Hoe u taken kunt vereenvoudigen, zodat u kunt stoppen met uitstellen en meer gedaan kunt krijgen?

Hoe meer je moet doen, hoe moeilijker het wordt om te beginnen. En hoe moeilijker het wordt om te starten, hoe meer we besparen. De oplossing voor het probleem is om alles te vereenvoudigen wat je kunt. Tenminste, dat vindt Greg McKeon, schrijver en businesscoach die bij Google en Facebook werkte.

In het boek Moeiteloos. Maak het makkelijker.” McKeon legt uit hoe je succesvol kunt zijn en niet opbrandt. Met toestemming van de uitgeverij "MYTH" publiceert Lifehacker het achtste hoofdstuk, dat vertelt over manieren om taken te vereenvoudigen.

---

In februari 1998 kwam Peri Hartman in Seattle uit Uit een gesprek met Peri Hartman op 17 april 2020. van het vijf verdiepingen tellende bakstenen gebouw waarin het Amazon-magazijn was gehuisvest om Jeff Bezos en Shel Kafan te ontmoeten, de eerste werknemer en directeur van digitale ontwikkeling van het bedrijf. Nadat hij een paar huizen was gepasseerd, ging hij naar een kleine pub op de beroemde Pike Place Market om alles met hen te bespreken tijdens het diner.

Bezos Ik maakte de afspraak omdat ik veel aan het nadenken was over bestellen bij mijn snelgroeiende online winkel, wat op dat moment niet erg eenvoudig was. Om een ​​bestelling te plaatsen, moest de koper een lange procedure in meerdere fasen doorlopen, wat toen natuurlijk was voor online bestellingen.

De pagina waar u de naam moet schrijven - klik met de muis. De pagina waar u de eerste regel van het adres moet schrijven - klik. Plaats, postcode, type kredietkaart, kaartnummer en vervaldatum. Om het factuuradres te schrijven, moest ik nog een paar formulieren op verschillende pagina's invullen - klik, klik, klik! Afleveradres - klik nogmaals. Destijds was er geen functie voor automatisch aanvullen, dus het kan een paar minuten duren om een ​​aankoop te voltooien.

Tijdens het diner zei Bezos: Richard L. Brandt, One Click: Jeff Bezos en de opkomst van Amazon.com (New York: Portfolio / Penguin, 2011). : “We moeten het bestelsysteem minder omslachtig maken. Zodat de koper het product zonder enige moeite kan bestellen. Het enige wat je hoeft te doen is erop klikken - en je bent klaar."

Hartman herinnert zich die dag en zegt dat de taakomschrijving glashelder was: "Het doel is vereenvoudiging." Bezos begreep: "Hoe meer stappen je neemt om af te rekenen, hoe meer tijd ze [kopers] hebben om van gedachten te veranderen. Als je alles zo regelt dat de gebruiker in één klik een aankoop kan doen, zal hij het waarschijnlijker doen."

In die tijd was het idee van online winkelen nog nieuw en waren veel mensen bang om online te winkelen. De lange procedure van het invoeren van gegevens en klikken met de muis was onhandig en veel vervelender dan wat iedereen gewend was: ga naar de kassa en geef de kaart aan de kassier. Elke keer het adres, de kaart en het rekeningnummer moeten afdrukken, was de moeilijkheid en het probleem. Er was een grote doorbraak voor nodig om alles met één klik te vervangen.

Tegenwoordig lijkt de aankoopbeslissing met één klik voor de hand liggend voor ons. Maar dan Hartman, geschoold en gepassioneerd programmeur, besteedde twee of drie maanden aan het stroomlijnen en vereenvoudigen van elke stap van de bestelling, en het kwam niet eens bij hem op dat een aankoop met één klik kon worden gedaan. "Niemand heeft het gedaan", legde hij uit. - Jeff stelde voor: "Laten we het doen." En dat hebben we gedaan."

Amazon heeft uitgegevenMike Arsenault, "Hoe waardevol is het 1-Click-patent van Amazon? Het is miljarden waard, "Rejoiner, geraadpleegd op 15 oktober 2020. een octrooi met één klik bestellen dat haar al bijna 20 jaar een enorm voordeel geeft ten opzichte van de concurrentie. Deze ene innovatie kan niet genoeg worden benadrukt: ze heeft een enorme bijdrage geleverd aan de ontwikkeling van online handel.

De gemakkelijkste stappen zijn de stappen die u niet doet.

