Controle van de "hydrant", of hoe niet te verdrinken in de stroom van informatie en taken

Met de "hydrant" Uw taak lijst is nooit leeg. Omdat "hydrant" - het is niet alleen informatie, is een fabriek van nieuwe banen. Sommige items in de takenlijst zijn duidelijk, zoals e-mails van de baas of klanten die aandacht vereisen. Maar velen zijn niet expliciet uitgedrukt.

Dit artikel, dat is de moeite waard lezen en nadenken over het. De post die je wilt reageren op. Deel graag met vrienden en collega's.

Het maakt niet uit hoeveel uren per dag je betrokken bij een klein bedrijf zijn. Het belangrijkste is dat ze uiteindelijk in zicht. Dit is de "hydrant".

En dit concept is veel breder dan alleen een lijst van taken. En in de dag, helaas, is nog steeds 24 uur.

leeuwerik

Als je net als ik, alle creatieve en complexe werk goed Het is een stap in de ochtend vroeg. Er zijn vele redenen - psychologische en fysiologische, - waarom dit zo is. Maar de "hydrant" je innerlijke ritmes zijn diep onverschillig. Want, terwijl u slaapt, de hoeveelheid informatie blijft toenemen.

Ontbijt, open uw inbox, en de stroom van "hydrant" breekt het scherm dat de hele nacht was onder de druk van de letters in de e-mail accounts in de "Bitrix», Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello en de achtige. In uw agenda - voldoen aan de verzoeken en instructies van de baas, partners, klanten, onderaannemers, collega's. En het feit dat gisteren was niet in de takenlijst vandaag verlicht en vereist onmiddellijke executie.

"Hydrant" zal niet op je wachten. Hij eist luid uw tijd en aandacht.

Plotseling werd de klok 11 in de ochtend - en je hebt al het grootste deel van de dag verloren.

Hoe om te reageren op deze situatie? bieden over het algemeen twee opties: ofwel om het gedrag of het gebruik van technologie te veranderen. Maar waarom geen gebruik maken van technologie om een ​​fundament voor gedragsverandering te creëren?

Hoe de informatie, taken en ideeën effectief te beheren? Het zal duidelijk zijn dat de continue stroom van informatie, en in het algemeen is meer stromen: Information geleverd van e-mails, sociale netwerken en media, websites, kranten, tijdens de bijeenkomsten, vrienden en zelfs uw hoofd. Alles kan niet worden gedekt.

Je moet de berichten te verwerken, beslissen wat te doen met hen om te reageren, gebruiken, delen, opslaan voor later of verwijderen? Wanneer het te doen? En hoe de tijd om te gaan met dit alles vinden?

Helaas, multitasking-modus, wanneer u probeert om alles te krijgen in een keer werkt niet. Je hebt geen controle over uw schema, je bent moeilijk om vrije tijd te vinden, afgezien van de e-mail en de focus op iets langer dan 5 minuten. Zo ja, check out mijn methode van time management voor een maximale productiviteit gedurende de dag - misschien is dit wat je nodig hebt.

Drie extra tools en technieken

Dagelijkse ritueel. Op dit moment bezig we in de organisatie en planning, met de nadruk op de grote en kleine problemen.

De studie - Queuing - beursinformatie - Distribution. Overmakingen van de "hydrant" in het materiaal om mee te werken. Vorm een ​​takenlijst, een persoonlijke bibliotheek van nuttige middelen, stabiele tape informatie van de sociale netwerken en de media.

Het brengen van de gevallen tot het einde. Wij beheren een lijst van taken en hun eigen tijd.

Werken in overeenstemming met de interne ritmes

Alleen zul je in staat om zijn eigen set van manieren om de productiviteit te verhogen berekenen - alles wat ik alleen maar kan deel mijn.

Ik sta buiten de beste tijd om de belangrijkste uitdagingen aan te pakken

In de ochtend, toen mijn hersenen werkt het beste, ik toewijzen 2-3 uur dat de werkzaamheden aan de belangrijkste taak ervoor te zorgen, en niet meer op die worden afgeleid. Studies tonen aan dat werknemers die zijn afgeleid - of zijn ze zelf afgeleid - ten minste eenmaal per 3 minuten, vereisen een minimum van 20 minuten om een ​​duik in de taak opnieuw.

Begin de dag de moeite waard met een moeilijke taak, zelfs als die persoon kan beginnen met iets eenvoudiger. Per dag nodig om onvoorziene omstandigheden, extra vergaderingen - en een belangrijke prioriteit en zal niet worden uitgevoerd.

een pauze

Wat het ook was, meestal na 60-90 minuten de concentratie afneemt, dus ik delen een ochtend de periode van het werk in twee delen, waardoor het een korte pauze, waarin se de werkplek te verlaten plaats.

Wetenschappers beweren dat een sedentaire levensstijl leidt tot hartproblemen, slechte houding, bepaalde vormen van kanker.

