Hoe om de stroom van binnenkomende taken te stoppen en te vestigen orde in de zaken
Produktiviteit / / December 23, 2019
Een paar dagen geleden, met een kennis, een lezing over het onderwerp van het beheer van workloads. Hij vroeg de vraag - "Elke dag kreeg ik taken die meer dan ik kan bereiken. Het aantal openstaande taken van alle toeneemt en toeneemt en chaos toeneemt. Hoe om het te stoppen? "De vraag is voor veel relevant. Velen zijn bekend met het gevoel van hulpeloosheid ervaren door mensen onder de aanval van inkomende taken en de steeds toenemende, to-do lijst. Hier zijn 5 stappen om eruit te komen van de chaos.
№1 Raad - Gewoon stoppen ...
1. of liever... Stop de inkomende stroom. Om het werkingsmechanisme begrijpen, is het noodzakelijk om te beginnen om te stoppen. U zult niet in staat zijn om het probleem, zolang ze blijven om u te komen een torrent te lossen. Dus stop met de stroom. Laat nieuwe taken niet accepteren en neem een pauze. Deze halte zal niet alleen kunt u gemakkelijk uit elkaar te halen de huidige lijst, maar ook om alleen op deze richten. In het algemeen Board Room 1 - Collect alle taken in een lijst, en niet de nieuwe nog niet de dingen op de lijst te nemen. Note - do lijst is "recht" als je weet dat alles wat je hoeft te doen is het gevoel enige controle en blij met zichzelf. Het laatste punt is het belangrijkste. Dit is geen grap. Je moet een gevoel van voldoening te herwinnen.
En te begrijpen - de wereld zal niet instorten en het bedrijf zal niet instorten als je trok voor een paar dagen.
2. Rate tijd kosten. De volgende ding om te doen is om in te schatten hoe lang het voor elke taak zal nemen. Hoge nauwkeurigheid van de beoordeling is niet nodig. Stem "op het oog". Het belangrijkste ding dat je kon begrijpen - hoeveel tijd besteed moet worden om alle taken in de lijst te voltooien. Het kan gebeuren dat volgens de voorlopige ramingen, de hele lijst, vindt u 2 maanden van de netto werktijd nodig. Als deze taken niet worden verspreid in de tijd, zodat u kunt echt te vervullen, dan is de lijst is absurd en vereist optimalisatie.
3. Optimize lijst. Geen eenvoudige zaak. Voor een reden - te optimaliseren het nodig hadden een serieuze en kritische evaluatie van hun zaken.
- Aan anderen geven alles wat ze kunnen doen zonder jou. Er zijn twijfels? Denk je dat je kunt het beter doen? Toch geven en een herinnering op controle.
- Groep uw taken. Neem de tijd om e-mail en telefoontjes te verwerken. Doe soortgelijke dingen op een rij. Dit bespaart tijd.
- Zet al die later kan worden gedaan. Zelfs dingen in verband met de klanten kan worden overgedragen. regelen het gewoon. Toewijzen contacten met de klanten gelijkmatiger. Datum wijzigen wanneer dit kan worden gedaan. Gratis jezelf ruimte om te manoeuvreren.
- Verwijder al die verloren zijn relevantie. Meedogenloos taken te doden, de geschiktheid van wat twijfelachtig is.
4. Taken uit te voeren met het oog. Sorteer de lijst met taken van klein naar groot. Dit betekent dat in eerste instantie gaan de kortste tijd business. Maak alle dingen die minder dan 30 vereisen - 40 minuten. Doe ze in elkaar tot het einde. Vergeet alles. Wanneer de korte termijn probleem, okinte lijstweergave. Want hij heeft reëler geworden en kan werken. Misschien kun je zelfs de stroom van taken te hervatten. In ieder geval van plan alle resterende taken, zodat u bijna 100% kans van hen waren in staat om uit te voeren zoals gepland. En zelfs zelf maakt een reserve van tijd tot 15-20% van de tijd die nodig is om het probleem op te lossen. Wie beter onvoltooide dan de remake.
5. Zeg "geen" harde planning. In ieder geval niet strikt de tijd en de deadline voor de taak te beperken. Nu starre planning is je vijand. Strikte planning effectief in een situatie van relatief stabiele controle. Nu is alles is zeer wankel. Dus geef jezelf de tijd en het aandeel van de vrijheden. Laat je hersenen niet rijden in het kader. Anders kom je terug naar waar je begon. Je hoeft te kalmeren, gemeten om de taak uit te voeren in de lijst te zijner tijd. Eens te meer - in orde is. De taak niet gebruiken nadat u de vorige hebt voltooid. Een taak tegelijk.
Het belangrijkste is - te begrijpen en te accepteren het feit dat je niet kunt veroorloven om te stoppen en mijn zaken op orde.
Vijf van de bovenstaande stappen zijn effectief in de praktijk bewezen. Ze zijn effectief om te "blussen" en "harken puin", maar het werk moet worden geconstrueerd dat dergelijke situaties zich niet voordoen. Denkt u dat u hoeft te doen om niet te leiden tot het uiterste?