Hoe maak je een leuke evenement te organiseren op hun eigen
Tips / / December 19, 2019
Roma Stankevich
Producent van de gebeurtenissen in coworking "tafel».
Ik wil zelf een evenement te organiseren. Waar te beginnen?
Denk na over het idee van het evenement. Het moet niet een abstract idee, maar een zeer specifiek doel zijn. Duidelijk antwoord op drie vragen:
Wat ik wil organiseren?
Dus u het formaat van het evenement te definiëren. Het kan een partij zijn, festivalLezing of film screening. Denk, voor wat het publiek wil je het doet en hoeveel mensen je wilt aantrekken.
Waar is het evenement?
Op basis van de grootte, beslissen wat je een plek nodig. Bijvoorbeeld, een gesloten ruimte voor 200 personen, een auditorium voor 500 personen en buitenruimte voor 70 personen.
Wanneer het evenement zal plaatsvinden?
Selecteer exacte datum van tevoren om tijd om alles te doen op tijd. Een klein evenement voor 100 personen kunnen worden voorbereid voor de maand, en de muziek festival 1000 mensen - niet minder dan zes maanden. Hoe eerder u beslist, hoe makkelijker het zal zijn om een plek te vinden.
Afgewerkt de idee zou zijn: "Ik wil een maken techno party op het strand op 31 augustus ter ere van de laatste dag van de zomer. Aan de partij moet ten minste 200 mensen en twee gast DJ. "
Ik kan alles zelf te doen?
Nauwelijks. Veel gevallen, en in de dag slechts 24 uur. Daarom, om gelijkgestemde team te verzamelen beter, waartussen u alle taken te verdelen. Nou, als de posters van de ontwerper zal trekken, om het project te bevorderen - een ervaren SMM-specialist, en het opzetten van apparatuur - zvukach.
Wees niet bang om een deel van de taken te delegeren aan anderen. Het belangrijkste ding dat ze geïnteresseerd waren in het resultaat en ze konden vertrouwen. Je serieus uw leven gemakkelijker door het toewijzen van de producent van het evenement te maken. Zijn taak - om alle problemen en geschillen op te lossen, het toezicht op een team en verantwoordelijkheid nemen voor wat er gebeurt.
Als je niet weet waar je moet zoeken naar de juiste mensen om te helpen online diensten:
- EventCatalog.ru - de grootste database van locaties en aannemers.
- theGIFTED - Instant zoek naar werknemers en interessante personages.
- youdo - op zoek naar vrijwilligers of werknemers voor een kleine vergoeding.
Het team is, wat nu te doen?
Maak een lijst van alle gevallen. U zult zeker nodig om het concept van het evenement te overwegen, het budget te definiëren, te vinden en de voorbereiding van de kamer, nodigen muzikanten om apparatuur te verhuren aan make banners, het organiseren van de catering (voedsel levering en de voorziening en drinkt). Stop niet tot de naast elk artikel niet zal worden gecontroleerd.
Kom samen als een team, het actieplan en wijs verantwoordelijkheden te bespreken. Iedereen moet begrijpen wat hij zegt. Voor alle taken set termijn.
gebruik Trello of "Google Spreadsheets"Om te werken met de taken. Handig wanneer er toegang tot het document in het hele team.
Zorg ervoor dat u opschrijven al het nieuwe nummer aan uw contacten. Beter om het te doen op een "Imya_Dolzhnost_Data event." Bijvoorbeeld, "Vlad Fotograaf 15.07." Dus zal je niet in de war raken.
Ik ben bang om iets te vergeten. Kan ik een ruwe plan?
Mogelijk. De standaard plan is als volgt:
- Schik vergaderingen met vrijwilligers, teams en sponsors.
- Bereid tickets, hotel en transfer naar de genodigden.
- Bestel ontwerp en drukwerk folders, posters, branded T-shirts en alles wat je nodig hebt op voorhand te schilderen en af te drukken.
- Lease en de voorbereiding van de website. Denk na over plekken voor bezoekers, personeel, materieel en een parkeerplaats. Harmoniseren van de lijsten van de gasten en organisatoren van de site-eigenaren.
- Schrijven het tijdstip van de gebeurtenis - dat ergens optreedt. Je moet de minuut nauwkeurig weet wanneer het voedsel wordt geserveerd, en toen zei leiden.
- Materiaal huren. Het minimumpakket van: laptop, speakers, mixer, twee microfoons, een scherm en een projector. Bij grote evenementen is nuttig voor de communicatie met de radio team met een headset.
- Om te onderhandelen met de fotograaf en videograaf. Voorschrijven het mandaat, overeenstemming te bereiken over de voorwaarden en een contract ondertekenen.
- Huur personeel: beveiliging, garderobe, obers, schoonmaak service. Het aantal mensen dat afhankelijk is van het evenement. Het is mogelijk dat u extra personeel niet hoeft of vrijwilligers te vinden.
- Zoek de leider. Dit is belangrijk. Vanaf het zal afhangen van de stemming van de gasten en de algemene sfeer van het evenement.
- Denk na over de logistiek van hoe de mensen, apparatuur en voedsel te leveren aan de plaats van het evenement en weer terug.
Afwijking - eerder regel dan uitzondering. Zorg voor een plan B voor elk punt: wat te doen als je plotseling opgeven in de rechtbank? En als er problemen zijn met het geluid? En als het begint te regenen?
