf minuten.
project - een taak waarvoor uitvoering vereist meer dan een stap. Je moet een toelichting bij het project te verlaten en te beschrijven de eerste stappen voor de uitvoering ervan. Als gevolg daarvan, het project verandert in een simpele handeling die kan worden uitgevoerd in de komende vijf minuten en krijgt het uiteindelijke resultaat.
Het project moet een link naar de kaart of bestand, dat de gegevens beschrijft zijn: verantwoordelijk, deadlines, categorie (bijvoorbeeld "Marketing", "Legal gedeelte", "Ontwikkeling"), verwijzingen naar de kleinere kaarten taken. Een dergelijke structuur is geschikt te organiseren Trello.
context lijst - een lijst van dingen handig om te presteren onder bepaalde voorwaarden. Bijvoorbeeld, de lijst met snelkoppelingen "Shopping" is een lijst met items en producten die je nodig hebt om te kopen in de winkel. In de "gesprekken" kan een lijst met gesprekken die je moet doen als je vrij bent te zijn.
Handig individuele context lijsten voor de mensen met wie je werkt en te communiceren. Bij de ontmoeting met een bepaalde persoon, kunt u snel de lijst te openen en bepaal de nodige vragen.
Hoe kan ik de kalender?
de kalender is het noodzakelijk om in te voeren:
- de acties om uit te voeren op een bepaalde tijd (vergaderingen, zakelijke bijeenkomsten, seminars);
- acties die moeten worden gedaan op een bepaalde dag (om het project te voltooien door een specifieke datum, om deel aan de conferentie te nemen);
- informatie over specifieke data (verjaardagen, feestdagen).
Ik gebruik «Google Calendar", die ik breng al deze dingen. Deze dienst is nuttig omdat:
- Het is beschikbaar als een telefoon en een computer;
- op één scherm, kunt u meerdere agenda's weer te geven;
- er zijn herinneringen op uw smartphone.
Als u iets aan uw agenda gebracht, of heeft u te volgen, of zal overdragen aan een andere datum., Geen behoefte om rommel van de lijst met agenda's die regelmatig elke dag wordt vervoerd to-do. Voor dergelijke lijsten, zijn er een aantal oplossingen.
Als u regelmatig een bepaalde tijd om te bellen klanten, leveranciers of aannemers nodig hebben, is het beter om een CRM-systeem te gebruiken.
Wat lijsten moeten beginnen?
Lijsten van prioritaire acties
Maak een rapport voor de week, de studie van de concurrentie site, duidelijk de "Inbox" folder in de brievenbus, creëren mandaat voor ontwerpers - al deze acties te ondernemen meer dan twee minuten, maar ze kunnen niet iedereen zijn delegeren. Dergelijke gevallen wordt in de lijst van prioritaire acties worden ingevoerd en uit te voeren gedurende de dag.
Regels voor het omgaan met dergelijke lijsten:
- Lijsten moet niet veel zijn, slechts twee of drie. Bijvoorbeeld, "Persoonlijk", "Werk", "Familie". Als u een takenlijst voor de dag, zet een herinnering in uw agenda.
- In de taken in deze lijst kan gemakkelijk worden gedaan het etiket van de context: "On the road", "aan de computer", "lezen", "koop", "Promises". Taken kunnen één of meerdere labels hebben. Bijvoorbeeld, het probleem van de "lopen de hond" zal verwijzen naar het project "Privé" en een label "Promises".
- Voor het toevoegen aan de lijst met taken, na te denken over de vraag of je nodig hebt om het te doen op alle. Als het antwoord 'ja' is, beslissen of u persoonlijk het uitvoeren van deze business. Immers, kunt u een spraakbericht ondergeschikte sturen en delegeren aan hem. Voor taken die aan u zijn toegewezen, zal in het teken "gepleegd." Het zal business as van de lijst van "werk" en van de "Persoonlijk" zijn.
