Methode Inbox Zero - de beste manier om te gaan met duizenden ongelezen e-mails
Produktiviteit / / December 23, 2019
Een stapel van ongelezen e-mails, voortdurend opknoping uit in de map "Postvak IN", zal leiden tot paniek in iedereen. Als u een groot aantal zakelijke partners en collega's met wie je interactie op de correspondentie, je hoeft alleen maar uw mailbox schoon en netjes te houden.
CEO JotForm Aytekin Tank aanbiedingen een interessante manier van het organiseren van e-mail met de titel Inbox Zero. Zoals de naam al aangeeft, de methode is om gewoon houden uw map "Inbox" is leeg.
In het algemeen, Tank niet de uitvinder niets nieuws. Inbox Zero lang geleden gevestigde schrijver en blogger Merlin Mann, en is een bewezen en bekende methode. Ongeveer de techniek van het werken met documenten beschrijven meer David Allen in zijn boek "Hoe zaken in orde». Tank gewoon aangepast aan de Gmail-webinterface.
Ik stuur en honderden e-mails per dag. Maar aan het eind van de dag mijn mailbox is altijd leeg. Ik heb geen secretaresse die mijn correspondentie zou verwerken. Ik zich te houden aan het principe, dat Inbox Zero wordt genoemd. Dit is geen big deal.
Aytekin Tank, ondernemer, oprichter en CEO JotForm
Tank somt de voordelen van de methode Inbox Zero:
- U ontvangt een belangrijke boodschap niet missen, als uw map "Inbox" is leeg.
- Je zal niet de begunstigden lang te wachten, want al snel kunnen reageren op hun brieven zullen zijn.
- In je mailbox zal niet ophopen honderden of duizenden ongelezen e-mails.
- U zult meer tijd te besparen op de echt belangrijke taken en zal niet uren doorbrengen rommelen met e-mail.
Aytekin TankIk ken veel mensen die al uw e-mails te koesteren zonder weglating van alle. Als gevolg van hun mailbox begint te lijken op een Twitter feed. Dat is lastig. U zult voortdurend verdwalen in de brieven.
Stel dat je Gmail gebruikt - hoewel deze methode kan worden aangepast aan elke provider (Hotmail, «Yandex», Yahoo) of per e-mail client (Outlook, Thunderbird of Sylpheed). Neem een blik deposito's van ongelezen berichten en ga verder.
1. Reinig uw inbox
Dus, door het aannemen van de methode van Inbox Zero, moet je doortastend op te treden. Open de "Inbox", selecteer alles wat er e-mails geaccumuleerd en archiveren ze allemaal tegelijk. Om enkele zal het bestaande waanzin lijken, maar Tank beveelt aan om dat te doen.
Aytekin TankJe moet om te beginnen met een lege mailbox. Deze gids helpt je niet, als in de "Inbox" geaccumuleerde tienduizenden brieven. Dus een back-up alles, en beginnen vanaf nul.
2. Behandel uw brieven in chronologische volgorde
Om deze nuttige gewoonte te ontwikkelen, zal je een bepaalde discipline nodig. Wanneer u uw e-mails te verwerken, te beginnen met het oudste bericht en de frisse. Zo vindt u een chronologische volgorde op te slaan en niet in de war raken.
Proces van het schrijven helpt u twee functies in Gmail:
Schakel de "Auto-voorschot". Om dit te doen, ga naar "Instellingen» → «Algemeen", scroll naar 'Auto-voorschot' en activeren. Nu, als je antwoorden of back-up Gmail-berichten zal je niet terug te keren naar de lijst van inkomende berichten, en geeft het volgende bericht. Zo zul je in staat zijn om de letters één voor één in de volgorde waarin ze worden ontvangen, ongeacht wat afleiding te behandelen.
Zet vervolgens de knop "Send & Archive" als je niet hebt ingeschakeld. Open het "Instellingen» → «Algemeen» en zoek de optie 'Toont de' Send & Archive 'in het antwoord.' Zo bespaart u tijd. Immers, als je al hebben gereageerd op de brief, is er geen zin om het in de "Inbox" te houden, is het niet? Klik op de knop verzenden, en e-mail wordt automatisch verplaatst naar het archief.
