12 tips van experts om u te helpen op koers te blijven
Gemengde Berichten / / October 13, 2021
Overwerk is een symptoom van een slechte planning.
Seth Godin
Ondernemer, econoom, auteur van The Purple Cow en andere marketingbestsellers
De reputatie van iemand die altijd op tijd klaar is, is veel waard. Maar het ontstaat niet vanzelf, gewoon omdat je heel hard je best doet, niet genoeg slaapt en over het algemeen als een paard werkt. Al het bovenstaande zijn extreme maatregelen voor iemand die niet weet hoe te plannen.
Hier zijn enkele belangrijke principes om u te helpen de werklast te beheren en uw project op tijd af te ronden.
1. Realiseer je dat het niet halen van deadlines altijd een persoonlijke keuze is.
Er zijn gebieden waar bijna de enige manier om een goed project te krijgen, is om tegen de klant te liegen dat je de taak sneller aankunt dan je concurrenten. Maar onthoud dat werken in zo'n branche alleen jouw keuze is. En als het is gebeurd, is het de moeite waard om te accepteren dat de deadlines onvermijdelijk worden gemist en dat je te maken krijgt met angst en andere onaangename emoties.
2. Overweeg de mogelijkheid van verandering
Aangezien het allemaal neerkomt op persoonlijke keuze, overweeg dan een andere branche - een branche waar het halen van deadlines wordt verwacht en gewaardeerd. Daarin kun je de voldoening krijgen dat je beloften nakomt en mensen ten goede komt.
3. Maak geen valse deadlines
De verleiding is groot, want een vroege deadline lijkt een goede stimulans: alle teamleden zullen hun taken nauwkeurig voltooien voordat de echte deadline komt. Maar mensen zijn anders. Men luistert naar je woorden en doet echt alles op tijd. En de ander beschouwt de datum die u hebt opgegeven als slechts een aanbeveling.
Een efficiëntere zet is om het vanaf het begin uit te leggen personeelwat precies wordt bedoeld met de deadline en wat de gevolgen zijn als je het allemaal samen doorbreekt. En de valse deadline is zoiets als een beroemd verhaal over een jongen die vergeefs roept: "Wolves!" Toen hij echt werd aangevallen, kwam niemand te hulp.
4. Laat wat tijd over
Doe geen beloften aan partners en klanten op basis van interne deadlines. Een project dat geen tijd over heeft, loopt waarschijnlijk vertraging op. Niet mogelijk, maar zeker. Hoe langer de periode tussen de oplevering van het project en de oplevering aan de klant, hoe groter de kans dat u binnen de deadline past.
5. Waardeer de moeite die je erin steekt
Het is duurder om iets op tijd te doen dan hetzelfde te doen in een "wanneer het lukt"-formaat. En als je niet breekt deadlines, behandel het dan als een waarde die in uw loon moet worden opgenomen. Gebruik dan het verdiende geld om ervoor te zorgen dat je de volgende deadline niet mist.
6. Vertel jezelf het belangrijkste probleem
Om deadlines te halen, heb je een systematische aanpak nodig om te plannen en stap voor stap vooruit te gaan. Als je constant aan het snijden bent of opbrandt op de vervaldatum van het project, heb je hoogstwaarschijnlijk een systemisch planningsprobleem. En het moet worden aangepakt.
7. Herzie de opdracht indien nodig
Het slechts gedeeltelijk uitvoeren van het afgesproken werk, alleen maar om de deadline te halen, is natuurlijk een verloren zet. Het is veel competenter om constant in contact te zijn met de klant en, indien nodig, de opdrachtvoorwaarden samen te herzien door afzonderlijke blokken te verwijderen of toe te voegen. “Nu zullen we dit doen, maar dit zal in de volgende versie zijn” is een volkomen acceptabele boodschap. Zeker als mensen verwachten het product op tijd te ontvangen.
8. Verdeel de wereldwijde deadline in meerdere lokale
Als je een groot, vertakt project hebt, is het niet verstandig om één deadline te stellen: je komt zeker niet op tijd. Het is beter om de totale deadline op te splitsen in 10-15 tussenliggende. Zo krijgt u inzicht in de voortgang van het bedrijf en kunt u reageren op lokale vertragingen voordat het te laat is.
9. Verwacht geen hoeveelheid in te nemen
Het mythische concept van "man-maand" is een serieuze valkuil. Negen mensen zullen, zelfs met zeer grote inspanningen, niet in staat zijn om binnen een maand een kind te baren en te baren. Het zal niet altijd mogelijk zijn om een project te versnellen door meer medewerkers aan te nemen.
Als je het probleem van deadlines op deze manier oplost, dan is dat hoogstwaarschijnlijk je bent niet op tijd. Overweeg een alternatief: zorg voor een voldoende aantal mensen in elke fase van het project, en deze fasen lopen, indien mogelijk, parallel.
10. Als iets van tevoren kan worden besloten, doe het dan
Wanneer u slechts één persoon nodig heeft om elke fase van een project goed te keuren, is het onwaarschijnlijk dat u meerdere processen parallel kunt laten lopen. Maar als er vooraf een strakke specificatie wordt opgesteld, zijn veel zaken voor aanvang van het project al goedgekeurd.
11. Scheid zaken van emotie
Als je het hebt over het naderen van een deadline, komt de discussie vaak neer op vertrouwen, schaamte en waardering voor ieders inspanningen. Om dergelijke discussies effectief te laten zijn, is het beter om systemische complexiteiten uit elkaar te halen en te vertrouwen op echte gegevens in plaats van emoties.
12. Zwijg niet over problemen
Dergelijke moeilijkheden zullen niet vanzelf worden opgelost. In een moderne wereld vol boodschappers en andere communicatiemogelijkheden, is er geen technische reden waarom de manager niet op de hoogte kan zijn van de voortgang van het project en de problemen die zich voordoen, evenals het team.
Lees ook🧐
- Vergaderingen plannen om ze effectief te maken
- Hoe u snel en gemakkelijk een week kunt plannen met behulp van een lopende lijst
- 5 redenen om van deadlines te houden