Hoe kunt u uw werkruimte en tijd te organiseren in het kantoor
Leren En Werken / / December 25, 2019
D. CarnegieAlles begint vanaf de werkplek.
Het werk begint vanaf de werkplek en zijn organisatie. Natuurlijk zijn er uitzonderingen in de vorm van creatieve en unieke persoonlijkheden, voor wie het probleem is niet zo belangrijk. Maar ook zij hebben hun eigen systeem van creatieve stoornis, hoewel ze niet herkent. De meeste mensen werken voor gewone tafels in de gebruikelijke kantoorruimte, en de volgende tips zijn bedoeld voor hen.
desktop
Een goede werkomgeving stelt de geest op het juiste ritme. Je hoeft niet je huis te houden een puinhoop, en je weet waar dat is. Ook op de werkvloer: alles moet worden op hun plaatsEn iets extra's die zou kunnen afleiden van de belangrijkste taak.
Hoe het begon allemaal toen alleen aan het werk te komen? Met een desktop. En er zijn meestal stapels papieren verspreid briefpapier, mokken, een paar nutteloze suvenirka en stof op de computer. En wat is de interne toestand van dergelijke banen? Ongemonteerd. Je bent zo, natuurlijk, komen niet in aanmerking, maar het onderbewustzijn heeft al besloten alles. Hoe zit het met de werkelijkheid, zoals u. Een bewustzijn van dit idee heeft opgepikt, en je geest is al niet.
Voortdurend houden uw bureaublad in orde. Begin de dag met een doekje stof, past de verlichting, een notitie maken van nuttige informatie over de stickers, was uw kopje koffie, vul uw kalender - stel jezelf een werkende stemming. Deze eenvoudige stappen zullen energie voor de latere werk.
De ideale werkplek - een hulpmiddel voor het werk, comfortabele verlichting, nodig briefpapier en eenvoudig meubilair voor de werknemer.
Hoe te werk: staand of zittend? U beslist. Ik geloof dat beter zitten, maar zorg ervoor dat u een pauze te nemen: lopen, doen kleine fitnessruimte, Frisse lucht inademen, stijgen tot 2-3 verdiepingen boven. Mijn manier van werken: 45 minuten - een taak zonder onderbreking, de 15-minuten pauze, dan 1:00 van continue werking en 15 minuten rust. Dus bouwde werkdag.
Vergeet niet over je eigen locker of het archief, omdat elke medewerker is altijd accumuleert zijn eigen persoonlijke bestand of papieren dossier. Ook in een locker om persoonlijke dingen die niet willen pronken op te slaan. Elke plank en het kabinet moeten hun functie te vervullen en niet overlappen met andere elementen. Zo wordt het gemakkelijker om te werken met documenten en diverse accessoires zijn.
elektronisch document management
make backups hun ontwikkelingen, documenten, projecten, service-informatie opgeslagen op uw computer en stuur ze naar de server van het bedrijf, of de cloud.
Hoeveel moeite en zenuwen mensen besteden als gevolg van verloren informatie! Computer gecrasht, hing, iemand per ongeluk verwijderde belangrijke gegevens. Herhaal dan niet hun fout en back-ups maken. Laat je niet door omstandigheden controle u en uw werk.
Geen onnodige toepassingen te installeren, de meeste van de noodzakelijke bewerkingen worden uitgevoerd in standaard software pakketten. Als je vloeiend in een bepaalde tool voor de job zijn, vragen om begeleiding of de IT-afdeling van de installatie, geven reden voor het effectief werken in het.
Een andere eenvoudige tip: probeer vast te houden aan zijn elektronische ruimte voor iets wat je. Als u genieten van de diensten van de "Yandex", kies ze indien Google-services - werk met hen. U zult kennen alle sterke en zwakke punten van de instrumenten, en zal ook in staat zijn om snel het opzetten van uw systeem naar een nieuwe locatie. Niet altijd een race voor verse programma's gerechtvaardigd.
Op het werkstation, creëer je persoonlijke eenvoudige elektronische hiërarchie. Je moet zo snel mogelijk om al je oude document vinden. Dit is vooral belangrijk wanneer u verplicht om onmiddellijk iets te beslissen en je vergeet waar deze informatie wordt opgeslagen.
Alle belangrijke documenten worden gescand. Veel arbeiders conflicten tussen divisies ontstaan als gevolg van wat verloren belangrijke papieren.
planning
Heb je gemerkt dat het werk soms in moes is veranderd: veel taken, gesprekken, vergaderingen, controle van documenten. En je bent in de steile eindeloos. Het lijkt te werken, maar het kan nauwelijks werk worden genoemd. Achter dit alles kan het algemene beeld van wat er gebeurt niet zien, en het is een van de problemen van de moderne prestaties: acties resultaten, ook, maar ze zijn niet erg zichtbaar in de routine.