En een ander belangrijk ding:
Aytekin TankGebruik geen e-mail als chatten. Er is niets erger dan om zeer lange keten Reactie van voortdurend aangehaald brieven te produceren. Als u nodig hebt om te praten, te gebruiken instant messenger, chat-Slack of telefonisch contact. E-mail is niet geschikt voor dit.
3. Beantwoord - Archief
De hoofdregel is de methode van Inbox Zero: de map "inbox" - dit is niet de plaats waar u de e-mail op te slaan. Alle e-mails in de mailbox moeten direct worden verwerkt. Lees ze één voor één en beantwoorden en te archiveren, als het bericht een antwoord vraagt, of gewoon archiveren, als het antwoord bericht niet vereist is.
Als u niet direct reageren op een e-mail, zijn er twee opties:
- Opslaan in uw applicatie-organizer. Dit kan Evernote, OneNote, of een task manager. Stel de datum dat het programma zal u eraan herinneren om een antwoord op het juiste moment te schrijven.
- Als u het antwoord gewoon kan schrijven, maar het doel is om het te krijgen na een tijdje, gebruik maken van de uitgestelde levering in Gmail. Hetzelfde is in staat om Outlook, Thunderbird en andere klanten.
4. Just do it
Alle van de voorschriften van de grote en machtige David Allen. Als het e-vereist actie, die een paar minuten in beslag neemt, doe het nu. Laat de brief niet kopiëren naar de to-do lijst. Laat het niet in de map "Inbox".
Aytekin TankAls u nodig hebt om een betaling te doen, doe het nu. Als u nodig hebt om feedback te geven aan een collega direct te verzenden. Als de zaak duurt een paar minuten, heeft het geen zin om af te zetten.
5. Gebruik sneltoetsen
snelkoppelingen een aanzienlijke vermindering van de tijd om e-mail verwerking. Met hen, hoeft u niet om de muis cursor heen en weer te rijden. Tank beveelt om te onthouden en het gebruik van de drie sneltoets:
- E-toets kunt u het bericht snel te archiveren. Lezen, druk op E, gearchiveerd. Het is eenvoudig.
- R-knop wordt gebruikt om snel een antwoord te schrijven. Als u wilt reageren op een bericht, klikt u erop, voer het antwoord, we druk op Enter.
- F-toets vooruit ontvangen e-mails naar andere ontvangers.
Aytekin TankIk denk niet dat je een andere sneltoetsen nodig. In Gmail, gebruik ik slechts drie snelkoppelingen. Voor al het andere, is er een muis. Maar vermeld sneltoetsen kunt u de drie meest voorkomende acties met de e-mail snel uit te voeren, zodat ze veel tijd besparen.
6. Filters instellen
E-mail filters - een ongelooflijk handig hulpmiddel dat een hoop werk voor je doet. Het is genoeg om ze een keer, en zij zullen u bespaart een hoop tijd.
Als uw postvak u regelmatig vinden onbelangrijk brief (bericht van internetdiensten, automatische mailing, enzovoort), vervolgens afmelden van hen, of uw filters aanpassen om dergelijke brieven werden gearchiveerd automatisch.
7. Inbox is leeg - Close-mail
Wanneer je probeert te concentreren op het werk, niet voortdurend kan worden afgeleid door e-mail. Dus vasthouden aan de regels, wanneer de map "Inbox" leeg is, vlakbij de Gmail-tab of e-mailclient en vergeet de mail in de komende uren. Gewoon worden betrokken bij het werk.
Schakel alle meldingen voor inkomende e-mailberichten. Ze zijn zeer storend.
Aytekin TankU kunt heropenen de post in een paar uur om de geaccumuleerde daar berichten te verwerken, en ga dan terug aan het werk. Het doel van de methode van Inbox Zero - force jezelf niet laten afleiden door de inkomende e-mails. Je moet je mailbox te beheren zonder dat het u.
Als u hebt geprobeerd de techniek Inbox Zero en zijn bereid om u te vertellen wat je hebt, of wilt u wijzen op een betere methode - schrijven in de commentaren.
zie ook
- 9 tijdelijke e-maildiensten →
- Hoe kunt u uw Gmail-account te verwijderen uit alle overbodige →
- 7 extensies voor Gmail, dat bespaart u tijd →