Leo Babauta: mijn 10 gewoonten te werken met e-mail
Leren En Werken Produktiviteit / / December 23, 2019
© foto
E-mail kan een uitstekende werkinstrument zijn, en kan omslaan in een vervelende bron van uitstel, en het is maar hoe je het gebruikt. Er was een tijd dat ik de volledige faillissement van de e-mail aangekondigd, en nu kijk ik het elke dag 2-3 keer per dag, maar het gaat snel en efficiënt.
Ik heb een paar gewoonten ontwikkeld die me helpen om te werken met e-mail is zeer effectief en een betere focus op andere belangrijke werk. En ik zal je eerlijk zeggen, ten slotte, mijn inbox leeg is, en het is een heerlijk gevoel. Ik zal in dit artikel 10 van zijn gewoonten. Dat betekent niet dat je moet ze blindelings volgen, ik wil gewoon mijn weg te wijzen, en op basis daarvan is het mogelijk om te leggen. Dus, hier zijn de gewoonten die werk voor mij:
Minder vaak kijken in de e-mail
Ik heb niet het venster te houden de hele dag mail geopend. En de blik in haar zelden. Ik tot de conclusie dat als mijn inbox 20-30 letters verzamelen, dan zal de wereld niet instorten, op hetzelfde moment kwam, dit is het nummer dat ik eenvoudig zal zijn om snel proces. Waarschuwing! Ik zeg "proces" in plaats van "lezen". Ik open de map "Postvak IN" te verstrooien aan de andere berichten in mappen, niet om ze te lezen en onmiddellijk te verlaten.
scatter mappen
Ik de mail te openen en beginnen om snel beslissingen te nemen: verwijderen of te archiveren, te lezen en reageren direct (als het duurt minder dan 2 minuten) of archief, stuur dan een snel antwoord, en vervolgens een back-up, toe te voegen aan mijn to-do lijst, om deze later (mark doen met een sterretje, en vervolgens archief). In ieder geval, in de inbox niets moet blijven.
Onmiddellijk alle toevoegen aan agenda
Als de brief komt naar me toe enkele gegevens waarover ik moet onthouden, ik zodra ik breng het naar de kalender. Persoonlijk gesprek of praten over Skype, training of zoiets, wat moet ik herinner me slechts een week - alles wordt onmiddellijk naar de kalender. Nu is het mijn beste gewoonte is om automatisme gebracht, en dankzij haar, ik zelden over iets om te onthouden.
Gebruik "shortcuts"
Ik gebruik Gmail, die de mogelijkheid om meerdere sneltoetsen gebruiken voor e-mail biedt. Eigenlijk, ik duurde slechts een paar minuten om te leren, en vervolgens de spier geheugen onthoudt de toetsen.
Dit zijn de "shortcuts" die ik gebruik:
«Gi» - om terug te keren naar de inbox;
«E» - archief;
"#" - delete;
"C" - een nieuw bericht;
«R» - antwoord;
«F» - vooruit;
«A» - antwoord op alle;
«Gs» - ga naar de gemarkeerde;
«Tab + Return» - wanneer ik een bericht te maken, zodat u stuur hem een back-up.
Ik heb ook de instelling gebruiken als, na het verwijderen of archiveren van e-mails, zal ik automatisch door naar de volgende, zonder terug te keren naar de inbox, het laat u snel overgaan tot de rapporten.
Schrijf korte brieven
Mijn antwoord op de brief is meestal 1-3 zinnen. Ik schrijf zelden brieven langer dan 5 zinnen. En om een goede reden voor zijn. Als ik echt nodig om een stuk te schrijven, zou ik liever doe het in Google Docs, en delen van de juiste persoon. Korte brief betekent een snelle reactie van de ontvanger, als de persoon niet hoeft te waden door de jungle van uw welsprekendheid, te begrijpen en begrijpen van de belangrijkste informatie.
Snel taken aan todo-lijst toe te voegen
Sommigen gebruiken de inbox als een to-do lijst, maar het is slecht toegerust voor deze, en hier is waarom:
1. De werken worden uitgevoerd, gemengd met andere letters, en dan zijn ze moeilijk te vangen van de menigte.
2. Het verhaal in de brief bevat niet altijd een specifieke leidraad voor actie, maar op basis van de letters kunt u de taak zelf te zetten. Wanneer u klaar bent om het uit te voeren, zul je moeten herlezen de brief weer te herinneren wat de specifieke taak die u hebt zelf instellen na het lezen van het.
3. Elke keer als je kijkt in de post naar een ander geval te vangen, kom je een nieuw bericht, die uw aandacht en afleiden trekken van de belangrijkste gevallen, kloppen op het ritme van het werk.
Simpel en eenvoudig todo-list - is een platte tekst document, waar u de taken van e-mails toe te voegen in een paar muisklikken. En tijdens een dergelijke lijst een effectief instrument zou zijn, omdat je niet de hele tijd om te kijken naar de inbox te hebben.
Buiten de inbox alleen ongelezen berichten
Deze functie is voor gevorderde gebruikers. Ik gehackt mijn Gmail-box, zodat het niet meer ongelezen berichten kunnen worden opgeslagen. Dit betekent dat als ik de brief open en gooide het in een andere map, zal het gewoon verdwijnen. Het motiveert mij om een beslissing te nemen over hoe verder te gaan met deze brief onmiddellijk, of verlies ik het gewoon te maken. Dankzij deze specifieke configuratie, mijn inbox niet open berichten stapelen zich op, die geleidelijk afval geworden.
Uitstellen om te lezen
Vaak stuur me links naar artikelen. Hen heb ik onmiddellijk naar Instapaper, om later te lezen. Dat is de reden waarom ik probeer om minder tijd te besteden aan e-mail, want ik heb zo veel interessante dingen om te lezen, maar haar.
genadeloos filter
Toen in mijn brievenbus verschijnt, die ik niet zou willen zien, ik rechtzetten het onmiddellijk. Ik ben niet lui om af te melden of om een filter op de zender te installeren. En het vermindert de stroom van inkomende e-mail. Ik ben meedogenloos tegen e-mails die mijn inbox verstoppen, en de regel wordt toegepast, zelfs in de houding van mensen die te zijn stoort me.
Close-mailberichten tegen het einde van de behandeling
Disassembled boodschap - in de buurt van de e-mail en gaan niet open voor enkele uren tot het moment dat er weer wordt opgebouwd een voldoende aantal letters.
Beginnen met een aantal gewoontes voor effectief werken met e-mail te ontdekken - het is zeer correct. Je merkt meteen hoe veel rustiger je een meer belangrijke zaak geworden, het wegwerken van opdringerige mail gecontroleerd elke 10 minuten. Je hoofd is beschikbaar voor frisse ideeën, zodra uw inbox vrij van onnodige e-mails. Good luck!