- Bladeren lijsten regelmatig. Doe dit wanneer er een extra minuut. Move up dingen die moeten eerst worden gedaan.
- Reinig de lijsten ten minste eenmaal per maand.
List "Someday"
In deze lijst zijn dingen die geen actie nodig is. Het kan worden:
- boeken, platen, video-opleiding, die willen kopen;
- behulpzaam vaardighedenWie wil leren;
- plaatst wil ik bezoek;
- dingen die ik wil kopen.
In deze lijst moet u regelmatig kijken, het nemen van dossiers en zet ze in doelen, waarvan de werkzaamheden zal worden gedaan.
Hoe te referentie-informatie, wat handig is in de toekomst op te slaan?
Deze informatie is geen actie nodig. De belangrijkste criteria voor de opslag van deze gegevens:
- Eenvoudig zoeken naar titels, labels en een korte beschrijving.
- Gemak van het plaatsen van de informatie in de repository.
- Intuïtieve opslagstructuur informatie. Wanneer nieuwe gegevens, moet u een categorie en subcategorie snel te selecteren, waar ze te zetten.
- opslag toegankelijk vanaf elk apparaat.
Is er een verplichte rituelen GTD?
Ja, meerdere.
Het verzamelen van alle informatie om cart "Inbox"
Tools om veel informatie te verzamelen. Maar dit alles moet komen naar een plaats die bij u en zal blijven werken.
Prullenbak legen "Inbox"
Eén of twee keer per week zal de lijst van "Inbox" en sorteren verzameld door mappen of labels te herzien. Dit ritueel moet een gewoonte, dat is gevormd uit intuïtieve algoritme van de acties en hun systematische herhaling worden.
Je moet een eenvoudige stap voor stap plan hoe je de wekelijkse schoonmaak doorbrengen in uw zaken systeem. Get kalenders, die de dagen zal in het teken wanneer het te weten. Wijs je een prijs als, bijvoorbeeld, ten minste 20, zult u binnen 30 dagen naar de map "Postvak IN" en uitgewist dagen in de kalender te wissen.
Herziening van de lijst van prioritaire acties en de lijst van "Someday", prioritering
De herziening van de lijsten is belangrijk om prioriteiten te stellen en realistisch berekenen van de krachten. Dit is noodzakelijk om te voorkomen dat je voor onmogelijk hoge doelen te laden en hebben geen last van het realiseren van haar inefficiëntie.
Vernietiging van extra manden
Vaak tijdens de communicatie met collega's en partners, nieuwe brievenbussen, documenten, lijsten.
Uw taak - zoveel mogelijk te automatiseren al die gegevens stroomden naar de map "Inbox".
Dit kan een mailbox, en elektronische planner zijn. Te automatiseren en doorverwijzing informatiediensten passen IFTTT en Zapier. Manden voor het verzamelen van informatie moet klein zijn.
Hoe om te werken met een mandje "Inbox" en sorteer opgebouwd in haar geval?
Verwijder eerst het probleem, deal, of informatie uit de map "Postvak IN" en antwoord geven op de vraag: "Wat is dit? Heb ik echt nodig om iets te doen? '
Als je niets anders nodig, heb je twee opties. Als het onzin, dat is niet langer nuttig voor u zijn kuit. Als dit nuttige informatie, zet het in het archief. Het moet worden gestructureerd in categorieën en labels maken het gemakkelijk om de nodige vinden.
Als de informatie die u iets hoeft te doen, zijn er drie opties:
1. Run vereist. Als de actie is belangrijk en moet niet meer dan 2-5 minuten duren.
2. Delegeren aan iemand. Indien de actie meer dan twee minuten, na te denken over de vraag of het mogelijk is om de leiding van iemand.
Wanneer delegiruesh iemand moet geregistreerd zijn:
- het eindresultaat;
- werkplan (weg naar het doel);
- deadline voor het voltooien van taken;
- controle datum en resultaat klaar voor (intermediair of finaal) zijn.
