7 tips om ondernemers te helpen overleven
Tips Produktiviteit / / January 02, 2021
1. Verdeel het werk in verschillende fasen
Bedrijfsprocessen zijn continu, regelmatig en eenmalig, grootschalig en tamelijk kort. Maar elk van hen kan worden opgesplitst in fasen of iteraties.
Welke precies hangt af van de specifieke kenmerken van uw bedrijf. De meest universele benadering zou er als volgt uit kunnen zien: "Voorbereiding" - "Uitvoering" - "Monitoring resultaten" - "Feedback". U kunt een stap "uitstellen" in deze keten opnemen, en dat is prima. Het belangrijkste is om het complete plaatje te presenteren en afspraken en beloftes niet te vergeten.
Projectmanagementtechnieken helpen bij een effectieve planning. Voor kleine teams en kleine bedrijven zijn flexibele methodologieën handig (dezelfde Agile). Sommige hiervan werken mogelijk voor u:
- Scrum Is een van de meest populaire belichamingen van Agile-principes. Alle taken worden verzameld in de backlog, het werk aan het project is opgedeeld in sprints, voor elk waarvan een haalbaar aantal taken wordt geselecteerd, rekening houdend met de complexiteit. Het resultaat van elke sprint is een werkbaar product dat steeds weer verbetert.
- Kanban is een interactieve kaart van werkgelegenheid. Het kan worden samengesteld voor mezelf of voor een klein team. Een bord en stickers nodig. Het bord is onderverdeeld in drie kolommen die de hoofdfasen aangeven: "To do", "Doing" (Doen), "Gereed" (Gereed). U kunt ook kolommen toevoegen voor niet-urgente of niet-urgente taken. Elk deel van het bord moet worden gevuld met stickers die tijdens het werken van kolom naar kolom migreren.
- Six sigma (6 sigma) is een techniek waarbij een project in fasen wordt opgesplitst. Elke fase is op zijn beurt onderverdeeld in vijf stappen: definitie, meting, onderzoek, ontwikkeling en controle. De aanpak werkt goed bij softwareontwikkeling en fabricage op elke schaal: van maatwerk tot het maken van sieraden op bestelling.
2. Stel prioriteiten en duidelijke deadlines
Het oplossen van taken zoals ze komen is niet altijd effectief en winstgevend. Bovendien verschijnen er constant nieuwe taken - en soms vrij plotseling.
Het is onmogelijk om de onmetelijkheid te bevatten, zelfs als je de klok rond werkt en je volledig aan je favoriete werk wijdt. Aan de andere kant is er altijd de verleiding om te doen wat je leuk vindt en de rest naar een verre hoek te duwen.
De belangrijkste bron van uw bedrijf bent u zelf. En deze bron is niet eindeloos. Als u dit weet, kunt u prioriteiten stellen en eerlijk harde deadlines stellen. Bedenk dat zakendoen "voor de ziel" een luxe is. En als uw doel resultaat en voordeel is, dan moeten ze op de eerste plaats komen, en niet plezier.
Toegevoegde taken worden automatisch gesorteerd. Hierdoor kunt u zien wat er vandaag, morgen en later moet gebeuren en welke taken al achterstallig zijn. Sorteer cases op datum of in de volgorde waarin ze zijn toegevoegd, en zoek de cases die je nodig hebt op woorden uit de beschrijving.
En als je taken aan klanten en productkaarten koppelt, krijg je niet alleen een set elektronische stickers, maar ook een handig en begrijpelijk interactief systeem.
Probeer Workzen
3. Maak een takenlijst
Veel acties worden regelmatig herhaald. Denk hierbij aan het bestellen en ontvangen van goederen, het klaarmaken van een winkel voor opening, inventariseren, salarisberekening, telefoontjes naar de klant om te vertellen hoe het werk vordert. Op een dag begint het allemaal te veel tijd te kosten.
Vaak is er simpelweg geen tijd voor sommige taken die niet de hoogste prioriteit lijken te hebben. Er is geen tijd om documenten te demonteren of software bij te werken, voorraadbalansen te tellen of nieuwe leveranciers te vinden. Dit soort dingen stapelen zich op en verbruiken je tijd, geld en zenuwen.
Er is een uitweg: zet alles gewoon op orde. Het klinkt eenvoudiger dan het in werkelijkheid is, maar het kan in één avond worden gedaan. Maak een takenlijst op een planner of kalender en schrijf naast elke taak hoe vaak deze moet worden gedaan en hoe lang het duurt.
En het planningsproces kan worden geoptimaliseerd door het te digitaliseren. Dit is waar het kanbanbord weer van pas komt, en je kunt het zelfs doen in Google Spreadsheets. Plaats in de kolom "Taken" taken in aflopende volgorde van belangrijkheid met datums, of maak een lijst voor elke dag op aparte bladen. Dit helpt om de werklast gelijkmatig te verdelen of taken in te plannen voor dagen dat er minder ander werk is.
Met zo'n tabel weet u altijd hoeveel routinetaken er al zijn voltooid en wat uw download op dit moment is. Ook als u niet aan het werk bent, kunt u het takenbord altijd openen vanaf uw telefoon.
