6 manieren om uw bedrijf te automatiseren en te stoppen met het controleren van elke stap van uw medewerkers
Gemengde Berichten / / April 04, 2023
Stel integratie tussen applicaties in en probeer chatbots uit om met klanten te communiceren.
1. Stap over op elektronisch documentbeheer
Papieren documenten nemen veel ruimte in beslag. Het is niet altijd handig om ernaar te zoeken, bovendien kan het benodigde contract verloren gaan of per ongeluk in verkeerde handen vallen. Daarnaast moet u geld uitgeven aan kantoorapparatuur, printpapier, post of koeriersdiensten. Automatisering kan deze problemen helpen voorkomen. Elke medewerker kan in het programma snel het gewenste document vinden, ermee werken en het naar de geadresseerde sturen, die het bestand direct ontvangt.
Workflow-services stellen u in staat wijzigingen in een document bij te houden en verschillende versies ervan op te slaan voor het geval u het origineel nodig heeft. U kunt ook de toegang voor specifieke medewerkers tot elk dossier configureren.
Over de juridische kant van de zaak hoeft u zich geen zorgen te maken. Wil een document geldig zijn, afstemmen gekwalificeerde elektronische handtekening. Haar ontvangen in een geaccrediteerd certificeringscentrum.
2. Probeer chatbots
Wanneer gebruikers in messengers schrijven, ze klaar wacht gemiddeld 45 seconden op een reactie. Een vertraging kan leiden tot het verlies van een klant. Maar het is duur om personeel te behouden dat 24 uur per dag verzoeken verwerkt. Een chatbot zal helpen - een virtuele gesprekspartner die veelgestelde vragen zal beantwoorden. Hij vertelt je bijvoorbeeld de spreekuren of oriënteert je op prijs.
Met een chatbot mis je geen verzoeken die na kantooruren binnenkomen. En bespaar tijd voor medewerkers die niet steeds dezelfde soort aanvragen hoeven te verwerken. Antwoorden daarop kunnen aan het botscript worden toegevoegd. Wanneer de klant een standaardvraag schrijft, herkent het programma de trefwoorden en geeft het antwoord terug. Bovendien kunt u de bot zo instellen dat hij om de e-mail van de klant vraagt. Zo vul je de basis aan voor reclamemailings.
Een speciale constructor, zoals Botmother of Salebot, helpt je bij het maken van een chatbot. Ze zijn geschikt voor alle populaire sociale netwerken en instant messengers, waaronder Telegram, VKontakte en Odnoklassniki.
3. Automatiseer de verkoop
Zelfs een kleine verkoopafdeling heeft een CRM-systeem nodig. Als elke medewerker een lijst met klanten bijhoudt in een apart document, kun je gemakkelijk contacten verliezen als de verkoper vertrekt. Bovendien is het moeilijker om het werk van een manager te controleren - er is nergens informatie te zien over het aantal oproepen en vergaderingen, afspraken met klanten.
Met een CRM-systeem kunt u een verkooptrechter bouwen en het pad van de klant controleren vanaf het eerste contact met het bedrijf tot het sluiten van de deal. U zult begrijpen wat een persoon leidt wanneer hij besluit een product te kopen, en u kunt zijn interesse voorzichtig stimuleren. In CRM kunt u alle gegevens over de klant opslaan en het communicatieproces regelen - oproepen, brieven, berichten in instant messengers. Als een medewerker op vakantie of ziekteverlof gaat, zal het voor een andere leidinggevende niet moeilijk zijn om de informatie te herstellen.
Daarnaast is het systeem eenvoudig werk te plannen. Stel bijvoorbeeld een herinnering in om op het beloofde tijdstip te bellen of maak een factuur. Zo weten u en uw medewerkers zeker dat zij geen klanten verliezen door het niet nakomen van afspraken.
4. Integratie tussen applicaties opzetten
Het helpt om niet dezelfde informatie in verschillende programma's in te voeren. Zo weet u zeker dat er niets verloren gaat en kunnen medewerkers van verschillende afdelingen makkelijker samenwerken.
U kunt het proces van gegevensoverdracht automatiseren met behulp van speciale toepassingen, zoals de Albato-service. Hiermee kunt u integratie opzetten tussen het CRM-systeem, instant messengers, analyseprogramma's en andere applicaties. U kunt de gewenste services uit de lijst selecteren en aangeven welke gegevens u wilt overzetten. Stel dat u het zo hebt ingesteld dat het leads van sociale netwerken naar het CRM-systeem stuurt.
5. Implementeer een PLM-systeem
PLM staat voor Product Lifecycle Management - productlevenscyclus. Het verwijst naar de volledige reeks processen, van het bestuderen van de behoeften van de klant tot het weggooien van een gebruikt product. Met het PLM-systeem kunt u het maximum aan gegevens over het product combineren - de creatie, promotie, verkoop. Alle afdelingen in de onderneming zullen in één omgeving werken en het zal gemakkelijker worden om informatie over te dragen. Daarnaast is het door de PLM-aanpak makkelijker om de verliezen te zien. Bijvoorbeeld overproductie of overmatige verplaatsing van materialen tussen afdelingen.
Dergelijke programma's zullen binnenkort in Rusland verschijnen. Bijvoorbeeld nu is in ontwikkeling het project van het eerste IT-platform voor bedrijfsbeheer, waarmee een PLM-aanpak kan worden opgezet. Het programma is bedoeld voor bedrijven die actief zijn op de markt voor consumptiegoederen - fabrikanten van voedsel, kleding, parfums of fournituren. De lancering van de eerste fase is gepland voor 2023 en het platform zal in 2025 volledig operationeel zijn.
6. Gebruik applicaties voor recruiters en HR
Het zoeken naar specialisten kan ook worden geautomatiseerd. Stel dat een algoritme op basis van kunstmatige intelligentie de analyse van cv's aankan. Hij zal geschikte kandidaten selecteren volgens de parameters die door het bedrijf zijn vastgesteld en een eerste interview per telefoon of zelfs video houden. In het laatste geval legt het programma de antwoorden van de sollicitant vast op video en evalueert deze met behulp van een machine learning-model. Bovendien kan ze de persoonlijke kwaliteiten van de kandidaat controleren: goodwill, openheid voor nieuwe ervaringen en andere. Zo'n taak kan bijvoorbeeld worden toevertrouwd aan het programma "Noord. AI".
Sommige programma's zijn geschikt voor onboarding van medewerkers. Op de eerste dag krijgt een beginner veel informatie en kan hij gemakkelijk in de war raken of iets vergeten. Gebruik een chatbot die veelgestelde vragen beantwoordt om dit te voorkomen. Dankzij hem zal een nieuwe medewerker zich niet ongemakkelijk voelen om een wifi-wachtwoord te vragen of te proberen te achterhalen op welke afdeling hij een werklaptop moet nemen.