Ik was verbaasd dat Hartman elke stap van het afrekenproces maandenlang had vereenvoudigd zonder er zelfs maar aan te denken stappen verwijderen en vereenvoudigen het proces zelf. Dit komt omdat er een enorm verschil is tussen de twee benaderingen.

Zo simpel als de stap is, is het makkelijker om geen stappen te zetten.

Toen mijn zoon 12 was, maakte hij het zijn doel om lid te worden van de padvinders voordat hij 14 werd. Het doel was ongetwijfeld erg ambitieus, maar we hebben het samen opgepakt en de voortgang gevierd. Vlak voor zijn veertiende verjaardag begon hij aan het eindproject, waarin een team van 40 een persoon moest een omheining van 180 voet herbouwen - de vorige brandde een jaar geleden af ​​tijdens branden in Californië. De zoon hoefde alleen maar een projectverslag te schrijven. Het lijkt een gemakkelijke taak, maar na twee jaar onafgebroken werken, was dit onderdeel van het project waar we zo moe van werden dat het gemakkelijker werd. uitstellen.

We zijn van tevoren aan het project begonnen en tegen de tijd dat het enthousiasme weg was, waren we al halverwege het doel. Maar het tweede deel van het project leek ons ​​meer bang te maken dan het eerste. We bleven nadenken over hoe we het rapport verder konden verbeteren: een voorwoord vol levendige en nauwkeurige details, tientallen foto's, professioneel ontwerp. Ook het feit dat we de pakkende projecten zagen van andere verkenners die er urenlang over bogen, zorgde voor olie op het vuur. (of beter gezegd, waar hun ouders zich urenlang mee bezighielden), en de lat in termen van inspanning werd steeds hoger en hoger boven.

Het project liep dus vast. Zodra we eraan dachten om weer aan het werk te gaan, werd het meteen ondraaglijk. Dagen gingen door zonder enige vooruitgang te boeken. Twee weken later begon ik toevallig de processen van vereenvoudiging in complexe structuren te bestuderen. En toen drong het tot me door: we maakten het project te ingewikkeld. Door er zoveel stappen aan toe te voegen, ook mentaal, hebben we onszelf zelfs een volgende stap moeilijker gemaakt.

Dus toen we een stap terug deden, vroegen we ons af wat de minimale stappen moeten worden genomen om het werk te voltooien. We hoefden voor het rapport geen speciale houten band te maken. U hoeft niet absoluut alle afbeeldingen op te nemen. We hoefden niet bij elke foto kilometerslange beschrijvingen te schrijven of een ongebruikelijke omslag te bedenken. Het voorwoord van het rapport is geen levenslange taak.

Kortom, we hebben een algemene lijst samengesteld van echt belangrijke stappen: print 20 zinnen of citaten. Print ze uit. Snijden. Plak op papier. Print een omslag. Voeg drie scheidingstekens in. Schrijf en print een essay van drie pagina's dat alleen duidelijke antwoorden geeft op de gestelde vragen. Neem het rapport mee naar kantoor en geef het af. Klaar!

Een belangrijk project voor mijn zoon ging in slechts een paar dagen van de "freeze"-fase naar de laatste, omdat we het minimale aantal stappen hadden geïdentificeerd en voltooid. Mijn zoon werd een week voordat hij veertien was padvinder.

Deze aanpak werkt natuurlijk niet alleen bij Scout-projecten. Stel jezelf gewoon een one-size-fits-all vraag die je zal helpen ondraaglijke hoofdpijn te voorkomen en je op weg te helpen met belangrijke maar schijnbaar ongelooflijk moeilijke of verwarrende taken.

Voor alle duidelijkheid: het specificeren van het minimum aantal stappen betekent niet "het klikt" of iets doen waar je niet trots op zult zijn. Alleen onnodige stappen zijn niet nodig. Door ze te elimineren, zal je energie kanaliseren naar het voltooien van het project. Op elk gebied zal het beëindigen van de zaak vele malen beter zijn dan het toevoegen van overbodige stappen die geen waarde toevoegen aan het project. En de oplevering is gewoon iets om trots op te zijn.

Om ergens succesvol in te zijn, moet je het voltooien.

Extra inspanning is niet altijd nodig

Mijne school mijn beste vriend besteedde minder tijd aan studeren dan ik, en zijn cijfers waren beter. Wat is het geheim? Toen de leraar hem vroeg om iets te doen, deed hij precies wat van hem werd gevraagd, en niets meer. Ik ging verder: ik las meer dan gevraagd; op zoek naar meer informatie dan nodig was.