3. Uit te stellen voor de toekomst. In dat geval opent:
- gewenste resultaat;
- kort na de actie die u wilt uitvoeren. Vergeet niet: het is onmogelijk het project uit te voeren als een geheel, kan alleen concrete stappen die je dichter bij het uiteindelijke resultaat zal brengen;
- deadline. Als er geen exacte datum, bewaar de actie in de lijst van "Someday".
U kunt berichten sturen naar jezelf om ze te krijgen op de afgesproken dag. Hiervoor geschikt als «Google Calendar," een herinnering naar de gewenste datum, en een aanvraag voor een post boemerangDie zal u een e-mail op een bepaalde tijd.
Hoe kunt u uw werk te plannen?
Al het werk kan worden onderverdeeld in drie stappen:
- Het uitvoeren van pre-gepland. Het kan worden als strategisch belangrijke dingen die je dichter bij het doel, en de routine die gewoon moet worden gedaan.
- Ga aan het werk als haar onverwachte verschijning. Dit is wanneer gedurende de dag taken komen van collega's, leidinggevenden, brieven van klanten.
- Plannen voor toekomstige werkzaamheden: de opstelling en de herziening van de lijst van prioriteiten. Dit item moet je niet te veel tijd in beslag nemen, zodat u zich niet bezighouden met de planning voor de planning.
De praktijk interieur planning en doelstellingen (gedenkboek) wordt beschreven in het boek van David Allen.
David Allen
Consultant op persoonlijke effectiviteit en time management, de productiviteit methodiek GTD auteur
Voor gedenkboek nodig 43 mappen: 31, met getallen van 1 tot 31, 12 maanden met de naam. Daily mappen worden gezet aan de voorkant, te beginnen met de datum van morgen. Voor een map met het nummer 31 is de map voor de volgende maand, gevolgd door de map met de rest van de maand.
De inhoud van de map voor de volgende dag elke dag overgebracht naar de mand, de map wordt in de laatste van de dagelijkse mappen (als het wordt overgedragen naar de volgende maand). Als u de map 31 vrij te geven voor de huidige maand, zal het een map met de naam van de maand, gevolgd door de map met de dagen van de nieuwe maand. Op dezelfde manier wordt een map met de huidige maand overgedragen naar het volgende jaar, toen hij overleed.
In een bepaalde map is het noodzakelijk om documenten die specifieke acties nodig op te slaan (formulier in te vullen, een brief te worden verzonden).
Voor het systeem aan het werk, het moet dagelijks worden bijgewerkt. Als u vergeet de locatie van de dag te werken morgen, kun je niet vertrouwen het systeem. Zij zal ontbreken belangrijke informatie, die nodig is om te begrijpen op een andere manier is.
Als je weg gaat voor een paar dagen voor vertrek, moet u de map te controleren op de dagen waarop je afwezig zal zijn.
Hoe die te organiseren in de praktijk in het licht van de moderne planning systemen:
- In plaats van een gedenkboek te gebruiken organizer met lijsten van de gevallen elke dag en stelde ze in zijn taken voor de dag. Vergaderingen en procedures in verband met de tijd die nodig is om te schrijven in de eerste plaats, en stel herinneringen aan het systeem over hen op voorhand.
- Maak een bestand met een lijst van de gevallen per maand. Dit is een lijst van wat je gedaan wilt krijgen gedurende die tijd. U toevoegen aan het geval was voor de hele maand. Herziening van taken moet één keer per week. Tijdens de planning, de belangrijkste dingen te verstrooien weken om hun prioriteiten te begrijpen. Hun u zal presteren in de eerste plaats, omdat anders alle tijd zal gaan naar kleine en dringende zaken.
- Maak een bestand met de plannen voor het jaar. Er dient te worden beoordeeld keer per maand. Gevallen van dit bestand worden overgebracht naar de plannen voor de maand.
