10 tips om effectief thuis te werken
Zijn Werk / / January 07, 2021
1. Creëer één werkplek voor alle medewerkers
Geef dit niet door aan ondergeschikten, anders worden gevestigde processen chaos wanneer medewerkers elkaars werk niet zien en niet begrijpen wie waarvoor verantwoordelijk is. Als gevolg hiervan worden elementaire taken geremd, verliezen werknemers hun betrokkenheid en neigt de arbeidsefficiëntie naar nul.
Hier is een minimale set tools die u misschien handig vindt:
- Taakbeheer. Het is handig om er taken mee in te stellen, de werkdruk van afdelingen en elke medewerker te bewaken.
- Algemene kalender. Het helpt u om een schema van vakanties en vrije dagen bij te houden, en ook om belangrijke evenementen te plannen, zoals telefoontjes met klanten of collega's, zodat u de deelnemers aan de vergadering er niet persoonlijk aan hoeft te herinneren.
- Een boodschapper voor het oplossen van urgente problemen. U kunt een algemene chat maken voor het hele bedrijf en kleinere chatrooms voor individuele teams en projecten.
- Cloud datawarehouses en documentoplossingen. Ze zijn handig voor samenwerking tijdens gesprekken, en het delen van een link is gemakkelijker dan het verzenden van documenten en zware bestanden via e-mail of in een messenger.
Deze service helpt u bij het organiseren van één informatieruimte voor uw hele team. Bitrix24 is een soort sociaal bedrijfsnetwerk waar u groepen kunt maken, posts kunt schrijven en bedrijfsnieuws kunt posten. Maak een bedrijfspagina aan, nodig alle medewerkers daar uit en werk net als op kantoor, alleen vanuit huis. Stel taken in en houd de voortgang bij, open een algemene chat voor het bedrijf, houd planningsvergaderingen en videoconferenties, plan vergaderingen in de agenda. Er is een gedeelde schijf voor het opslaan van belangrijke documenten, en CRM helpt u controle te houden over klantinteracties.
Probeer het gratis
2. Houd contact met degenen die vanuit huis werken
Werken op afstand is geen reden om discipline te vergeten en over te stappen op een vrij rooster, wanneer tijd wordt uitgetrokken voor werkzaamheden volgens het principe 'ik doe het, maar dan'. Vertel werknemers op de algemene vergadering over de nieuwe werkvorm en bepaal de grenzen van de werkdag: bijvoorbeeld, van 9 tot 18 uur moet iedereen contact hebben, en je moet op zijn minst een paar waarschuwen voor vrije tijd dagen.
Hoewel jullie allemaal op afstand werken, ben je toch één team. Deel bedrijfsnieuws, vertel regelmatig (minstens één keer per week) over voltooide taken en nieuwe plannen, vier publiekelijk het succes van afdelingen. Vergeet ten slotte niet om uw medewerkers een fijne verjaardag te wensen. Dit zal helpen om de teamgeest te behouden en de ondergeschikten zullen zich niet vergeten en aan hun lot overgelaten voelen.
3. Voer de regels voor chatten in
Chats zijn een handig hulpmiddel, maar ze hebben ook nadelen. De constante stroom berichten leidt net zo af als het gebabbel van de buren op kantoor, dus het is logisch onderscheid maken tussen communicatie en aparte chats starten voor urgente vragen en allerlei soorten gesprekken, niet relevant. En deze chat kan met een gerust geweten worden gemaskeerd en na het einde van de werkdag opnieuw worden gelezen.
Gebruik geen chats om complexe problemen op te lossen wanneer u de mening van alle teamleden nodig heeft. Bij de uitgang ontvang je veel berichten, maar kom je niet tot één oplossing die bij iedereen past. Het is beter om het eens te worden over een gesprek en in de chat op te nemen waarmee je bent geëindigd.
En probeer geen onnodige herrie te creëren: splits geen bericht in een dozijn in de stijl van “Hallo. Hier is het. De taak is nieuw. " Respecteer de tijd van anderen en dwing de gesprekspartner niet om voortdurend te worden afgeleid door meldingen.
4. Voer regelmatig videogesprekken met het team
Ten eerste helpt het om de vinger aan de pols te houden en de werklast te herverdelen als de ene medewerker stikt in taken en de andere lijdt aan luiheid. Ten tweede is het een goed hulpmiddel om de stemming van ondergeschikten bij te houden: korte berichten in chats brengen immers geen intonatie over, en tijdens een persoonlijk gesprek kun je ontdekken wat wie zorgen baart.
Bel niet voor show. Plan de inhoud van elk gesprek, laat alle deelnemers van tevoren weten wat er wordt besproken en maak als resultaat een protocol van de bijeenkomst: wat hebben ze besloten, welke taken ze stellen en wie is verantwoordelijk voor de uitvoering ervan. U hoeft niet elke week te bellen om bij te houden hoe het met het bedrijf gaat. Werknemers kunnen alleen regelmatig communiceren met hun leidinggevenden en zij zullen al aan u rapporteren.
