Hoe u meer gedaan kunt krijgen, taken correct kunt instellen en de tijd van medewerkers kunt beheren

Waarschijnlijk sprak alleen een luie openbare persoon niet over hoe belangrijk het is om werktijden te plannen om meer te doen, veel te verdienen en in het algemeen 'de beste versie van jezelf' te zijn. Maar om de een of andere reden worden we toch geconfronteerd met te late deadlines, niet-vervulde of verkeerde taken. Ik zal mijn methoden delen, hoe een manager de werktijd van werknemers effectief kan organiseren, hoe communicatie kan worden opgebouwd en taken kan worden ingesteld zodat ze correct worden uitgevoerd.

Verwijder alle overbodige

Tijdsbeheer. Ik hou van dit woord. Het is erg handig: ik ben helemaal niet traag en slecht op het werk, ik heb problemen met timemanagement.

Mijn recept is om al het overbodige te verwijderen, of, zoals ik het noem, de rotzooi te verwijderen. Verwijder alles wat u niet nodig heeft en schakel het uit.

Om meer te doen, heb je geen 25 uur per dag nodig, je hoeft alleen maar minder tijd te besteden aan nutteloze dingen.

Het is noodzakelijk om vaak op het werk te communiceren - combineer alle correspondentie in één boodschapper en ga nooit naar anderen.

Ben jij een ontwikkelaar? Nee? Waarom heb je dan meer dan één browser nodig? Weet u zeker dat u drie dezelfde tekstbewerkings-apps nodig heeft? Enzovoorts.

In mijn werk van stromen kan verschillende dingen uitschakelen die regelmatig gebeuren: berichten in de messenger, inkomende brieven in de post, de persoon die het kantoor is binnengekomen, de telefoon gaat.

Dus ik heb alle communicatie in Telegram samengebracht, meldingen van alle chats uitgeschakeld, alle kanalen gearchiveerd - zodat ik zelf kan beslissen wanneer ik tijd heb om te reageren.

In de mail heb ik me afgemeld voor alle mailings, behalve de 5-6 meest noodzakelijke. Ik gebruik de Unroll.me-service om ze te verzamelen in een samenvatting, die één keer per week op een voor mij geschikt tijdstip komt. Ook check ik mijn mail een paar keer per dag, en niet direct na ontvangst van de brief.

Aan de telefoon vraag ik me gewoon niet te bellen - je kunt bijna altijd schrijven of dicteer een bericht. En persoonlijke ontmoetingen vinden alleen plaats volgens het plan - ik zet ze in de kalender (het is erg handig om dit te doen met Calendly.com), meestal op de middag van een doordeweekse dag.

Het recept is eenvoudig en voor de hand liggend, maar zoals de praktijk laat zien, wordt het niet altijd toegepast en niet door iedereen die "problemen heeft met timemanagement".

Pas vervolgacties toe

Heel vaak houd ik vergaderingen die iedereen dierbaar zijn. Hoewel ze mensen afleiden van hun werk, zijn ze nog steeds de handigste manier om nieuwe informatie over te brengen. direct aan een groot aantal mensen, bezwaren verwerken en antwoorden geven op vragen die direct gehoord worden allemaal.

Maar hoe doe je dat effectief vergaderen? Vooral als ze worden gehouden voor 20-50 personen en er geen manier is om ervoor te zorgen dat iedereen goed luistert.

De eenvoudigste en meest effectieve manier is om iedereen vanaf het begin te vragen om op te volgen. Dat wil zeggen, het is een stelling om alles op te schrijven wat belangrijk lijkt. En stuur de tekst direct na de vergadering persoonlijk naar u per mail of messenger.

Voor de presentator stelt deze methode ten eerste in staat om onmiddellijk te zien wie en hoe de informatie waarneemt. En ten tweede om direct feedback te krijgen: of de belangrijkste boodschappen van het publiek binnenkwamen of dat je spreekvaardigheid nog verbeterd moet worden.