4. Delegeren
U bent de enige zakelijke leider, wat betekent dat uw tijd onbetaalbaar is. Er zijn taken die alleen jij kunt voltooien. Maar er zijn er niet zo veel, de rest kan en moet worden gedelegeerd. Zelfs als u de computer technisch zelf kunt repareren, de vloeren kunt wassen of bestellingen kunt opnemen, zal het uw bedrijf te veel kosten.
Het wordt gemakkelijker als u precies weet hoeveel u per uur kost. Uw maandelijkse nettowinst is bijvoorbeeld 100.000 roebel. Laten we ons voor het gemak eens voorstellen dat er 20 werkdagen voor 8 uur in een maand zitten. Dit betekent dat u 625 roebel per uur verdient. Vergelijk dit bedrag nu met de kosten van het werk van de schoonmaker, koerier en andere specialisten aan wie enkele vragen kunnen worden toevertrouwd.
Taken die zeker de moeite waard zijn om te delegeren:
- arbeidsintensief en geen vreugde brengen;
- brute kracht vereisen;
- eentonig en routineus.
Wat kan er precies worden gedelegeerd:
- onderhoud van apparatuur;
- levering, verzending, verpakking;
- boekhouding;
- Juridische ondersteuning;
- eenmalige taken die waarschijnlijk niet worden herhaald.
Wat is beter om niet te delegeren:
- belangrijke zakelijke beslissingen nemen;
- strategische planning;
- controle van de implementatie van belangrijke fasen;
- in dienst nemen.
De uiteindelijke beslissing is natuurlijk altijd aan jou. Veel hangt af van de specifieke kenmerken van het bedrijf.
5. Vereenvoudig de communicatie met de klant
Uw klanten zijn uw werkgevers. Maar vaak moet je er teveel tijd aan besteden.
Dit gebeurt om twee redenen:
- U geeft in eerste instantie te weinig informatie of kunt niet direct alle vragen van de klant beantwoorden.
- Je hebt informatie over klanten in drie verschillende boodschappers, notities op een smartphone, een notitieboekje en een stapel visitekaartjes.
Werk uw website en sociale netwerken bij, vertel ons meer over uw producten en diensten, voeg foto's en video's toe om minder van dezelfde vragen te krijgen. Maak ook een feedbackformulier om u voor te bereiden op het gesprek met de klant.
Gevorderd niveau: bestel een chatbot. Hij kan automatisch berichten beantwoorden in instant messengers.
Klantinformatie kan worden gekoppeld aan taken en bestellingen. Zo bent u altijd volledig gewapend: in Workzen is het gemakkelijk om gegevens van mensen, prijzen, deadlines, goederen en documenten te vinden.
6. Analyseer je werk
De efficiëntie van elk bedrijf is niet constant. Soms overtreffen we onze eigen verwachtingen, soms hebben we het mis. Om een stap vooruit te zetten, is het de moeite waard om terug te gaan en te analyseren wat er is gedaan en wat niet.
Zelfs als u voor uzelf werkt en niemand KPI's van u vereist, moet u duidelijke doelen stellen en bepaalde resultaten behalen. Als de realiteit niet samenviel met de verwachtingen, moet u stoppen en begrijpen wat er mis is gegaan.
Vaak vallen de bedrijfsprestaties buiten uw schuld. Zo werden de goederen niet op tijd geleverd, werd je partner ziek en waren er minder klanten tijdens de vakantie. Dit zijn niet jouw fouten, maar de volgende keer kun je het risico op herhaling verkleinen. Zoek bijvoorbeeld meerdere leveranciers, sluit een outsourcingbedrijf aan, bestel vooraf advertenties op sociale netwerken.
Het belangrijkste is om niet door te branden en niet teleurgesteld te zijn in een bedrijf dat aan het achteruitgaan is. Alles in jouw handen. Trek conclusies, schrijf duizend ervaringspunten op en ga verder.
7. Plan uw vakantie
Rust is buitengewoon belangrijk, vooral als u voor uzelf werkt. Als je jezelf 24/7 wijdt aan waar je van houdt, zullen je middelen niet lang meegaan.
Beter riskeer niet. Plan je vakantie van tevoren, neem een weekend, laat je alleen afleiden door werk op vakantie als er sprake is van ernstige overmacht.
Wat als u moet werken terwijl anderen rusten? Je bent beter af. Maak woensdag en donderdag persoonlijke vrijheidsdagen en bespaar op reizen in het laagseizoen. Probeer niet te werken als het onwaarschijnlijk is dat de inkomsten de kosten dekken. Het is beter om uit te rusten en je kracht op te bouwen om de jackpot te winnen op het hoogtepunt van het seizoen.
Uw doel is tenslotte zakendoen met winstoogmerk, niet voor het bedrijf zelf. En om dit te bereiken, moet u werkprocessen goed plannen, uw bedrijf geleidelijk optimaliseren en verbeteren, zodat u uiteindelijk goed en veel rust heeft.