Hoe de stijl van zakelijke correspondentie helpt om de juiste indruk te maken op de geadresseerde
Gemengde Berichten / / May 04, 2023
Stel je voor: je komt met een geweldig idee, besluit het te delen met je bazen of klanten, stuurt een brief of bericht naar de koerier. En aan de andere kant lezen en denken ze: "Nou, wat een domkop heeft dit geschreven!" Of: “Wat vervelend!” En ze besluiten je voorstel niet in overweging te nemen.
En je verveelt niet. En het idee was goed. Je hebt net de stijl gemist en de verkeerde indruk over jezelf gemaakt.
Wat zijn de schrijfstijlen
Correspondentiestijl kan worden gemeten op een schaal van gemoedelijk tot formeel.
Als we er langs lopen, benadrukken we bepaalde kwaliteiten, waarbij we verschillende afbeeldingen proberen. Hoe meer naar links, hoe meer nadruk wordt gelegd op openheid, oprechtheid, dynamiek. Hoe meer naar rechts, des te opvallender zijn de kwaliteiten die verband houden met onze positie, positie, status: conservatisme, degelijkheid, rationaliteit.
Verschillende situaties vragen om verschillende stijlen. Dit zijn de opties.
"Vriend" | Gewoon een man van de straat. Misschien is hij vrolijk en lief, maar de geadresseerde ziet hem niet als een professional die een belangrijke kwestie kan toevertrouwen. | Het zal gepast zijn in vriendelijke correspondentie, waar onze werkkwaliteiten niet belangrijk zijn: het belangrijkste is dat de persoon goed is. |
"Collega" | Nog steeds een persoon, maar nu al met een bepaald gewicht en autoriteit. | Geschikt om over je voorstel te vertellen aan de jongens van je projectteam. Ze zullen begrijpen dat je van hen bent, maar tegelijkertijd ben je ook een professional die het waard is om naar te luisteren. |
"Medewerker" | In de eerste plaats een gezagsdrager, maar toch "met een menselijk gezicht". | Handig om een aanbieding "omhoog" te sturen. Dankzij hem zal de leider je ernst, grondigheid en ervaring zien. |
"Leidinggevend" | Een invloedrijke functionaris voor wie al het menselijke al vreemd is. | Het kan handig zijn om met een aanbieding te solliciteren op "instanties", een openbaar bureau of een grote opdrachtgever met een formele bedrijfscultuur. |
Als je de stijl mist, is het gemakkelijk om alles te verpesten. Als we collega's bijvoorbeeld op dezelfde manier aanschrijven als ambtenaren aanspreken (“Ik stuur een voorstel om de tijd te verkorten om onze productiedoelen te vervullen"), dan zullen ze hoogstwaarschijnlijk besluiten dat we onze superioriteit willen tonen, uitgezonden. En het probleem zal niet worden opgelost.
En als we ons tot de baas wenden in de stijl van "Vriend" ("Er is een onderwerp over hoe we ons werk sneller kunnen doen"), dan zou kunnen denken dat een lichtzinnig persoon hem schrijft, die nauwelijks iets kan aanbieden Goed.
Hoe de stijl van correspondentie afhangt van het communicatiekanaal
Wij kunnen ons aanbod zowel per e-mail als per bericht sturen naar boodschapper. Het is echter belangrijk om te onthouden dat het laatste kanaal meer "menselijk", informeel is. En de stijl waardoor je eruitziet als een zakenman in een e-mail, kan pompeus en onnatuurlijk overkomen in een messenger. Daarom is het de moeite waard om bij het overschakelen van de post naar dit communicatiekanaal een halve stap op de schaal aan te passen.
Hoe taal de communicatiestijl beïnvloedt
Hoe behoud je de gewenste stijl in een brief of bericht? Allereerst is het de moeite waard om op te letten welke woorden en zinsdelen we kiezen.
"Vriend" | "Collega" | "Medewerker" | "Leidinggevend" |
Gespreksuitdrukkingen, jargon: "Er is een thema", "Cool", "Fix jambs" enzovoort. | Actieve omzetten: "Aangeboden." | Passieve wendingen: "Het werd gesuggereerd." | "Bureaucratische" woorden: "Voorzien", "Wordt uitgevoerd", "Gegeven", "Aanwezigheid". |
Informele oproepen: "Meisjes", "Jongens", "Masha, Sing". | Persoonlijke voornaamwoorden: "Wij bieden." | Gebrek aan persoonlijke voornaamwoorden: niet "Wij bieden", maar "Het bedrijf biedt aan". | Officiële inleidende zinnen: “Wij informeren”, “Wij informeren u”. |
Laten we schrijven "Onze jongens zijn geweldige kerels" - we zullen "Vriend" zijn. We geven aan dat "er uitstekende specialisten voor ons werken" - we zullen een "collega" worden. Als u schrijft "Professionele specialisten werken in het bedrijf", krijgt u "Werknemer". Welnu, als "Teamleden zich onderscheiden door de aanwezigheid van professionaliteit" - zullen we optreden als een "Official".
Wanneer communicatiestijl het gebruik van emoji toestaat, en wanneer niet
In moderne correspondentie formuleren we gedachten niet alleen met behulp van woorden. In de loop van grappige of droevige gezichten, harten en zelfs kak - emoji. En ze beïnvloeden ook de stijl van de auteur en de indruk van hem.
