7 tips voor het gebruik van Gmail van een voormalig werknemer van Google
Web Services / / December 24, 2019
In 2011, Rudolf Dyutel kreeg een baan bij Google. "Mijn eerste dag op het kantoor van Google's leek de komst van Harry Potter op Zweinstein: sterk bezorgd, als een schooljongen op de eerste date, wat te doen - is ook onduidelijk - zegt Rudolf herinneringen. - Dus ik was blij dat ieder geval aan mij gegeven en de mogelijkheid om iets nieuws in het proces te leren ".
De volgende twee jaar was hij voorbestemd om nauw samen te werken aan de opleiding van de werknemers met de maildienst Gmail, evenals zijn corporate sales.
Dyutel niet langer genoteerd aan Google, nu is het Buffer werknemer en oprichter Remotive project - elektronische wekelijks voor telewerkers. Echter, sommige chips, waarmee hij zijn voormalige collega's geleerd, hij is nog steeds in gebruik is.
Hoe tem je een e-mail: 7 killer tips voor het gebruik van Gmail
een echte openbaring - Soms heb ik de map "Inbox" maandagochtend openen. Het lijkt te begrijpen van de eindeloze stroom van brieven fysiek onmogelijk is.
E-mail is vandaag de dag niet gebruikt, behalve in afgelegen dorpen waar geen elektriciteit of mobiele telefoon torens. Volgens de McKinsey Global Institute onderzoek, we besteden gemiddeld eenderde van de onze werkdag te reageren op e-mails.
De gemiddelde vakman besteedt tot 28% van de productieve tijd te ontleden e-mail. Deze circa 13 uur per week.
Natuurlijk wil je niet in te stemmen met een dergelijke trieste statistiek. Bovendien, iedereen wil om hun tijd te besteden aan iets nuttiger. Daartoe Dyutel besteed veel tijd in het testen van de Gmail-functies, hulpmiddelen en diensten, aandacht voor de zeven meest bruikbare, in zijn ogen, voor dagelijks gebruik. Wellicht werkt correspondentie - is niet zo'n lange case.
1. Gebruik de knop "Undo Send"
Heeft u ooit, zodat u op "Verzenden", je opeens gemerkt dat de brief een aantal vervelende typefouten? Tuurlijk, ja.
Van nu af aan, is er niets meer te vrezen: je hebt een functie te annuleren verzenden, waarvan het gebruik - strikt een voorwaarde voor degenen die hebben besloten om serieus gecontroleerd kostbare werktijd in te schakelen.
U kunt activeren door te gaan naar het menu en vink de juiste functie: "Instellingen» → «Algemeen» → «Undo Send". Eventueel annuleringsperiode kan gelijk zijn aan 10, 20 of 30 seconden.
Probeer het zelf, ik vond het!
2. Gebruik tijdbesparende templates
We schrijven een groot aantal soortgelijke brieven lijken op elkaar als twee druppels water. Soms nemen we als basis voor de nieuwe e-mails zijn die al eerder zijn geschreven aan anderen. Bijvoorbeeld, voor de verkoop werknemers is het handig en kan veel tijd besparen.
Dus waarom niet een aantal templates voor te bereiden op dit soort berichten, in plaats van dezelfde herschrijven van tijd tot tijd? Na het vervangen van een paar woorden en zinnen is veel makkelijker dan het schrijven van de grond af. Het belangrijkste ding - vergeet niet om later te lezen.
Voor te bereiden en op te slaan meerdere sjablonen van antwoorden, die je later kunt gebruiken als dat nodig is.
Om "Canned Responses" mogelijk te maken en ga naar het tabblad "Laboratory" in het menu instellingen.
Dankzij deze ongelooflijk nuttige functie met broer Rudolf was in staat om uw contactgegevens in de eerste helft Remotive duizenden abonnees handmatig verzenden in een standaardbrief-mailing.
3. Gebruik de offline toegang
Een andere truc, die wij van Dyutelya geleerd: hoe verder te gaan om te werken met Gmail, zonder toegang tot het internet.
