Geheimen van de productiviteit van de auteur van de populaire taakbeheer dienst Todoist
Produktiviteit / / December 23, 2019
De meeste mensen hebben niet tot doel om uw workflow te stroomlijnen, laat de dingen op hun beloop en het beste van hopen. Maar als er een systeem dat kan worden gemanoeuvreerd tussen een aantal taken, prioriteiten stellen en niet het gevoel overweldigd.
Zijn productiviteit systeem Ik belde Systemist. Ik kwam met het - en op basis hiervan en Todoist - in 2007. In die tijd woonde ik in een hostel in Aarhus (Denemarken) en studeerde informatica. Ik had twee part-time werk en veel persoonlijke projecten. Ik voel me te gestresst en ongeorganiseerd. Alles veranderde toen het idee kwam om Systemist.
Wat heeft mij geholpen om dit systeem te bereiken?
- Gebaseerd bedrijf Doist Ltd. en het ontwikkelen van een product dat mensen in staat stelt om verbazingwekkende resultaten te bereiken.
- Succesvol combineren van taken van de oprichter en CEO. Ik heb nog tijd en niet het gevoel de stam. 50 mensen werken in het bedrijf, en nauwelijks van hen zag me uitgeput.
- Elke dag om prioriteit te geven aspecten van het werkproces en altijd denken aan de belangrijke brieven, vergaderingen en projecten.
- Om het leven buiten het werk te genieten: Tijd doorbrengen met mijn vrouw, reizen, self-onderwijs en sport, kijk uit voor de gezondheid.
De balans tussen werk en privé-leven - de sleutel tot persoonlijke effectiviteit.
Systemist werkt het beste wanneer zij samen met Todoist gekoppeld. Maar je kunt een andere gebruiken programma's en taakbeheer diensten. Uitgangspunten van het systeem is veel belangrijker dan de specifieke gereedschappen.
Prijs: Gratis
Prijs: Gratis
6 principes Systemist
1. overal van toepassing
Systeem en het systeem om het altijd en overal te gebruiken. U moet toegang hebben tot de planner vanaf elk apparaat en overal.
We brachten veel moeite om Todoist was wereldwijd beschikbaar. Ik adviseer om het (of een andere soortgelijke toepassing) onmiddellijk te installeren op alle apparaten en platforms die je hebt: je telefoon, tablet, laptop, browser, en ga zo maar door.
2. gelden voor het gehele
Het systeem werkt als het omvat alle aspecten van persoonlijke en professionele leven. Dit geeft je de vrijheid geven. U vindt er alle belangrijke controle en zal niet meer vergeten over zulke dingen als een ontmoeting met een cliënt of kopen van een cadeau een geliefde.
Bijna al mijn werk is besteld. In het bijzonder, ik gesystematiseerd:
- Komende evenementen (vergaderingen binnen en buiten het bedrijf).
- Complexe projecten, verdeeldheid in vele kleine stappen.
- Repetitieve taken op lange termijn projecten te beheersen.
- E-mail (als ik de brief in een keer niet kan beantwoorden, ik vertalen naar de taak met de hulp van Todoist voor Gmail).
- Rapporten bugs, indien de opheffing ervan is gebonden aan mij.
- Lijst van releases (gedeeld met collega's).
- Shopping List (gedeeld met zijn vrouw).
- Webpagina's, de acties waarvoor ik een recht niet kan maken. Bijvoorbeeld, een pagina van een aantal goederen van Amazon.com (nog niet besloten of om te kopen of niet), de pagina van de film in IMDb, die willen zien en artikel dat ik wil later lezen. Om dit alles, gebruik ik Todoist voor Chrome.
- Taken in verband met de gezondheid (wekelijks gebruik van de fitnessruimte en joggen workout).