Ik deed zo mijn best om het programma te vol te maken dat er geen energie meer over was voor het programma zelf. Extra inspanningen leveren bij uiterst belangrijke zaken (bijvoorbeeld na een chirurgische ingreep, een extra ingreep doen om geen infectie in de wond te brengen) is één ding. En het is heel wat anders om onnodige, kunstmatige accenten toe te voegen.

Ik heb een regel voor mezelf afgeleid: eAls je wordt gevraagd om x te doen, is dat geen goede reden om y te doen. Als je bijvoorbeeld wordt gevraagd om een ​​presentatie te schrijven, dan is dit geen goede reden om dia's met video's, leuke afbeeldingen en tonnen informatie te maken. Hoe vaak moest je kijken? presentaties met te veel dia's of te veel woorden op elke dia? Of zit er misschien te veel in? Wil je echt dat iemand in jouw schoenen staat?

Een slimmere aanpak demonstreert Lodewijk V. Gerstner, Jr., Who Says Elephants Can't Dance (New York: Harper Business, 2003), 43. klein maar essentieel voor IBM's radicale koerswijziging. Lou Gerstner, die net de functie van CEO had overgenomen, nodigde topmanager Nick Donofrio uit om op de algemene vergadering het woord te voeren. Gerstner herinnert zich: “Destijds was het standaardformaat voor elke belangrijke vergadering bij IBM een presentatie met behulp van hightech projectoren en grafische afbeeldingen. Nick was net naar de tweede dia gegaan toen ik erheen ging en de projector uitzette, in een poging het in deze situatie zo beleefd mogelijk te doen. Na een lange ongemakkelijke pauze zei ik: 'Laten we het gewoon over uw zaken hebben.'

De meeste presentaties zouden alleen maar over 'praten over zaken' gaan. Kortom, de volgende keer dat je een verslag moet schrijven, een presentatie moet voorbereiden of een marketing gimmick, verdrijf de verleiding om onnodige toevoegingen in te voegen. Ze leiden niet alleen jou af, maar ook de luisteraars. Nu, bij het voorbereiden van een presentatie, bereid ik zes dia's voor met minder dan tien woorden.

De behoefte aan extra inspanning die verder gaat dan wat nodig is om de primaire taak te voltooien, is uiterst zeldzaam. Het is beter om alleen een verplicht programma uit te voeren dan helemaal niets te doen.

Begin helemaal opnieuw

Toen het topontwerpteam van Apple een ontmoeting had met Steve Jobsom het ontwerp te presenteren van wat iDVD werd (dit verouderde hulpprogramma stond toe) gebruikers branden muziek, films en digitale foto's van computer naar schijf), wachtten ze dat de baas bewonderen. Het was een prachtig gebruiksvriendelijk ontwerp, en hoewel het programma verschillende functies en kenmerken had, waren de ontwerpers waren er trots op hoe ze erin slaagden de originele versie van het product te vereenvoudigen, waarvoor de handleiding er duizend kostte Pagina's.

Maar heel snel kwam het team erachterFarhad Manjoo, "Invincible Apple: 10 lessen van het coolste bedrijf waar dan ook", Fast Company, 1 juli 2010.dat Jobs iets anders in gedachten had. Hij liep naar het schoolbord, tekende een rechthoek en zei: 'Hier is een nieuw programma. Ze heeft één raam. U sleept de video naar dit venster, klikt op de knop "Opnemen" - en dat is alles. Hier gaan we wat aan doen."

Mike Evangelist, een van de productontwerpers, was diep geschokt. Hij zei: "Ik heb nog steeds de dia's die ik voor die vergadering heb voorbereid - ze zijn ongelooflijk lastig." Pas later, terugkijkend, zag hij duidelijk dat 'alle andere functies alleen interfereerden'. Wat hem volgens Evangelist het meest schokte, was dat hij en zijn team het verkeerd begrepen het proces zelf. Ze begonnen met een ongelooflijk complex product en probeerden het te vereenvoudigen, en Jobs ging van de andere kant. Hij begon van nul en bedacht hoeveel stappen er minimaal nodig waren om het resultaat te bereiken.

We zijn zo gewend aan de complexiteit van alle processen in ons leven dat we zelden proberen te twijfelen aan de noodzaak ervan.

Zo ben ik tijdens het schrijven van dit boek een podcast begonnen. Aanvankelijk bestond de instructie die ik naar elke gast zou sturen uit 15 stappen.

