10 manieren om uw werkkalender zo efficiënt mogelijk te maken
Gemengde Berichten / / June 14, 2022
Neem de tijd om problemen op te lossen en geef timemanagement op.
Welke succesvolle duetten ken jij? Batman en Robin, chips en voetbal, Olivier en Nieuwjaar. Weet je wat nog meer goed samen gaat? Uw agenda en productiviteit. Serieus, probeer slechts één ding te verbeteren zonder het andere te verbeteren - het is onwaarschijnlijk dat u zult slagen. Hier zijn enkele manieren om van uw werkkalender een effectief hulpmiddel te maken om uw doelen te bereiken.
1. Plan een vakantie om problemen op te lossen
Iedereen heeft lopende taken om te voltooien of projecten om te starten om bijvoorbeeld het bedrijf van hun dromen op te bouwen. Maar we vinden hier zelden tijd voor.
Een eenvoudige formule zal het probleem helpen oplossen: tijd × maximale concentratie op één taak. Als er niet genoeg tijd is, is het noodzakelijk om de concentratie nog meer te verhogen. En hiervoor moet je alle afleiding verwijderen.
Begin met te vragen wat je moet leren om vooruit te komen in je carrière. Hoogstwaarschijnlijk zult u verschillende zeer grote taken bedenken die moeilijk te vervullen zijn bij gebrek aan vrije tijd. En hier komen we bij het belangrijkste - vakantie om belangrijke taken en problemen op te lossen. Zo organiseer je het:
- Reserveer 2-3 dagen of een andere hoeveelheid tijd in uw agenda die u zal helpen aanzienlijke vooruitgang te boeken.
- Voeg nog een dag toe. Waarvoor? Meestal overschatten we onze sterke punten.
- Concentreer je op dit moment volledig op de taak.
Behandel deze periode als een normale vakantie. Rond alle lopende werkprojecten van tevoren af. Waarschuw klanten of collega'sdat je tegenwoordig niet op kantoor zult zijn. Zet een autoresponder aan in je mail zodat niets je afleidt. Multitasking en sociale netwerken zijn ook ten strengste verboden. Jouw taak is om te focussen op werk en vooruitgang.
2. Plan een jaar vooruit
Een heel jaar vooruit plannen klinkt als een monumentale taak. Bovendien is het onmogelijk om nauwkeurig te voorspellen wat er in de toekomst zal gebeuren. Dit zijn natuurlijk allemaal hele goede argumenten. Een langetermijnplan kan echter de sleutel zijn tot goed tijdbeheer.
Dit betekent niet dat u de komende 365 dagen elke minuut moet opschrijven. Voeg alleen de essentiële zaken toe aan uw agenda: regelmatige vergaderingen, afspraken, verjaardagen, vakantie, reizen, evenementen en terugkerende taken. Deze aanpak zal helpen om stress te verminderen en ervoor te zorgen dat u elke dag aan echt belangrijke dingen werkt.
3. Creëer jouw perfecte week
Nu je je algemene plan hebt opgesteld, is het tijd om de zaken een beetje te verfijnen door je week te plannen. Dit kan elke zondag.
Traktatie planning hoe u het budget toewijst, alleen in dit geval moet u uw tijd toewijzen. En, net als bij geld, ga je het eerst 'uitgeven' in je plan, op papier opgeschreven.
Je kunt ook voor elke week onderwerpen bedenken - grote taken waar je de komende 7 dagen aan zult werken.
4. Vereenvoudig uw dagelijkse schema
Het heeft geen zin om een ingewikkeld en lang plan te maken, integendeel, hoe eenvoudiger hoe beter.
Sommige mensen gebruiken een schema waarbij je de drie belangrijkste taken van de dag moet benadrukken. Dit kan effectief zijn, maar deze methode heeft ook een aantal hiaten. U kunt bijvoorbeeld de verkeerde taken selecteren. Of het is onjuist om te bepalen hoe lang het duurt om ze te voltooien. Bovendien kunnen er altijd plotseling andere gevallen optreden, wat ermee te doen?
Het is gemakkelijk om een eenvoudig maar effectief plan te bedenken. Kijk naar de duidelijke dagelijkse roosterFoto van de dag: het dagelijkse schema van Benjamin Franklin / The Atlantic een van de grondleggers van de Verenigde Staten, Benjamin Franklin. Er was zelfs plaats voor goede gewoonten.
- Tune in voor de dag: douchen, ontbijten, persoonlijke taken, klaarmaken voor werk (3 uur).
- Ochtendtaken (4 uur).
- Analyse van lopende projecten en lunch (2 uur).
- Dagelijkse taken (4 uur).
- Diner, rust en einde van de werkdag (4 uur).
- Droom (7 uur).
Dit rooster kun je als sjabloon gebruiken en vervolgens aanvullen met je eigen taken.