- Plannen voor het jaar, op basis van de lange termijn doelen voor 3-5 jaar. Deze gevallen zijn beter om ofwel te registreren op het einde van het jaar of tijdens de vakantie tijd, toen het hoofd dagelijkse taken wordt geladen.
Deze vier punten, David Allen noemt het natuurlijke planningssysteem. Dit systeem stelt u in staat om te bewegen in de richting van belangrijke doelen voor u en geen tijd te verspillen aan routine.
Is er een universele plan waarmee u een project kunt plannen?
Ja, natuurlijk. David Allen noemt het een model van de natuurlijke planning. Het bestaat uit verschillende stappen.
Stap 1. Het doel en de foto perfecte resultaten
bepalen doel of de perfecte eindresultaat, stel dat je het hebt bereikt.
Beschrijf het met al het succes criteria (geld, mensen, herkenning). Hoe meer je schrijft uit het uiteindelijke resultaat, hoe sterker de motivatie, vooral in tijden wanneer je nodig hebt om bepaalde acties uit te voeren, zolang het niet is.
Stap 2. principes
Beschrijf de principes die u zal vasthouden aan het bereiken van doelen. Bijvoorbeeld: "Ik zal de vrije loop om mensen geven als ze... (om binnen het budget te blijven, om een specifieke term project te voldoen)." Stel jezelf de vraag: "Welke acties mijn activiteiten kunnen hinderen? Hoe kan ik voorkomen dat ze? '
De principes duidelijkheid hebben en zijn een betrouwbare gids in het management proces.
Stap 3. brainstormen
Brainstorm, waarbij opnemen allerlei ideeën die te binnen schieten.
Belangrijkste principes van brainstorming:
- oordeel niet;
- wordt niet betwist;
- niet te schatten;
- niet bekritiseren;
- Denk na over de hoeveelheid, in plaats van kwaliteit;
- verplaats de analyse en de organisatie van het tweede plan.
Stap 4. Het projectplan als een lijst
Organiseer brainstormen resultaten in een lijst van de gevallen. Start planning van het einde en ga door de stappen achteruit. Zo kunt u gemakkelijk te maken van een plan en bepaal de eerste stap op weg naar het doel. Een voorbeeld van de planning van het einde:
Target (ideaal outcome): Ik kan Spaans spreken en mensen begrijpen.
waarom is: Ik wil zonder tolk tijdens zakelijke bijeenkomsten met Spaanse partners te communiceren, en om vrij te communiceren met anderen tijdens een vakantie in Spanje.
Stadia van het doel:
- Een stap naar het doel te bereiken: Ik heb de steun van de Spaanse taal en met hem praten twee keer per week gevonden.
- Één stap verwijderd van dit, ik geslaagd voor het examen op het niveau B1 van taalvaardigheid.
- Één stap verwijderd van dit, ik geslaagd voor het examen voor het niveau A1 taalvaardigheid.
- Één stap verwijderd van het volgende: ik acht keer in de afgelopen maand workout Spaanse en vervulde al het huiswerk.
- Één stap verwijderd van deze, schreef ik me in het Spaans cursussen en betaald voor een maand van de opleiding.
- Één stap verwijderd van dit, ik verzamelde informatie over de cursussen Spaanse en maakte een vergelijkingstabel.
- Eerste stap: ik geplande tijd in de kalender toen ik informatie over de cursussen Spaans zal verzamelen.
Wanneer het team werkt aan een taak en de noodzaak om het hele plan te organiseren op één plek, handig om gebruik te maken gantt. De eerste kolom in het - dit zijn etappes op de weg naar het doel, de tweede kolom - verantwoordelijk is. Zal blijven kolommen met een periode van tijd. De cellen de status van een bepaald stadium, zoals "voorzien", "Daarbij" "Gereed" "behandeling".
GTD-systeem en natuurlijke planning kan moeilijk lijken. Maar als je het te configureren voor zichzelf, en beginnen om regelmatig te gebruiken, zal je het gevoel dat alles is veel makkelijker dan het leek op het eerste gezicht.