5 manieren om tijd vrij te maken voor belangrijke taken voor degenen die in kleine dingen vastzitten

Op het werk zijn we dag in dag uit bezig met meetings, rapportages, het parseren van mail en andere zaken. Er is geen tijd om na te denken, laat staan ​​te plannen of te beslissen wat echt belangrijk is. En het is niet eens dat er een paar uur in een dag zitten, het is alleen dat we de tijd verkeerd verdelen. Carrièrecoaches Ravi Raman en Melody Wilding vertelden hoe ze dit konden oplossen.

1. Begrijp waarom u uw tijd met klusjes vult

Als je de hele dag ergens mee bezig bent, voel je je nodig en nuttig. Dit geldt vooral voor managers en degenen die gewend zijn een uitstekende student te zijn. "Hun gevoel van eigenwaarde is sterk verbonden met prestaties en kwantiteit", zegt Wilding.

Bovendien verwarren we vaak productiviteit (vink alle dingen van de lijst af) met efficiëntie (voltooi een strategisch belangrijke taak).

En met constant brandende deadlines lijkt het over het algemeen dat denken een ontoelaatbare luxe is. Daarom is de eerste stap om te begrijpen wat er achter de gewoonte zit om druk te zijn.

Analyseer uw overtuigingen over uzelf. Bedenk hoe u succes definieert, waardoor u zich waardig voelt. En oordeel zelf niet in het proces: nu is het belangrijk om te begrijpen wat jou drijft.

2. Heroverweeg uw rol en prioriteiten

De wereld ontwikkelt zich tegenwoordig in een ongekend tempo. Dit heeft ook gevolgen voor de organisatie van bedrijven: medewerkers gaan sneller op de carrièreladder, vaker krijgen ze nieuwe verantwoordelijkheden. Maar na de promotie blijven we vaak doorwerken zoals in de oude functie. We vertrouwen op dezelfde mentaliteit en gewoonten, hoewel onze verantwoordelijkheden volledig zijn veranderd.

Als je het gevoel hebt dat je ook vastzit, is het tijd om je rol te heroverwegen. Gebruik bijvoorbeeld de Eisenhower Matrix. Volgens het rapport kunnen zaken worden onderverdeeld in belangrijk urgent, belangrijk niet urgent, onbelangrijk urgent en onbelangrijk niet urgent.

Vaker wel dan niet zien we belangrijke, maar niet-urgente zaken over het hoofd, hoewel zij degenen zijn die vooruit helpen.

En we bevinden ons in gevangenschap van urgente, maar niet zo belangrijke taken: post ontleden, telefoontjes, fouten corrigeren. Controleer jezelf dus van tijd tot tijd. Kijk hoeveel u uitgeeft aan belangrijke, niet-urgente zaken en of u niet te veel in de kleine dingen verdiept.

3. Grenzen trekken

Om tijd te vinden voor die belangrijkste dingen, moet u uw dag op een nieuwe manier indelen. Zorg ervoor dat u de controle heeft over uw schema en niet over andere mensen. Veel mensen beginnen de week met een lege agenda en voegen vervolgens op verzoek van anderen afspraken en vergaderingen toe. Daardoor worden hun eigen prioriteiten naar de achtergrond gedegradeerd.

Gooi deze benadering weg. Markeer van tevoren de tijdvakken die u aan uw belangrijke doelen besteedt en plan pas daarna de rest. Denk niet na over wat belangrijk is voor je ontwikkeling in het vrije uur tussen andere verantwoordelijkheden. Maak hiervoor tijd vrij als je je best doet of als je zeker weet dat je niet wordt afgeleid.

4. Leer te weigeren

Kijk goed naar je te doen lijst. Het is waarschijnlijk dat sommige taken kunnen worden opgegeven, andere kunnen worden uitgesteld en andere kunnen worden verminderd. Hierdoor komt er extra tijd vrij.

Probeer ook om onnodige vergaderingen weg te werken. Neem geen genoegen met hen tenzij uw aanwezigheid echt een must is.

Meestal kan een vergadering worden vervangen door een geschreven bericht en kunnen ideeën worden besproken in een gemeenschappelijk document.

Voordat je begint, moet je jezelf afvragen wat vandaag echt cool zou maken. Het is onwaarschijnlijk dat dit een controle is van vijftig verzamelde berichten.

5. Stel gewaagde vragen

Nadat je wat tijd hebt vrijgemaakt in de agenda, is het tijd om deze te gebruiken. Vergeet wat er is gepland voor de huidige week of wat je gaat zeggen tijdens een ontmoeting met je baas. Denk na over de grote vragen die u gewoonlijk vermijdt.

• Wie kunnen we als bedrijf worden?
• Waar streven we als team naar?
• Wat zou ons helpen ontwikkelen?
• Wat is mijn rol?

Vragen als deze helpen ons creatieve oplossingen te bedenken die we niet in ons gebruikelijke werkschema zien. Als je de antwoorden hebt ontvangen, schrijf ze dan op en bewaar ze in het zicht. Doe deze oefening regelmatig, zodat je grote doelen niet vergeet.