7 tips van LinkedIn hoofd: Hoe het niet om een ​​slaaf van de e-mail zijn

Een groot aantal mensen elke dag worden geconfronteerd met hetzelfde probleem: e-mail, ontworpen om de organisatie en de werkprocessen te optimaliseren en communicatieprocessen, vaak verandert in een kwaad warden, maakt je aandachtig volgen de leden, als u werkt op een transportband tape. Kost je een beetje afgeleid als voortdurend accumuleren informatie snel omslaan een nette en clean Postvakdump rake dat is des te moeilijker hoe langer je niet terug te gaan naar de mail.

Vandaag de dag bieden wij u een paar eenvoudige tips om het proces van interactie met de e-mail van Jeff Weiner, chief executive officer beheren LinkedIn. Deze persoon op plicht heeft elke dag in contact te blijven met honderden mensen, en hij heeft een paar trucjes die hem in staat stellen om niet te verdrinken in deze lawine informatie.

Mijn mailbox is in wezen werd een centraal knooppunt in mijn workflow - via de mail, ik regelmatig communiceren met meer dan 4300 medewerkers die werkzaam zijn in 26 steden over de hele wereld. Ik kan niet zeggen dat ik altijd een fan van e-mail geweest, of dat ik was niet een situatie waar mijn werk met de mail zag eruit als een Sisyphus taak.

Hoe dan ook, door de jaren heen heb ik een aantal praktische aanbevelingen die stond me toe om van het concept van de "post controles me," het concept van ontwikkelde "Ik controleer de post."

1. Wilt u minder post ontvangen - verzenden minder e-mail

Dergelijk advies lijkt belachelijk eenvoudig, vooral in de context van een dergelijk gemeenschappelijk probleem, maar voor mezelf, ik denk dat dit is de gouden regel voor een succesvolle e-mail management.

Deze conclusie kwam naar me tijdens het werken in een vorig bedrijf, waar de twee medewerkers het meest associëren met mij, verliet het bedrijf. Ze zijn zeer effectief in het communiceren met mensen, veel werk en, zoals later bleek, stuur dan een veel post. Zolang ze in het bedrijf hebben gewerkt, het volume van de mail die via e-mail komt, leek volkomen normaal, maar nadat ze vertrokken, vond ik dat in mijn e-mail verkeer daalde met ongeveer 20-30%.

Al deze activiteit in het bericht is niet alleen hun brieven: er waren mijn antwoorden op hen, en toch waren er brieven en antwoorden van alle ontvangers van de brieven is bevestigd. Vaak zijn deze berichten worden niet geëist mijn verplichte deelname aan de discussie.

Vanaf het moment dat zette ik mezelf duidelijk staat - niet schrijven zonder duidelijke behoefte. Resultaat: minder e-mail en meer orde in de lade, zonder afbreuk te doen aan het werk activiteit. Sindsdien heb ik probeer niet af te wijken van deze regel.

2. Markeer als ongelezen e-mails in afwachting

mark als ongelezen brieven fundamenteel veranderde de manier waarop ik werk met e-mail. Ik loop snel genoeg voor inkomende e-mail, direct reageren op de meest urgente en verwijder onnodig. Die brieven, waarin ik nodig om later terug te komen als er tijd is, ik als ongelezen markeren. Dit elimineert de angst dat een belangrijke brief te lezen, en onbeantwoord, vergeten zal worden en zal worden begraven in de ingewanden van de mailbox. Deze aanpak zorgt voor een soort van ToDo-lijst, waarop ik later op terug.

Elke keer als ik probeer om te eindigen met het minimum aantal wachtende berichten, en idealiter moeten ze niet helemaal. Als de dag van vandaag heb ik geen tijd om terug te gaan naar hen hebben, dan zullen ze beginnen met de volgende werkende ochtend.