Misschien dat iemand van je los te maken van anderen op elk gewenst moment, om zich te wijden aan creatieve taken. Maar in de meeste gevallen zonder de map "Inbox", waar je, bijvoorbeeld, verlost van het mandaat, kan gewoon niet doen. Hoe kan dat?
Voor alle treinreizen, gevallen betaald of beperkte toegang tot Wi-Fi-netwerken en andere onvoorziene omstandigheden, dan kunt u gebruik maken van de "offline». Hiermee kunt u lezen, beantwoorden, zoeken en archiveren van e-mails zonder toegang tot het internet.
Het is echt erg handig, aangezien deze modus stelt u in staat om te werken niet alleen met de post, maar ook c Google Drive en Google Docs.
4. Je hebt geen tijd? Op pauze
Op sommige momenten, worden inkomende berichten ronduit naar beneden vallen in de doos een na de ander, irriterende en afleiden uit het werk waarop we zijn gericht. Een, twee, vier, tien nieuwe letters... En er plotseling iets belangrijks?
De beste oplossing voor dit probleem, volgens Dyutelya bleek te functioneren "pauzeren inkomende»(Inbox Pauze). De betekenis van deze functie is heel eenvoudig: pauzeer de stroom van inkomende e-mail, als iets belangrijks te doen, en wanneer bevrijd van last van de zorg en Pestryaev evenementenkalender, ga terug naar hen als ze stapte in dezelfde seconde door naar het tabblad mail.
5. Uitschrijven uit ongewenste mailinglijsten
Dus het blijkt dat het moeilijk is om volledig te ontdoen van het krijgen van allerlei mailings naar uw werk e-mail. Hoe zich te ontdoen van degenen die je niet geïnteresseerd bent?
onderzoeken Unroll.me - een hulpmiddel dat u helpt de distributie te organiseren en in een kwestie van minuten. Zodra u zich aanmeldt voor de dienst, opent u de mailing list waarop u geabonneerd bent. Dan uitschrijven overbodig.
6. Turn-stappen
Het lijkt erop, Gmail weet over ons bijna alles: met wie wij communiceren, wat foto's zijn op zoek om te vinden wat is opgeslagen in de "Documenten". We kunnen zeggen dat dit een mission control center en de belangrijkste hoofdkwartier - alle links zijn hier, net als de wegen in Rome. Dit betekent dat de beveiliging moet zorgen van de eerste.
De beste manier om te gaan met deze taak stappen functie. "Twee-", omdat de bescherming van uw gegevens hoeft niet alleen uw wachtwoord van de mailbox, maar ook een unieke code die je elke keer dat je probeert om toegang te krijgen doen de mailbox ontvangt van een mobiele applicatie of SMS-berichten.
En nog veel meer Rudolph adviseert om aandacht te besteden aan de service 1Password.
Veel andere populaire diensten, zoals Dropbox, Facebook en Twitter, als twee-staps-authenticatie voor toegang.
By the way, uw gegevens is belangrijk om ervoor te zorgen dat uw Gmail-account is niet gebruikt op meerdere apparaten, zoals twee computers tegelijk.
7. Gebruik informatienota
In veel boodschappers gebruikten verschillende statusberichten: "Verzonden", "geleverd", "lezen." Op sommige plaatsen, zoals Facebook, om te verwijzen naar deze aankondigingen een gebruikte pictogrammen.
Voor Gmail-service is er een soortgelijke oplossing - makker. Dit is een goede applicatie voor degenen die op zoek zijn naar werk, of iemand waarvan de activiteiten hebben betrekking op de verkoop: erg handig om de status van uw verzonden berichten te verkrijgen.
Nu je weet over de veiligheid en de economie van de arbeidstijd bij het gebruik van Gmail een beetje meer. Hopelijk, tips de ervaren professional zal u helpen om productiever te worden.
Heeft u geen geheimen waarover zei Rudolph weten? Laat het ons weten in de reacties op dit artikel!