Zelfs als je gaat zitten op een plaats voor slechts 30 minuten, zal het metabolisme vertragen tot 90%.

's avonds

Het energieniveau daalt scherp in de namiddag, dat is waarom veel liever in deze tijd om te gaan slapen. Na het eten probeer ik:

• om mensen te ontmoeten, ik ben er zeker van, dat het nauwelijks in staat om een ​​goed werk te doen in een tijd, en communicatie geeft een extra boost van energie;
• is gevestigd in een kleine, eenvoudige, en organisatorische doelen.

'S morgens en' s avonds ritueel

U moet beslissen wat te doen tijdens deze uren. Dit betekent dat je nodig hebt om de e-mail te openen, om een ​​deel van de berichten in de takenlijst vertalen en tijd te vinden voor hen, onder andere projecten.

Het probleem is dat berichten vult uw e-mail - echte vampieren die op uw tijd te voeden. de analyse ervan, besteden meer tijd en moeite dan het lijkt. En het ergste dat, ongeacht hoe het gespannen, een deel van je wil altijd uw inbox te controleren.

De oplossing is dat inkomende moet worden beschouwd als gevaarlijke dieren, die de meeste van de tijd die je nodig hebt in een kooi te houden, maar nog steeds van tijd tot tijd om te produceren, zodat zij zich niet barsten.

Ik heb gewerkt met de leden twee keer per dag - 's morgens en' s avonds rituelen. Ik ben zo gewend aan deze procedure dat het werk met inkomende werd gek voor hetzelfde geautomatiseerde taak, zowel voor de noodzaak om het lichaam en drankje te eten.

Tussen deze twee periodes, ik heb geen zorgen te maken over de vraag of er iets in de mail en het was niet vergeten of ik iets belangrijks - Ik vertrouw mijn systeem. Daarom is het sluiten van de mailbox, ga ik naar het werk met een helder hoofd.

En als het ochtendritueel is meestal kort (de meeste organisatorische zaken vertrokken voor de avond ritueel), betaal ik meer aandacht aan de belangrijkste taak.

takenlijst

Om uw dag te organiseren en te stoppen met de stroom van inkomende, zuigen al het sap uit je leven, moet je technieken en tools te gebruiken.

Een van deze effectieve technieken is de "Studie - Queuing - beursinformatie - Distribution", wat zich vertaalt in een lukrake stroom:

• handig voor de takenlijst
• persoonlijke verzameling van bruikbare materialen, die worden opgeslagen voor later gebruik met hen
• een set van materialen te delen met collega's.

In het ideale geval, deze noodzaak om tijdens de ochtend en 's avonds ritueel worden aangepakt. Laten we dit proces nader onderzoeken.

De studie omvatte

inbox - is alles van e-mails en berichten op Twitter en afwerking van uw opnamen.

Ten eerste, vergeet niet, geen inkomende niet een onmiddellijke reactie vereisen. We hebben allemaal geleerd om te verzenden en ontvangen van snelle antwoorden op e-mails, maar het is verkeerd: iedereen die verwacht dat aanvullende verplichtingen oplegt aan jou.

Ten tweede, open elke e-mail en reageren op het - absoluut inefficiënt. U zult productiever zijn als je een ding te doen. Bijvoorbeeld, gewoon bladeren uw inbox. Ons brein is niet erg goede verbindingen met meerdere taken tegelijk. Als mensen denken dat ze gemakkelijk kunnen omgaan met multi-tasking, in feite, maar ze snel te schakelen van de ene naar de andere taak. Maar dit heeft een negatief effect op de perceptie en concentratie.

Daarom, wanneer u de inbox te openen, controleer ze gewoon. Dit is een klassieke single-procesmodel "brengen bij het einde":

• als je kunt zien dat de inkomende in minder dan twee minuten, en doet het;
• als je niet kunt, toe te voegen aan de lijst met taken die moeten later terug te komen;
• kun je gewoon het bestand negeren.

Zelfs als u uw lijst van de wachtrij binnenkomt direct na het bekijken van een bericht opent, heb je nog tijd zich aan te passen.

Bekijk inkomende ochtend alleen wanneer dat absoluut noodzakelijk is.

Toen in de ochtend om berichten weer te geven, vraag jezelf een vraag: of ze dringend? Deze dringende boodschappen - je vijand nummer één, als ze weg te nemen kostbare tijd die willen besteden om de belangrijkste taak uit te voeren.

Zo niet, je hoeft alleen maar toe te voegen aan de lijst te selecteren "Controleer de berichten in de avond" taken.

Queuing

Niet-dringende taken die meer dan 2 minuten, zet in één van de twee lijnstukken te nemen:

1. Wat je nodig hebt om dit te lezen: online bronnen die je nodig hebt om te lezen en na te denken één klik toe te voegen aan de zak. Deze materialen kunnen later terug en vanaf elk apparaat komen.
2. Wat moet er gebeuren: de binnenkomende berichten met behulp van DoIt.im direct doorgestuurd naar de takenlijst.