Om dit niet was, het moet zijn taak plannen en activiteiten voor de dag, week of zelfs een maand.
De meeste toepassingen notitieboekjes of dagboeken. Ja, het is goed, maar het papier - "RAM", wordt de gehele omzet opgeslagen in het, maar de basis informatie verloren gaat in de overvloed van pagina's. Notebook of dagboek - het is een archaïsche manier van plannen. In het dagboek kun je niet het hele plaatje van de gebeurtenissen te zien, zich niet realiserend wanneer het beter is om één ding te doen, maar als de andere, en zal ook in staat zijn om het even welke belangrijke gebeurtenis missen. Er is geen manier om de nodige gegevens te trekken en het uitvoeren van een uitgebreide analyse. Stel je voor hoe veel te bladeren door de pagina's naar de informatie die u nodig aan te passen.
Nu zijn er veel toepassingen en online diensten voor de organisatie van hun arbeidstijd. Geloof me, dit moet worden aangepakt als u wilt, ongeacht de situatie en de stemming productief. To-do-list vandaag - het is allemaal voor de efficiënte taken en time management.
Ik gebruik het systeem in de context van planning milieu Outlook Gleb Archangel. Wat ik graag over haar: de eenvoud en effectiviteit van het gereedschap, vertrouwde applicatie, een kalender te combineren, taken en e-mail in een enkele informatieruimte, integratie met Office-toepassingen. Deze planning systeem kan een werknemer op te leiden voor een korte tijd.
Hier zijn enkele tips voor de organisatie van de arbeidstijd:
- Plan flexibel in het kader in plaats van een harde-gebonden op het moment.
- Leer te begrijpen dat het belangrijkste is en wat niet.
- Het is gemakkelijk om een deel met kleine klusjes.
- Geniet van de kwaliteit uitgevoerd tijd, in plaats van het nemen van de tijd zelf.
- Zeg tegen jezelf en anderen "nee" wanneer je het nodig hebt.
- Begin de dag met moeilijke en vervelende taken.
- Wanneer bent u van plan om te werken taken en projecten, zet ze deadlines.
Krachtige psychologische techniek - wordt uitgewist, of afgewerkte taak op kop van het een teek. Dit geeft je een extra interne energie om goede resultaten te bereiken geven. U zult zien dat alles is niet tevergeefs.
Werken met e-mail
Hoe kan het werken met e-mail te organiseren?
In de eerste plaats is het noodzakelijk om de tijd om te werken met in te stellen om het aantal interrupts te verminderen. Dit kan het beste gebeuren in de ochtenduren, wanneer de taken die beginnen te vormen, en in de middag, wanneer het nodig is om te controleren hoe het gaat.
Ten tweede, de dubbelzinnigheid van de brief is het niet nodig om direct te reageren. Je moet dingen door te denken: de behandeling, het bouwen van respons, voor meer informatie. Probeer om dit te doen dat subjectiviteit zo klein mogelijk te maken. Vergeet over een snelle reactie, al gewend aan het doen in sociale netwerken.
Ten derde, niet over de tekst van een brief van de informatie die is begrijpelijk alleen de afzender overbelasten. Probeer een korte beschrijving te beantwoorden en bondig, met een gewicht van elk woord. In dit digitale tijdperk, is het zeer belangrijk: niemand wil waden door een unieke conclusies.
En tot slot, vergeet niet over etiquette: het adres van de ontvanger, de stijl van schrijven, informatie over de zaak, contactgegevens. Leer het opstellen van brieven, analyse van wat wordt geschreven, en de regels van de behandeling.
aanvullend instrument
Wat helpt om het werk efficiënter, dus het is whiteboard. Een onmisbaar instrument, vooral wanneer de afdeling komt brainstorm of oplossingen voor ernstige problemen met tussenstappen.
In mijn professionele activiteiten van de raad van bestuur was een bevestiging van de werkomgeving. Het is nuttig vanuit het oogpunt van het opslaan van papier. Je zult niet geloven hoeveel wordt besteed aan uitleg vellen hun ideeën en oplossingen.
Door middel van visueel denken (het is helemaal niet) mensen kunnen gezamenlijk tekenen op het whiteboard, het uitleggen van hun gedachten en bieden de beste oplossing voor het probleem. Iedereen kan alles te zien en te begrijpen.
Ik zou toevoegen dat mijn werk muziek helpt. Het heeft een positief effect op mijn prestaties, vooral als je aan het werk met monotone taken op uw computer of om een groot aantal documenten te registreren. En in het algemeen is het goed om de dag beginnen met een positieve muziek. Maar omvatten niet het allemaal, vergeet niet: je bent niet alleen, iemand zal alleen bemoeien met de muziek.
En wat extra hulpmiddelen die u in uw werk?