3. Breek grote taken op kleine haalbare
Kleine taak gemakkelijker te realiseren. Daarom altijd splitsen grote projecten in kleinere sub-taken die kunnen worden uitgevoerd binnen één uur (of minder). Ten eerste, het helpt om te begrijpen hoeveel tijd je besteed aan een bepaald geval. En ten tweede, zul je voortgang te zien.
Het is van belang dat de taak haalbaar was. Je moet in staat zijn om dat te maken realiseren to-do lijst.
4. prioritize
Elke dag dat ik draag 15-25 taken. Zij zijn de belangrijkste op dit moment.
In Todoist prioriteren gemakkelijk. Hier is hoe ik het doe:
- Zorg ervoor dat u een datum waarop de zaak moet worden ingevuld op te lossen. Belangrijke taken gezet op vandaag of morgen, abonneren onbelangrijk voor de toekomst.
- Designate niveaus van prioritering. In Todoist vier van hen. De service sorteert automatisch Tasca, afhankelijk van het belang.
- Om verder te benadrukken het belang van de taak, met behulp van labels zoals @high_impact. Ze gemakkelijk bijhouden hoeveel belangrijke taken Zij heeft gedaan voor de dag.
5. Daily Devastate lijst
Voordat ik begon met behulp van de regel "0 leden"In mijn e-mail chaos. Ik voelde me verschrikkelijk elke keer dat je moest puin te analyseren.
Taakbeheer, gebruik ik een soortgelijke regel - "0 taken in de to-do-lijst."
Als je geen tijd hebt om de dag alles in kaart gebracht hebben, niet de resterende taken te zetten voor de volgende dag. Het is beter om de lijst opnieuw in te stellen en maak een nieuw plan. Dit zal u toelaten om de tussentijdse resultaten te nemen, om te begrijpen wat je wijs bent en herprioriteren.
6. We krijgen altijd feedback
De meeste time management systemen zijn gericht op wat eerder te doen dan wat er al is gedaan. Maar wat is het punt als u uw vooruitgang niet kan zien en weet niet hoe productief?
Daarom hebben we gemaakt Todoist Karma. Hiermee kunt u controleren, visualiseren en het verbeteren van de persoonlijke productiviteit.
Todoist Karma als een mini-game: om taken, verzamelen punten uit te voeren en te zien hoe ze groeien gekleurde graphics. Het is heel spannend, vooral voor degenen die nieuw zijn time management. Om het nog interessanter te maken, kunt u niet alleen dagelijks de resultaten op sociale netwerken te stellen, maar wekelijkse doelen en delen, waardoor de mate van verantwoordelijkheid neemt toe.
aanvullende tips
Werken met e-mail
- controleren e-mail twee keer per dag. Bijvoorbeeld, in de ochtend en middag.
- Streef naar een lege map "Inbox".
- Als je kunt, antwoord geven op de brief in een keer. Zo niet, dan zet deze op de taak, moet u doorlooptijd en de prioriteit op te nemen.
- Meldingen uitschakelen op al je apparaten. Dit zal niet afgeleid worden.
Werken met de boodschappers
Messengers - killer prestaties, ze trillen en afleidend. Studies tonen aan dat de gemiddelde kantoormedewerker besteedt een gemiddelde van afleiding en onderbrekingen van meer dan twee uur per dag. Dit betekent dat de werkweek steeg met meer dan 10 uur, omdat de hoeveelheid werk niet wordt verminderd.
- Combineer correspondentie met de boodschappers met internet surfen. Als je hoeft alleen maar naar het werk (een rapport schrijven, tekenen lay-out, en ga zo maar door), blok chat-applicaties.
- Verwerk een batch berichten: boodschapper geopend, lees alles, al gereageerd en weer gesloten.
- Meldingen uitschakelen op uw mobiele boodschappers.
Volgens Salihefendika, dit systeem helpt hem om zijn gefocust, Sane en gezond.
Write in de reacties wat je denkt over Systemist, evenals aandeel uw productiviteit geheimen.