1. Registreer u op Zencastr.com en voer uw gegevens in.
2. Gebruikersnaam: XYZ.
3. Wachtwoord: ABC.
4. Volg de link in de e-mail van Zencastr die kort na registratie naar uw e-mail zal komen.
5. Als u Chrome gebruikt, kunt u voor een betere videokwaliteit Zencastr toestaan ​​u meldingen te sturen.
6. Voeg een bladwijzer toe aan Zencastr (klik op het sterpictogram aan de rechterkant van de Chrome-menubalk) om stap 3 te beveiligen.
7. Bevestig de microfoontest door op Pass te klikken.
8. Als het niet werkt, klik dan op het pictogram in het midden onderaan de soundbar met je naam om erachter te komen wat het probleem is, klik op de link en los het probleem op.
9. Bevestig alsjeblieft dat je me kunt horen en dat we kunnen communiceren via Zencastr.
10. Volg de link in Zoomper e-mail naar u verzonden; het moet ook in de eerste letter staan.
11. Zodra ik je in Zoom de kamer binnen laat, zet je meteen de microfoon uit.
12. Zet video om in Zoom.
13. Zodra ik Zoom- en Zencastr-opname heb ingeschakeld, bevestig je dat je het opnamepictogram in beide programma's ziet en zeg je hallo tegen iedereen.
14. En hier gaan we!
15. Aan het einde van de sessie logt u uit bij Zencastr voordat u het venster sluit.

Zelf was ik het beu om deze handleiding te lezen. Wat kunnen we zeggen over de gasten, die dit allemaal punt voor punt zullen moeten doen!

En ik begon vanaf nul. Ik vroeg mezelf af: "Wat is het minimale aantal stappen dat een persoon moet nemen om contact met mij op te nemen via Zencastr?" Nadat ik het antwoord had geformuleerd, heb ik de instructies ingekort.

1. Volg de link die u per e-mail van Zencastr heeft gekregen na registratie.
2. Ik zorg zelf voor de opname, en je hoeft alleen maar mee te chatten.

Hier is het! Slechts twee eenvoudige stappen. Als dingen in je leven te veel stappen omvatten, probeer dan helemaal opnieuw te beginnen. En als u de weg kunt effenen voor hetzelfde resultaat, hoeft u alleen maar minder stappen te zetten.

Maximaliseer de stappen die u niet neemt

In februari 2001 ontmoetten 17 vrijgevochten mensen elkaar in Snowbird, een skiresort in Utah, hoog in de Wasach Mountains. Ze gingen ontspannen, praten, eten, skiën en over software praten. Het resultaat van hun gesprekken is nu belichaamdJim Highsmith, "Geschiedenis: het Agile Manifesto", Agile Alliance, 2001. in een bekend document genaamd "Manifest" soepele ontwikkeling software". Daarin formuleerden ze een set regels voor het ontwikkelen van betere software om het werk voor de gebruiker gemakkelijker te maken door obstakels en interferentie weg te nemen.

Een van de 12 principes van het Manifest stelt:Agile Manifest Fundamentele Principes: "Eenvoud - de kunst om onnodig werk te minimaliseren - is essentieel." Dit betekent dat het doel van ontwikkeling is om een ​​product te maken dat de gebruiker nodig heeft, en als dit: kan worden bereikt door minder lange code en minder extra functies, dan is dit precies wat je nodig hebt binnenkomen.

Hoewel dit principe van toepassing is op softwareontwikkeling, kunnen we het aanpassen aan onze dagelijkse leven, bijvoorbeeld: "Eenvoud - de kunst van het maximaliseren van de stappen die niet worden genomen - is uiterst noodzakelijk." Met andere woorden, hoe belangrijk ons ​​doel ook mag zijn, we moeten onze inspanningen alleen richten op het essentiële. Elke kleine stap kost ons een gemiste kans, en het elimineren ervan geeft ons meer tijd, energie en cognitief middelen die zijn gericht op de echt belangrijke taken.

Je zult er versteld van staan ​​hoeveel schijnbaar moeilijke doelen kunnen worden bereikt en hoeveel moeilijke taken in slechts een paar stappen kunnen worden opgelost. zoals schrijft Andy Benoit, Andy Benoit's Touchdown 2006: alles wat u dit jaar moet weten over de NFL (New York: Ballantine Books, 14 juli 2006). sportcolumnist Andy Benoit slaagden de meeste genieën "niet omdat ze moeilijke raadsels oplosten, maar omdat ze een pad volgden van niet-herkende eenvoud."

Moeiteloos is een geweldige gids voor mensen die meer willen doen in minder tijd. Maar het boek zal ook degenen helpen die moe zijn van eindeloos rennen en vervelende zaken.

Koop een boek