3. Stel een duidelijk tijdschema met post

In de afgelopen jaren, mijn leven gaat op werkdagen op basis vrij chotkomu schema. De stijging van het 5: 00-5: 30 uur, een uur aan e-mail, het lezen van nieuws, ontbijt, spelen met kinderen, opleiding, kantoor, kom naar huis, put de kinderen naar bed, diner met zijn vrouw, de rest (meestal tv kijken een passerende schoonmaken inbox tijdens commercials en saai momenten).

Het bleek dat het vasthouden aan dit schema, ik gemakkelijk de e-mail te beheren, maar het is op zijn minst een kleine verandering orde waard, net als chaos begint in uw mailbox.

In dit geval zal je niet het gevoel de toenemende druk van het weten dat de doos plotseling worden gelaten zonder aandacht. De naleving van het schema zal helpen om alles onder controle te houden. Dit hielp Benjamin Franklin, en zal u helpen.

4. zelf begrepen

Vergeet niet het spel van gebroken telefoon? Toen was het erg grappig, maar nu is alles wordt beschouwd in het concept van het werk en het bedrijfsleven, en het is niet up games.

Woorden zijn erg belangrijk, en om te voorkomen dat onduidelijkheid en verkeerde interpretatie van hun behoefte zeer zorgvuldig worden geselecteerd. Hoe meer eenvoudig en duidelijk aan uw tekst, hoe kleiner de kans op een tweede brief met het verzoek om de eerste uit te leggen begrijpen.

5. Denk na over de ontvangers

Vaak lijkt het erop dat het veld "Aan" en "Cc" waargenomen door velen beschouwd als een en dezelfde. In feite kunnen ze op unieke wijze gebruikt worden duidelijk uit een van de ontvangers die u een antwoord verwacht te maken, en die een kopie van de brief voor het doel van het houden van het in de lus gestuurd.

In feite, niet selecteert de ontvangers, die nodig zijn om te beantwoorden - het is de snelste manier om een ​​paniek en verwarring in het gesprek te maken. 6 ontvangers in plaats van 1 en 5 exemplaren van de ontvanger - deze extra 5 mogelijke antwoorden, die elk kunnen ontwikkelen tot een geheel aparte gesprek.

6. bevestigt de ontvangst

Als u als ontvanger hebt opgegeven, en de brief is echt gericht aan u, wees niet lui aan de afzender dat u een brief hebt ontvangen op de hoogte. Heeft veel woorden niet nodig hebt, zul je gewoon "aanvaard" of "ontvangen". Dit zal een teken zijn dat de informatie die u hebt ontvangen in een volledige en juiste volume en de afzender is niet verplicht om je iets anders te sturen over hetzelfde onderwerp.

Als u geen bevestiging van de ontvangst, de afzender blijft helemaal niet bewust van de brief. Misschien is verdwaald in het diepst van je mailbox? Als dit is belangrijke informatie, zal de twijfels en de opwinding van de afzender dwingen om je nog een brief met schrijven Ik vraag u om de ontvangst van de eerste letter te bevestigen, of vraag iemand anders over uw aanwezigheid op het werk plaats. Betrokken extra personen, verzonden en ontvangen extra letters.

7. Houd je emoties uit de e-mail

E-mail kan een handig hulpmiddel zijn als je het goed gebruiken. Ze kan een destructieve kracht worden als verkeerd worden gebruikt. Het bekendste voorbeeld - het gebruik van e-mail voor de bespreking van de controversiële en gevoelige kwesties van conflict.

Ik zal nooit ophouden te verbazen hoe mensen in correspondentie woorden en zinnen die nooit zal worden gezegd in de aanwezigheid van hetzelfde publiek.

Als je jezelf plotseling in een soortgelijke correspondentie, voert u een simpel ding - stop. Om het geschil of conflict kunnen oplossen, het nemen van de telefoon en bel de ontvanger, hetzij persoonlijk hem ontmoet. Dergelijke delicate kwesties moeten worden behandeld die niet in de tekst correspondentie. De tekst niet overbrengen van de emotionele component, intonatie en andere belangrijke dingen die beslissend kunnen zijn voor een constructieve oplossing van het probleem.

(via Jeff Weiner)