Waarom doen lijsten niet werken en wat te doen

Er is niets makkelijker dan te worden gecontroleerd met een takenlijst. Ik schreef hun zaken in een kolom, en dan neem je en eenvoudig geschrapt als uitvoering. Wat je kunt bedenken?

Echter, als je kijkt naar het aantal verschillende desktop, mobiele en web applicaties die dit concept toe te passen, wordt het duidelijk dat alles is niet zo eenvoudig. Ondanks de diversiteit van de tools en functies, zijn takenlijsten nog steeds niet werkt! Misschien heb je gewoon niet weten hoe ze te gebruiken?

Alle mensen beginnen te task managers te gebruiken op een moment dat ze het gevoel hebben dat hun dagelijkse routine in chaos. Ze beginnen om belangrijke dingen te doen, verwarde prioritering van taken en opdrachten, en collega's laat gevoed voor een datum vergeten. Op dat moment, een man pikt een "tudushku" smaak en het probeert te maken in je leven georganiseerd. En, in de regel, in eerste instantie dat hij niet slagen. Maar na een tijdje, en to-do lijsten niet werken, en de aanvankelijke chaos weer tot leven.

Waarom gebeurt dit?

Het feit dat het management taken - dit is slechts een hulpmiddel. Namelijk dat het goed werkte, moet goed worden geconfigureerd. En hier zijn enkele tips om het te maken.

1. apart

In geen geval kan niet dumpen al uw grote en kleine bedrijven tot één grote, lange lijst. Er is niets vervelender dan de beschouwing van zijn takenlijst, waarbij enkele tientallen dossiers. In dit geval is de kans ooit naar de staart van de lijst op nul. Verschillende studies van de productiviteit in het algemeen zeggen dat het aantal van uw taken op hetzelfde vel mag niet meer dan 7-8 eenheden. Daarom scheiden takenlijsten per categorie, project, onderwerp, urgentie en andere symptomen.

2. add tijdlijn

In overeenstemming met de Wet van Parkinson, het werk neemt altijd zo veel tijd als je toe te wijzen aan het. Vandaar dat het handhaven van een lijst van taken is alleen nuttig als je naast elk artikel schrijven de geschatte runtime. Ja, in feite, mogelijke afwijkingen zal waargenomen worden; ja, een paar dagen in het algemeen gaat alles op zijn kop, maar in principe is deze aanpak werkt. Leg de geschatte looptijd van een zaak, zul je onbewust proberen om hem te voldoen, en het is fundamenteel veranderen van de regels van het spel. Probeer het en u zult verrast zijn hoe krachtig instrument zal je takenlijst zijn.

3. prioritize

Dit item is makkelijk te volgen. gezien de beschikbare tijd - Belangrijke zaken worden in de eerste plaats, klein en niet-dringende uitgevoerd. Het blijft alleen om voorrang te geven hun lijst, en om dat goed te kunnen doen. Immers, er zijn zeer spoedeisende gevallen, maar het maakt niet uit voor jou. En soms vice versa. Daarom bieden wij u de volgende set van prioriteiten:

• belangrijke en dringende zaken;
• belangrijk, maar niet urgent;
• urgent maar niet belangrijk;
• niet-dringende en onbelangrijk.

4. Measure

En de laatste regel in de lijst, maar niet de minst belangrijke, is de noodzaak voor analyse en evaluatie van uw lijst. Probeer niet onmiddellijk te verbergen en aan de uitvoering van de taak te vergeten. Probeer aan het einde van elke week te identificeren voor enkele uren en aan het eind van de maand, misschien zelfs een hele dag samen te vatten. Pick up van het archief van gewiste elementen en waarderen dat u hun prestaties gaf.

• Hoe goed en snel je zult omgaan met hun werk?
• Was het mogelijk om het beter te maken, of misschien niet moeten bezighouden met deze zaak?
• Hoeveel je zijn gevorderd in de richting van je doel?
• Wat moet er gebeuren om een ​​stap voorwaarts te bevorderen?

Zodra u deze en soortgelijke vragen, je lijst voor u beantwoorden om een ​​geheel andere betekenis krijgen. Hij evolueerde van een eenvoudige zapisochnika "iets om te onthouden" een krachtig instrument voor besluitvorming, planning en analyse van de prestaties.