Hoe je de perfecte task management systeem te creëren
Produktiviteit / / December 23, 2019
Opgedragen aan allen die over het leven gepassioneerd, het heeft een ambitieus plan, en uitgebreide belangen van een groot aantal dagelijkse taken.
Op een gegeven moment gefascineerd taakbeheer onderwerp mij met zijn hoofd. Ik begonnen met het verzamelen technieken en tips. Elke Ik nam iets dat uitsluitend werkt voor mij. Ik probeerde in de praktijk alle overtollige wordt gesneden uit te stellen. Het resultaat was een systeem dat wil ik nu cadeau voor uw beoordeling. Maar vergeet niet - het enige ideaal systeem, kan het alleen degene die handig zijn voor u.
- Het moet eenvoudig zijn.
- Het moet veel tijd om te werken met het niet aan.
- Bemoei je er niet, en beter te helpen in de planning, zowel op de dag en het jaar. Planning en lopende beheerstaken moeten worden verenigd.
- Zou moeten helpen herinneringen, altijd binnen handbereik en kunt u notities.
- Het moet betrekking hebben op alle terreinen van mijn leven.
- Het moet ertoe bijdragen "look around" alle huidige en toekomstige uitdagingen. In deze structuur zou ik dat mezelf.
- Afhankelijk van het systeem, moet ik precies weten wat en wanneer ik dat doe, moet het systeem flexibel genoeg zijn.
task management systeem bestaat uit 3 belangrijke elementen: structuur taakgroepen (folders, mappenstructuur, context), de regels taakbeheer en tools die dit alles helpt.
Ik kan gerust zeggen - Ik heb alles op het onderwerp van het programma geprobeerd. Op Windows precies alles van Leader Task en Essential PIM, aan de weinig bekende, zoals Chronos. Op Mac al met de mogelijkheid om te synchroniseren tussen apparaten. Het droge residu - 1 programma. hij riep My Life Georganiseerde. Ontwikkelaars fellows en umnichki. Er is een programma voor een lange tijd, en elke nieuwe versie bevalt meer. Voor mij is een enorm voordeel in deze software is de mogelijkheid om het systeem te configureren voor uw behoeften volledig passen. In dit geval is er niets ingewikkeld over. Met andere woorden, dit platform stelt u in staat om eventuele problemen van de structuur te maken en zich te houden aan alle regels van het management. Nou ja, natuurlijk synchroniseren met al je apparaten en cross-platform. Het enige jammer is geen versie voor Mac (iOS). Een meer gedetailleerde introductie tot My Life Georganiseerde Ik laat met je mee. Van mezelf te bevelen.
Ook gebruik ik Evernote voor het opslaan van bankbiljetten en bulkmaterialen. Mind manager voor de planning. Kalender - een inwoner van de Mac. Microsoft Project - voor de planning en het beheer van grote projecten, voornamelijk voor het werk.
In vele technieken, zoals GTD en Agile Resultaten, aanbod om split taken in mappen op basis van de gebieden van het leven. Ik vond het idee, maar voor mezelf besloten dat ik niet meer dan 5 top-level mappen tegelijk hebben folder voor notities + + Inbox. Voordat ik was slechts 2 map - werk en privé.
Mijn huidige topstructuur:
- Inbox.
- werk
- ontwikkeling
- huis
- Ironman
- website
Naar mijn mening is de meest ingenieuze introductie van GTD Postvak en regel worden - niet de taak niet in gedachten te houden. Ik begon op deze regel strikt te volgen. Taken, zelfs kleine, ideeën, notities, enkel een gedachte die kunnen van pas komen - alles wordt geregistreerd. In eerste instantie krijgen allemaal in uw Postvak IN. Aan het eind van de dag kan ik de blokkade en distribueert alle mappen.
Folder "Werk", "Ontwikkeling" en "House" zijn te vinden in de structuur van de tijd. Ook maximaal 2 gereserveerd voor die gebieden of projecten die meestal bezet of een hoge waarde op dit moment. Tot op heden is dit de folder in verband met de voorbereiding op de Ironman en de map project van mijn website. Inbox Ik geloof niet in de top vijf.
In feite is er een andere map. Hij riep «Regular stuff». Deze map bevat alle reguliere taken. Er zijn allemaal dingen die moeten dagelijks worden gedaan, wekelijkse en maandelijkse. Dergelijke gevallen zijn onder meer: analyse van de mappen Postvak IN, Someday mapweergave, de definitie van doelen voor de periode en de etc. Op het moment, de organisatie van de reguliere taken in een aparte map hielp me wennen aan de nieuwe bestelling. Dit is een goed hulpmiddel om zich te organiseren en gewoonten van werk te ontwikkelen met het systeem. Vergeet alleen niet om herinneringen voor taken te zetten. Als optie - om een probleem van deze soort in de kalender te maken.