5. Stel een duidelijk werkschema op
Elke werknemer moet toegang hebben tot alle informatie die tijdens het werk nodig kan zijn. Dit is vooral belangrijk voor beginners: ze moeten up-to-date worden gebracht en aanpassing op een externe locatie kan langer duren dan bij live communicatie op kantoor. Om te voorkomen dat een nieuwe werknemer verdwaalt in de informatiestroom, moet u hem een curator toewijzen die alle vragen over het leven en werk van het bedrijf kan beantwoorden.
Idealiter zou de kennisbasis van het werk van het bedrijf zo moeten worden ingericht dat, zelfs als sleutelmedewerkers ziek worden of op vakantie gaan, de processen niet vastlopen. Maak documenten die tot in detail uitleggen wat u in typische werksituaties moet doen, en maak ze openbaar.
6. Leg alle opdrachten in taken vast
Deze regel moet niet alleen worden toegepast tijdens een gedwongen verwijdering. Vertrouw niet op mondelinge afspraken: als er geen vaste taak is, is er geen resultaat.
Hier zijn eenvoudige regels waarmee taken efficiënt en op tijd worden opgelost:
- Wees duidelijk over je opdracht. Dwing ondergeschikten niet om paranormaal begaafden te spelen of aanvullende informatie per woord uit te vissen. De medewerker moet direct begrijpen wat er van hem gewenst is.
- Benoem de leidinggevende personen en uitvoerders. Anders bestaat het risico dat ondergeschikten de taak eindeloos op elkaar gooien, met als resultaat dat niemand het zal doen.
- Stel deadlines in. De taak die "ooit" moet worden gedaan, zal hoogstwaarschijnlijk nooit worden voltooid.
- Beantwoord vragen en geef feedback. Door dit te doen, wordt vertrouwen in uw team opgebouwd en wordt de kans op een succesvolle voltooiing van de taak vergroot.
7. Automatiseer routineprocessen
Op kantoor is alles eenvoudig: als je een vakantieaanvraag moet schrijven, gaat de medewerker naar de HR, neemt een kant-en-klaar formulier aan, vult het in en geeft het ter ondertekening. In zelfisolatie worden gewoontevragen een probleem: de ene medewerker wil vrij nemen en de andere je moet dringend een factuur ondertekenen voor betaling, je hebt de handtekening van een manager nodig, maar je kunt die nergens mee naartoe nemen - niet bij hem thuis Gaan.
Er is maar één uitweg: manieren zoeken om af te zien van papierwerk en al het werk met belangrijke papieren in elektronische vorm over te dragen.
8. Creëer een duidelijk en transparant controlesysteem
U kunt overweldigd worden door het vermoeden dat werknemers thuis alles doen, maar niet werken. Controle is natuurlijk noodzakelijk, maar het is belangrijk om gezond verstand te behouden. Als je constant aan ondergeschikten trekt en vraagt hoe het met hun projecten gaat, zullen ze niet sneller werken, maar zal de spanning zich constant opstapelen, wat vroeg of laat zal resulteren in een conflict.
Spreek met de afdelingshoofden af dat zij elke ochtend informatie van medewerkers over de actuele belasting verzamelen en eventueel aan u overdragen. Beheers niet het proces, maar het resultaat. Zo kunnen grootschalige projecten worden opgedeeld in verschillende fasen met een duidelijk resultaat en tijdslimiet om opkomende problemen direct op te lossen.
9. Breng uw verkoopteam over naar CRM
CRM is een geautomatiseerd klantrelatiebeheersysteem. Simpel gezegd, dit is speciale software die alle contacten met een klant registreert vanaf het eerste gesprek tot de verkoop.
Op een externe site wordt CRM een echte redding voor de verkoopafdeling. Het stelt u in staat de menselijke factor te minimaliseren: managers zullen niet verzanden in routinematige operaties, zullen niet vergeten individuele klanten en zullen altijd weten in welk stadium elke transactie zich bevindt en wat de volgende zou moeten zijn stap. En de manager kan de prestaties van elke specialist volgen en, indien nodig, de werklast herverdelen.
10. Communiceer met klanten via CRM
Situatie: de vaste telefoon bleef op kantoor, maar op de een of andere manier is het nodig om met klanten te praten. En stuur de communicatie ook - anders wordt het moeilijk te begrijpen waarom een veelbelovende deal niet doorging. CRM met ingebouwde telefonie helpt: hiermee kunt u niet alleen spraakcommunicatiekanalen verbinden, maar ook chats op de site en in messengers. Het is handig om brieven en berichten rechtstreeks in CRM te beantwoorden en de hele geschiedenis van interactie met de klant valt onmiddellijk op zijn kaart.
Wijs een aantal taken toe aan robots om te voorkomen dat managers worden afgeleid door routine. Ze kunnen de klant bellen of schrijven en de contactgegevens verduidelijken, een handige betaalmethode kiezen of feedback verzamelen over de kwaliteit van de dienstverlening en vervolgens alle benodigde gegevens invoeren in het CRM.
Ga aan de slag met Bitrix24