Hoe effectief gebruik maken van de automatische antwoorden op e-mail
Tips Leren En Werken / / December 19, 2019
Madden of de auto-antwoorden op uw brieven in de stijl van "Hallo, op het moment dat ik kan niet uw brief te beantwoorden." Vooral wanneer alle lichten en het antwoord nodig "gisteren". Deze reacties irritatie bij mensen en andere negatieve emoties, en de redenen waarom u nu niet kan reageren op het verzoek, dat ze absoluut niet schelen.
© foto
Om nogmaals niet te ergeren mensen, ervoor zorgen dat ze het begrijpen en misschien een glimlach, kan een beetje standaard antwoorden bewerken.
Vermijd de voor de hand liggende
Om te beginnen, te beginnen met het antwoord, dat is meer vervelend en alles wat je niet mag worden gebruikt.
Ik ontving uw brief. Ten eerste is dit niet helemaal waar. Omdat de brief is gedaald in de doos, maar als je het hebt gezien of gelezen - is een andere vraag. Als je niet lezen, dan ofwel genegeerd, of je hebt wel wat beters te doen. En dat is waarom het nog vervelender.
Ik lees uw brief zo spoedig mogelijk. Laat dergelijke antwoorden zijn zeer riskant. Ten eerste, elke persoon heeft zijn eigen idee tijdsbestek "kortst mogelijke tijd". Ten tweede, het verlaten van de volgende antwoorden voor iedereen die u een brief stuurt in de warme periodes van je werk, laat je mensen hoop om een antwoord op deze te krijgen "zo snel mogelijk." Beantwoord de vele brieven van deze periode is gewoon niet realistisch. En mensen worden beledigd, geïrriteerd en boos.
Dank u voor uw bericht. Hoffelijkheid - Het is goed. Maar wat is het gebruik van uw "dank u" als je nog niet over de brieven beantwoorden? Mensen nemen de tijd om u een brief te schrijven, en in ruil daarvoor ontving een standaard brief van dank en rust. Het blijkt dat je niet alleen niet reageren op hun brieven, maar ook bleek zeer onoprecht zijn.
Gelieve verwachten een antwoord binnen 24-48 uur. Dit antwoord is minder irriterend en kan meer nuttig zijn, omdat de man aangeeft bepaald tijdsbestek. Maar als je weet dat nog steeds niet over de tijd, is het beter om een dergelijke auto-reply te weigeren of een andere tijd - minder dan duidelijk. Zoals "verwachten een antwoord binnen 3-5 dagen."
Probeer om te ontwaken in de mens goedmoedige
Dat wil zeggen, kies een antwoord dat niet zou veroorzaken irritatie en laat de persoon in een goed humeur. Je zou het niet nodig om een auto-responder te gebruiken, als u dat nog niet werden beladen met het werk. Dat is ongeveer het en het moet gezegd worden in het bericht. Om mensen begrijpen dat je niet kunt beantwoorden, niet omdat ze te lui of je niet kan schelen wat daar geschreven. En omdat je een goede reden voor.
Schrijf iets als - "Op dit moment ben ik erg druk aan het werk en hebben geen tijd om berichten te laten verwerken. Maar om uw brief zo snel als ik kan beantwoorden. Dank u voor uw geduld en begrip. "
Op het einde, als het antwoord is zo belangrijk, dat de persoon kan gewoon bellen en ontdek alles wat u nodig heeft, voor een minuut.
gebruik humor
Humor naar de plaats en echt helpt glad over de situatie. Soms enkele glimlach, en alles in één keer op zijn plek valt, en de frustratie en woede verdwijnen. Probeer het gebruik van het in uw auto-reply. Vergeet niet hier dat iedereen een gevoel voor humor en een aantal antwoorden lijkt misschien niet helemaal zo belachelijk. Daarom is een grapje gemakkelijk en over algemene onderwerpen.
Dit kan iets als "Ik ben bedekt met een lawine van werk. Zodra het reddingswerk op te graven me uit het puin zal worden afgewerkt, zal ik uw brief lezen en beantwoorden, "etc.
Beknoptheid - de zus van talent
Auto-antwoord moet niet erg lang zijn (of hij gewoon niet lezen tot het einde, plus je ook weg te nemen de menselijke tijd, die wordt verwacht een normale reactie in het geval is) en, idealiter, bestaan uit drie punten:
1. Deze brief is een auto-respons.
2. De reden waarom het op deze e-mail is verzonden.
3. Verdere acties van de ontvanger van de brief. Bijvoorbeeld, je bent op vakantie, en gedurende deze periode kunt vervangen zus-en-zo, in alle zaken verwijzen: naam en contactgegevens van uw plaatsvervanger.
Als je benadering van dit probleem creatief en correct schrijven van al deze automatisch antwoord zal niet langer ergeren ontvangers. Vooral als je daar gelaten menselijke contacten, die in uw afwezigheid lost alle problemen.
bonus tip
Kevin Rose, wiens postvak wordt opgevuld een ongelooflijk aantal e-mails per dag, instellingen wijzigen, en creëerde de "faillissement van de filter." Soms, ondanks onze inspanningen, we missen belangrijke berichten. Kevin stelt daarom voor om een auto-responder dat een dergelijk bericht verstuurt na twee weken te maken:
"Uw e-mail (adres) wordt niet binnen 14 dagen geopend. Om tot een minimum beperkt de accumulatie van e-mails, werd geplaatst in het archief. Als u nog steeds wilt het antwoord te krijgen, drukt u op «Antwoord» (antwoord) en uw bericht wordt automatisch in de wachtrij volgens prioriteit worden geplaatst. Dank je wel. "
Dit is zeker niet de meest beleefd antwoord, maar als je niet bezig met rapporten om u te overweldigen, kan het een grote hulp. Ten eerste, de persoon weten dat zijn brief niet werd verwijderd of gelezen en onbeantwoorde geven u; ten tweede, als het belangrijk is voor hem, hij zal opnieuw herinneren aan zichzelf door een bericht in de wachtrij om te lezen; en ten slotte, ten derde, je excuses voor wat er is nog geen tijd gehad om de brief te lezen.