Alle andere projecten en taken bevinden zich in de hoofdmap.
Het is eenvoudig en duidelijk, zonder uitleg.
In de hele structuur van de belangrijkste ding - eenvoud. Er moet een groot aantal mappen en submappen zijn. Niet meer dan 3 niveaus. Anders wordt het systeem onnodig omslachtig en dus niet langer de belangrijkste functie - hulp bij het werk. Bovendien, logge structuur zeer eenvoudig te werken met mobiele apparaten.
Contexten zijn een zeer handig ding. In wezen, de context duidt op een bepaalde indicatie of een aandoening waarbij de taak wordt uitgevoerd. Een taak kan meerdere contexten. Evenals de mappenstructuur, is het van belang hier is de eenvoud. Vermijd geneste contexten. Gebruik deze contexten zijn echt vaak gebruikt en hebben een groot aantal taken.
- Alle taken worden ingevoerd in het systeem op het moment van het voorval. Zijn hoofd niet te houden. taken invoeren alleen in de map Inbox.
- De probleemstelling, in het stadium van binnenkomst moet ondubbelzinnig zijn. Als de naam niet genoeg is, moet u om uit te leggen - wat ik bedoelde. Dit is nodig, zodat je niet meer weet wat ik moet doen in het probleem, bijvoorbeeld "Igor, het rapport".
- Postvak wordt ontleed eenmaal per dag. Ik doe 's avonds laat.
- Om uitdaging is verplaatst van de map Inbox, zou het moeten zijn:
Zorg ervoor dat u:
- duidelijke titel
- Bepaald de geschatte doorlooptijd.
- De starttijd van de taak - wanneer de taak wordt weergegeven in mijn to do lijst.
Indien nodig:
- Notes en uitleg.
- Subtaken om de procedure uit te voeren.
- Deadline.
- Context.
- Als het probleem is het doel - aan te wijzen als een doelwit.
- Datum en tijd van de afspraak.
- De afhankelijkheid van andere taken.
- Ik heb geen gebruik maken van een matrix Eisenhower "Het is belangrijk -. Dringend" Als de taak is geschreven Ik bedoel, het is belangrijk. Als het een noodgeval - I of onmiddellijk overgaan tot de uitvoering ervan en rechtverkrijgenden een bepaalde tijd.
- In de regel, ik ben niet beperkt tot de tijd van het probleem. Ik ben erop te wijzen hoe lang het zal duren, alleen om de tijd voor de planning te schatten. Maar niet stijf. Als de tijd duidelijk gedefinieerd is, is het alleen als ik wil u te herinneren aan de stijfheid van het probleem van de grenzen of de duur van de taken in verband met andere middelen - bijvoorbeeld een bijeenkomst is van beperkte duur.
- Problemen met een bepaalde duur en de tijd geplaatst in de kalender.
- Regel 3. Een van de meest waardevolle regels Agile resultaten technieken. 3 belangrijkste doelstellingen wordt elke maand gekozen. Voor elke week dezelfde 3 doelpunten. Wekelijkse doelen moeten leiden tot de uitvoering van de maandelijkse doelen. Elke dag zijn er 3 belangrijke doelstellingen. Deze doelstellingen zijn in overeenstemming met wekelijkse doelen en leiden tot de uitvoering ervan. Alle andere taken die dag - zijn secundair.
- Again. Elke dag 3 belangrijkste doelstellingen.
- Voer eerst kleine taken. Dit is volledig in strijd met de principes van project management, maar het werkt perfect voor mij. In dit geval, het hoofd is vrij van kleine taak wanneer de majoor.
- Taken voor de dag bepaald door de avond, de volgende dag.
- Taken worden gedefinieerd voor een week op zondag.
- Uitdagingen voor de maand worden bepaald door het tweede getal.
- Geef je mening over en analyse van de prestaties en niet worden uitgevoerd een keer per week op vrijdag.
- Someday map die wordt getoond op zondag.
- Uitdagingen in het kader van de "Control" worden elke dag bekeken.
- Als het ontvangen bericht een reactie of actie van mij vraagt, maar later was ik zijn post als een probleem in de MLO.
- Als de brief van mij een reactie van de ontvanger nodig heeft, heb ik een kopie van de MLO adres. Zo is de brief ook krijgt in het systeem en ontvangt context "Control".
- Op de ochtend van de komende herziening van de dag.
Dat is waarschijnlijk allemaal. Een eenvoudig systeem. Eenvoudige regels. Hoe ziet u uw taken organiseren?
Bekijk: Shutterstock