Met emoties zeggen we min of meer tegen de geadresseerde: "We zijn open, modern!" Daarom passen emoji bij de levendige en dynamische "Vriend" en "Collega". Bij gebruik van de tweede stijl is het beter om de "klassieke" opties te gebruiken: een smiley, een hart, een hand met een opgestoken duim. "Buddy" kan zich ook creatieve emoji zoals duivels en kak veroorloven.
Nou ja, serieuze 'werknemer' en 'collega' zullen worden gestoord door emoji: over wat voor degelijkheid en balans kunnen we praten als het bericht vol gezichten staat.
"Vriend" | "Collega" | "Medewerker" | "Leidinggevend" |
😈 💩 🤮 😜 | 😊 👍 🔥 ❤️ |
Laten we twee voorbeelden nemen met emoji.
1. We willen onze collega's blij maken met goed nieuws:
"Geweldig nieuws! 🔥 Onze afdeling heeft de eerste plaats behaald in de wedstrijd "Op Tijd naar het Werk". 👍De prijs is een grote chocoladewekker. Kom naar HRM. Iedereen krijgt een stukje! 😊»
We moeten er open, levendig en democratisch uitzien en daarom gebruiken we de stijl "Collega». En emoji's passen hier perfect bij.
2. We wenden ons tot het management met een serieus voorstel:
“Goedemiddag, Ivan Yurievich! 😊 Wij bieden aan om de mogelijkheid te bespreken om onze apparatuur te gebruiken om de productiecapaciteit van uw bedrijf te vergroten. 🔥»
En hier zijn de foto's niet op hun plaats. Het is belangrijk voor ons om er serieus en professioneel uit te zien, de "werknemer" -stijl is vereist - en emoji's passen daar niet bij.
Je moet vooral voorzichtig zijn in situaties die verband houden met negativiteit. We gebruiken vaak emoji om te laten zien dat we van streek zijn. Maar het effect kan worden teruggedraaid.
Laten we zeggen dat je dit hebt geschreven: “Goedemiddag Margarita! We zijn er net achter gekomen dat de fabriek uw bestelling niet op tijd kan verzenden. 🤷♀️ Het spijt ons heel erg! 😢»
Zal Margarita in ons verdriet geloven? Is geen feit. Voor velen is emoji nog steeds iets frivools, 'speelgoed'. En Margarita denkt misschien: “Hier zijn de bedriegers! Ze schrijven dat het hen spijt, maar ze tekenen zelf gezichten. Ze hebben geen spijt!"
Hoe de zinsbouw de stijl beïnvloedt
Om in de gekozen stijl te "passen", moet u ook letten op hoe zinnen in onze tekst zijn opgebouwd.
Er is altijd een "held" in de constructie - degene over wie of wat we het hebben. Meestal doet hij iets: bouwen, denken, schrijven, lezen... En daar kunnen we de lezer op verschillende manieren over vertellen.
Laten we eens kijken hoe het werkt, aan de hand van een regel uit het gedicht van Agnia Barto.
Het meest geschikte ontwerp voor zakelijke correspondentie: "De stier loopt, slingert". Daarin staat de "held" in het onderwerp (we hebben het onderstreept) en zijn acties worden aangegeven werkwoorden (vetgedrukt gemarkeerd).
Dit ontwerp is geschikt voor "Vriend", en voor "Collega", en voor "Werknemer". Bijvoorbeeld: "Managers bespreken een project in een vergaderruimte" of "De boekhouding heeft de salarissen berekend."
Als we ons gewicht en stevigheid willen benadrukken, kunnen we 1-2 zinnen met een ander ontwerp toevoegen: "De os presteert lopen en zwaaien."
Hier is 'held' nog steeds het onderwerp, maar de actie wordt nu aangeduid met een zelfstandig naamwoord. “Wandelen” is “lopen” geworden, “schommelen” is “wiegen” geworden. Voorbeelden van dergelijke voorstellen: “Managers bespreken het project in de vergaderruimte”, “De boekhouding heeft berekend salarissen».
Let op: in dit geval betalen we voor extra "gewicht" en degelijkheid met duidelijkheid. Met dergelijke zinnen wordt onze brief moeilijker leesbaar, dus het is beter om ze niet te misbruiken.
Dit is echter niet de limiet. Er is een meer formele constructie: "Lopen en zwaaien worden uitgevoerd door een stier." Daarin wordt de actie niet aangegeven door een werkwoord, maar door een zelfstandig naamwoord, en "held" is geen onderwerp. Voorbeelden van zinnen met deze constructie: “Het project wordt besproken door managers in de vergaderruimte” en “De salarisadministratie is gedaan door de boekhouding.”
Dergelijke zinnen zijn erg moeilijk te lezen. Ze worden geassocieerd met de lezer met de taal van bureaucraten - de griffier. Daarom mogen ze alleen worden gebruikt als we de brief uiterst formeel moeten maken. Bijvoorbeeld in een formidabele claim, een eis - zodat de geadresseerde voelt: dat is het, de grappen zijn voorbij, dan de rechtbank en de gevangenis.
Door deze of gene stijl te kiezen, zenden we een extra bericht uit naar de geadresseerde. Daarom is het beter om deze tool bewust te gebruiken, dan wordt het een effectief beïnvloedingsmiddel.
Lees ook🧐
- 13 dingen in zakelijke correspondentie die me gewoon kwaad maken
- Hoe e-mailcommunicatie te beveiligen: 6 tips
- Etiquette voor thuiswerkers: hoe u zich voorbereidt op een online vergadering