En natuurlijk helpen follow-ups om het hoofddoel van de bijeenkomst te vervullen - ervoor te zorgen dat iedereen echt hoort en herinnerd belangrijke informatie.

Schat correct de tijd in die nodig is om een ​​taak te voltooien

In eerste instantie lijkt het onmogelijk om de tijd die nodig is om een ​​taak te voltooien correct in te schatten. Even later zie je in de praktijk dat dit inderdaad het geval is.

Daarom is de beoordeling van elke taak een soort diplomabescherming. De medewerker geeft aan hoeveel uur hij van plan is aan de implementatie te besteden, en de manager is het daarmee eens of vraagt ​​te rechtvaardigen waarom het zo veel of zo weinig tijd kost.

Het is met deze "bescherming" (als het niet wordt uitgevoerd voor de show en de leider begrijpt wat hij doet werknemer) de evaluatie van het probleem is echt logisch.

Verschillende mensen beoordelen hun werk anders. Iemand overschat de lat en werft een heleboel taken, waarbij hij voor elke taak keer minder tijd toewijst dan ze te besteden hebben. Sommigen daarentegen, herverzekeren zich en zetten elke taak tijd in voor overmacht en “nadenken”.

Een goede leider zou de juiste vragen moeten stellen:

• Waarom heb je X uur nodig om deze taak te voltooien?
• Laten we de voorwaarden van het probleem en de definitie van de implementatie nog eens lezen. Weet je zeker dat je alles goed hebt begrepen en er rekening mee hebt gehouden?
• Als dit de eerste keer is dat u een dergelijke taak uitvoert, heeft u dan tijd vrijgemaakt om u vertrouwd te maken?

En natuurlijk is het altijd goed als het bedrijf meerdere medewerkers heeft die dezelfde soort taken uitvoeren. Naar het hoofd u kunt zich concentreren op de gemiddelde indicator die wordt berekend op basis van werknemersbeoordelingen.

Gebruik checklists

Stel je voor dat je een taak hebt voor een medewerker. En het klinkt ongeveer zo: “Start zelf zo'n en die nieuwe dienst”. Een medewerker heeft drie mogelijkheden om een ​​dergelijke taak uit te voeren:

1. Minimum. Dat wil zeggen, alles letter voor letter maken, de taak formeel voltooien. De service wordt gelanceerd, maar er is geen onderzoek, geen prijsmodellen, geen begrip van wie en wat precies zal doen. De verkoop- en marketingafdeling heeft geen informatie over hoe en aan wie ze moeten verkopen.
2. Maximaal. Dat wil zeggen, de taak energiek en met veel enthousiasme benaderen. Voer enorm veel onderzoek uit, communiceer met andere bedrijven op de markt, vorm een ​​dozijn modellen prijsstelling, meerdere bijeenkomsten houden binnen het bedrijf (met management, teamleiders en afzonderlijk met elk team), verschillende presentaties houden voor elke potentiële doelgroep.
3. Rechtsaf. Deze aanpak bevindt zich ergens tussen de eerste en tweede optie in: er wordt een studie uitgevoerd van 5-7 bedrijven in een segment, er wordt een begrijpelijk concept voorbereid, er wordt één presentatie of landingspagina gemaakt. Er wordt een algemene vergadering gehouden waarop de belangrijkste informatie over de verkoop van de dienst wordt gecommuniceerd.

Om te voorkomen dat een medewerker te weinig of te veel doet bij het op zich nemen van een taak, gebruik je een checklist - een genummerde lijst met stappen die genomen moeten worden om een ​​resultaat te bereiken. Het is vooral handig om checklists te gebruiken als u er niet zeker van bent dat de medewerker 100% begrijpt hoe u dat moet doen taak, - hij had bijvoorbeeld nog nooit zoiets gedaan. Als je te lui bent om te schilderen, maak je dan klaar voor optie nummer 1 en nummer 2. Je maakt het later af, of de medewerker besteedt zijn tijd en die van het team aan onnodige handelingen.