Ik weet niet of ik kan het geld te vinden voor het project. Wat zijn mijn opties?
berekenen eerst de geschatte begroting voor het evenement en maak een budget. Let op alle uitgaven: Gebouwen, uitrusting, genodigden, reclame, drukwerk, logistiek, catering, team. Bijvoorbeeld, de kosten van de genodigden behoren ticketing, accommodatie, maaltijden, transfers en toeslagen. Uitgaven voor commando: het betalen van telefoonrekeningen, voedsel, kopen rekwisieten.
Wanneer je precies hoeveel je nodig hebt te begrijpen, beginnen om geld in te zamelen. Waar ze te vinden - het hangt af van het formaat van het evenement.
Als je iets maatschappelijk belangrijke (festival van graffiti, populair-wetenschappelijke lezingen voor scholieren) te regelen, kunt u een aanvraag voor een subsidie aan fondsenwerving te beginnen voor Planeta.ru of aan te trekken vrijwilligers.
Als je aan het doen zijn een commercieel evenement - op zoek naar een sponsor die geïnteresseerd zijn in PR. Maak een mooie presentatie en duidelijk beschrijven wat ten goede aan de sponsor krijgt om deel te nemen in uw project en wat er van hem verlangd wordt. Wees gewoon eerlijk en niet beloven wat je niet kan doen. U krijgt een betere kans van slagen hebben als de doelgroep van uw evenement te laten samenvallen met de doelgroep van de sponsoring bedrijf.
Als u het organiseren van een bruiloft beste vriend - connect vrienden en kennissen. Zij kunnen u voorzien van een geschikte locatie, techniek en rijden.
Een goede manier om de begroting van de commerciële activiteiten te beperken - te onderhandelen met aannemers en werken op een ruilhandel basis. Duurste aannemers - catering en alcoholisch. Zet uw omstandigheden voorschrijven duidelijke taakomschrijving en aarzel niet om te vragen om een korting.
Wat te zoeken, alles was op het hoogtepunt?
Belangrijke elk detail, zelfs het aantal toiletten en aanwezigheid veloparkovki. Maar er zijn vijf belangrijke elementen die het succes van een evenement te bepalen:
- Licht. Goed licht - dit is wanneer de scène duidelijk wordt gezien, ligt de focus niet blind, en de gasten zullen niet lelijk schaduwen vallen.
- Sound. Controleer de techniek een paar keer, past u de microfoon en spreek met de eigenaar van de ruimte geluidsnormen op de site.
- Zuiverheid. Geen vuilnis, vuile vloeren en beheerinstanties toiletten.
- Security. Leer het evacuatieplan en het gedrag training voor teams en vrijwilligers. Iedereen moet weten waar de nooduitgangen, brandblussers en EHBO-kit.
- Temperatuur. Niemand mag niet te warm of te koud zijn - is het noodzakelijk om de luchtcirculatie en bruikbaarheid te controleren conditioners. Aangename temperatuur binnen in het warme seizoen - 23-25 ° C, in de kou - 22-24 ° C Als u een muziekfestival te brengen, moet de temperatuur lager (20-22 ° C) te zijn, want na de dance scene helemaal zal zeker heet zijn.
Wie moet een gecoördineerde actie om te voorkomen dat geschopt de politie?
Je moet twee kennisgevingen te bereiden: het bestuur van de stad en naar de politie (als de gebeurtenis is minder dan 2 000 personen). Ze kunnen worden verzonden per post of koerier, twee exemplaren van elk orgaan. Als u van plan bent een evenement, dat zal meer dan 2 000 mensen, moet u een melding bovendien te sturen naar de regering van de regio en de afdeling regionale politie.
De aankondiging is geschreven in vrije vorm: het is noodzakelijk om aan te geven dat u wilt toepassen, welke naam en het doel van het evenement, waar en wanneer het zal plaatsvinden, hoeveel van de deelnemers, die de organisatoren wordt verwacht. Voorbeelden updates zoeken op het internet.
contracten met alle aannemers die leveren je de techniek, catering of bieden verhuur van ruimte aan te gaan. Onderhandelen duidelijk alle details en zorg ervoor dat ze in overeenstemming zijn. Bijvoorbeeld, als het erover eens dat de eindschoonmaak van het pand door de eigenaar, moet het item in het contract.
Hoe om het evenement aan te kondigen over het als zoveel mogelijk mensen?
Geef het een naam en een logo. Laat de ontwerper zal affiches tekenen en een corporate identity te ontwikkelen. Maak een eenvoudige site met informatie over het evenement - bijvoorbeeld, Tilda.
Stuur een persbericht met informatie over het evenement, wat, waar en wanneer u uitgeeft, die de organisatoren, partners en stakeholders. Probeer om rente journalisten. Schrijf niet te droog en persberichten te leggen aan gespecialiseerde media - degenen die hebben dezelfde doelgroep als uw evenement. Neem contact op met de redactie op de meeste locaties zijn te vinden in het publieke domein.
Vergeet niet over de bevordering van de sociale netwerken. Maak een afspraak in Facebook, «VKontakte" en de evenementen pagina in Instagram. Run gerichte reclame en displays correct ingesteld: het dient alleen uw doelgroep om het reclamebudget tonen niet verloren gaan. Vraag het aan de grote stedelijke gemeenschappen en bloggers om te praten over uw evenement op hun pagina's. Als je niet goed in SMM, lees blog "Netologii" - er zijn veel bruikbare materialen over promotie in sociale netwerken.
Alles is klaar. Iets anders wat je nodig hebt om te voorzien?
Volledig voorbereid. Aan de organisator moet altijd worden geladen met telefoon en internetaansluiting, acculader, laptop vervanging, verlengkabel, HDMI adapters voor alle mogelijke connectoren, stickers, tape, verschillende aanstekers, briefpapier mes, plakband en pijnstillers bij pijn hoofd.