5. Houd rekening met circadiaanse ritmes
In ieder van ons is er een speciale "klok" die energie door de dag verdeelt. Dit zijn circadiaanse ritmes. Ze ondersteunen basisfuncties in ons lichaam, zoals slaap en waakzaamheid. Als je ooit naar een stad of land bent gereisd met een andere tijdzone, dan begrijp je waarschijnlijk hoe moeilijk het is om je aan te passen aan een ander ritme.
Hetzelfde geldt voor de werkkalender. Probeer de taken erin te verdelen, afhankelijk van het circadiane ritme: het belangrijkste is om te plannen voor de middag of 18:00 uur, het gemakkelijkst - voor de vroege ochtend, 15:00 uur of de late avond. En het beste is om uw activiteitsniveau gedurende de dag bij te houden. U bent misschien productiever om middernacht dan om 12.00 uur.
6. Pauzes nemen
Velen van ons denken ten onrechte dat pauzes tijdverspilling is. Uiteindelijk is het beter om die 15-20 minuten aan belangrijke taken te besteden.
In feite is deze benadering van productiviteit al lang achterhaald. Bovendien kunnen regelmatige pauzes de efficiëntie aanzienlijk verbeteren. Maar ze moeten ook op een verantwoorde manier worden benaderd.
Plan pauzes van tevoren in, bij voorkeur volgens circadiaanse ritmes, en bepaal hoe je je vrije tijd gaat besteden. Bijvoorbeeld, Gaan wandelen buiten of ga sporten in de sportschool.
Het belangrijkste is om de gulden middenweg te vinden. Je moet de rest niet misbruiken, maar werken zonder te stoppen zal je geen voldoening geven. Stel een timer in voor je pauze en behandel het als een andere belangrijke vergadering of taak.
7. Stop met het gebruik van tijdmanagement
Het klinkt misschien contraproductief, maar de waarheid is dat tijd bijna niet te controleren is. U moet zich dus concentreren op wat u kunt controleren. Om jezelf en je agenda beter te maken, moet je op verschillende gebieden letten:
- Energie. In plaats van nieuwe uitdagingen aan te gaan, neem een pauze als je moe bent. Zo herstelt u energie en verhoogt u de efficiëntie.
- Prioriteiten. Zet ze in je agenda en werk eerst aan prioritaire taken. Verspil geen energie aan taken die kunnen worden gedelegeerd, opnieuw gepland of genegeerd.
- Brein. Neuroplasticiteit is het vermogen van de hersenen om nieuwe neurale verbindingen te maken en deze te herstellen. Hoe vaker je bepaalde taken oefent, hoe makkelijker het voor je wordt om eraan te werken.
- Essence. Verwijder onnodige rommel uit uw agenda, zoals taken die te klein zijn, en concentreer u op het essentiële.
- Focus. Dit is waar anders technologie. Bijvoorbeeld Pomodoro - 25 minuten werk en 5 minuten rust. Of de 52/17 regel - 52 minuten werken en 17 minuten pauze. Dit houdt je aandacht de hele dag vast.
- Emoties. Negatieve ervaringen zijn niet alleen storend, maar ook vermoeiend. Voeg leuke activiteiten toe aan je agenda en maak tijd voor zelfzorg. Zo voorkom je een burn-out.
8. Daag jezelf uit om van taak te veranderen
Zet om jezelf te motiveren agendaherinneringen aan op je smartphone of stel zelfs een gewone kookwekker in. Het belangrijkste is dat het geluid je niet irriteert, maar zachtjes aangeeft wanneer het tijd is om naar het volgende over te schakelen. Dit zal je helpen je aan je schema te houden zonder eerdere taken te onderbreken.
9. Wees niet bang voor spaties
Als je dingen zorgvuldig plant, zul je waarschijnlijk gaten in je agenda opmerken. En dit is absoluut normaal. Binnen redelijke grenzen natuurlijk. Als er een pauze van twee uur is tussen taken, is het het overwegen waard, maar een pauze van 30 minuten is heel natuurlijk. Gedurende deze tijd kunt u zich voorbereiden op een nieuwe vergadering, dringende zaken regelen, een moeilijke taak voltooien, mediteren, een paar rekoefeningen doen of uw voortgang voor de dag evalueren.
10. Vermijd patronen
Elektronische kalenders wijzen standaard een standaarduur toe aan elke taak, maar dit is niet de beste uitvinding. Er zijn veel dingen die in 30 minuten kunnen worden gedaan. En de belangrijkste informatie uit een werkvergadering past gemakkelijk in 15 minuten.
Vertrouw niet op normen - wijs zoveel tijd aan het werk toe als u echt nodig heeft.
Lees ook🧐
- 15 Google Agenda-functies die u ten volle moet gebruiken
- Waarom een agenda beter is dan een takenlijst
- Een kalender die alles op zijn plaats zal zetten in het leven