Natuurlijk kan de lijst met taken met de hand te zijn, maar ik denk dat het meer handige toepassing.

Lezen en distributie van materialen in de persoonlijke bibliotheek

Tijdens de avond ritueel ik ga terug naar de lijst met taken en controleer de materialen die in de wachtrij staan ​​voor het lezen. Sinds ik de Pocket gebruiken, kan ik ze kijken tijdens het reizen in de metro tijdens het wachten voor een vergadering of in enig ander moment vrij. Daarom heb ik meestal snel met harde hand op de lijst.

Als het materiaal is echt de moeite waard, ik voeg deze toe aan de Diigo - mijn online bibliotheek van bruikbare materialen. Het is mogelijk om de labels te regelen, zo gemakkelijk te vinden een opmerking de volgende dag, een maand of zelfs een jaar. En een speciale dank voor de gelegenheid om Diiogo faceted search.

l8r tag (dat is later - van het Engels. "Later") zet de bron in een andere plaats, waar ik schakelen tijdens nachtelijke controles de takenlijst.

Daarnaast Diigo slaat automatisch een kopie van de tekst die ik heb toegevoegd in het veld notitie. Ik kan deze notitie wilt bewerken, plakken opmerkingen, ideeën die op een geschikt moment verschijnen, wanneer ik wil iemand het aandeel materiaal.

aandeel

Sommige labels in Diigo kunt u een resource publiceren. Bedankt voor die magische IFTTT:

• met de tag Net als het materiaal wordt verzonden naar mijn Tumblrkak geciteerd bericht
• als je een tag Tweet kop en een link te selecteren om de post verzonden naar Twitter,
• U kunt de labels configureren om andere accounts: LinkedIn, Facebook ...

Dankzij deze methode, wordt de gehele stroom van de "hydrant" gestuurd naar de takenlijst en een persoonlijke bibliotheek, en de geselecteerde middelen, op hun beurt, kunnen worden gedeeld. En dit alles zonder het oog te verliezen.

avondritueel

Sinds vanmorgen wil ik me richten op de creatieve werk, 's avonds ritueel - is de hoeksteen voor de planning voor de hele dag.

Hoe start ik een avond ritueel

Tegen de tijd na de lunch:

• Ik heb al 's ochtends aan het werk op de belangrijkste taak afgewerkt;
• inbound geaccumuleerde ongelezen berichten die ik kreeg toen ik was druk bezig met de belangrijkste taak;
• in de wachtrij in de lijst met taken die Taxco, dat ik er in de ochtend, en gemeenschappelijke taken die ik uit te voeren tijdens de avond ritueel elke dag.

Huidige dagelijkse taken

Zoals eerder vermeld, 's avonds ritueel omvat taken zoals:

1. View. Dit is een complete inspectie van alles: ik omgaan met alle mogelijke, zelfs met deze materialen, het werk dat meer dan 2 minuten in beslag neemt.
2. Lezen, te verspreiden, te delen. Ik werk met alle interessante dingen die ik toegevoegd in de afgelopen 24 uur.
3. Controle takenlijst. Open beurt, doelstellingen en op basis van de vooruitgang die is geboekt bij de werkzaamheden op de belangrijkste taak, I:

• Ik besluit dat ik deze avond zal doen, en dat de volgende dag overgedragen,
• beslissen welke taak is de belangrijkste taak van morgen, en te bepalen hoe lang het zal moeten worden betaald,
• van het schema tijd om te rusten (of staan ​​deze op dan of ooit).

Er zijn diverse lopende gevallen, bijvoorbeeld om te reageren op e-mails ontvangen van gisteren, of hold boekhouding financiën en anderen. Sommigen van hen verschijnen alleen in de speciale dag. Bijvoorbeeld, controleer ik de bovenstaande Diigo elke woensdag en zaterdag.

wekelijkse test

Elke maandag in de lijst met taken moet u het artikel op "Maak een lijst van doelen voor de week." Dus elke nacht voor een week, ik rekening houden met het doel: van pas komen wanneer u het nodig om te beslissen wat te doen vandaag, en wat te vertrekken voor later.

Elke vrijdagavond, ik mentaal te beoordelen deze doelen en ze kritisch te evalueren.

Alleen dan komt de rest tijd

Naarmate de avond gemakkelijker te plannen te beheren en moeilijker te werken aan moeilijke problemen, dan tijdens de dag dat ik ben waarschijnlijk te worden betrokken in het zicht en taken en materialen toe te voegen op zijn plaats. Maar zelfs in dit geval, ten minste de helft van de dag de Inbox zal worden gesloten.

Mijn dag eindigt doelstelling "Studie - Queuing - beursinformatie - Distribution", dus een nieuwe dag de beurt om te starten zonder een belasting van onafgemaakte zaken.

We hopen dat deze techniek is het verhogen van de productiviteit nuttig voor u zal zijn.