Waarom we nog steeds to-do lijstjes nodig hebben en hoe je er het meeste uit kunt halen

Waarom hebben we to-do lijstjes nodig?

Er is veel geschreven over de voordelen van takenlijsten. Sommigen verzetten zich echter nog steeds en houden er niet van om taken te structureren. Ze denken dat het hun creativiteit belemmert of hen ervan weerhoudt om overdag flexibel te zijn. Vanuit het oogpunt van de maker methoden GTD en auteur bestseller How to Get Things Done door David Allen, zulke mensen hebben het mis. Hij weet zeker dat iedereen met een drukke agenda maar zonder duidelijke structuur moeite zal hebben om alles te managen.

Het kan voor iedereen moeilijk zijn om aan een taak te beginnen en deze te voltooien, maar voor iemand beginnen de problemen zelfs eerder - in het stadium waarin u moet begrijpen wat precies zou gedaan moeten worden. Het lijkt erop dat dit het perfecte moment is om een ​​takenlijst samen te stellen. Dit beproefde systeem stelt ons in staat om onze tijd te respecteren, en het is prachtig in zijn eenvoud. U hoeft alleen maar alle taken in de juiste volgorde op te schrijven en ze vervolgens methodisch af te ronden en van de lijst te schrappen.

Als onze dagen minder druk waren, zouden we op ons geheugen kunnen vertrouwen. Een uitstekende psycholoog, een van de oprichters van de Faculteit Psychologie aan de Staatsuniversiteit van Moskou, Bluma Zeigarnik, merkte aan het begin van de 20e eeuw de obsessie van onze hersenen op met dringende taken en beschreef het effect, dat later ter ere van haar het Zeigarnik-effect werd genoemd: we herinneren ons beter wat we nog niet hebben gedaan dan wat we al hebben gedaan vervuld.

In 2011 wetenschappers uitgezochtdat hoewel onvoltooide taken ons afleiden, dit ons bevrijdt van angst als we gewoon een plan maken voor de uitvoering ervan. Studiedeelnemers presteerden slecht op een taak als ze de voorbereiding ervoor niet konden voltooien. Maar toen ze eenmaal een specifiek plan hadden opgeschreven om de voorbereidende fase te voltooien, vorderde het werk aan de taak veel beter. Volgens een van de auteurs van het onderzoek worden we zelfs efficiënter door alleen maar taken op te schrijven.

Handige to-do-lijstjes maken

Takenlijsten verlichten dus de angst voor de chaos van het leven, geven ons een plan om ons aan te houden en zijn het bewijs van wat we in een dag, week of maand hebben bereikt. Maar geen notities met de woorden "moeder" of "bank" zal niet helpen. Om lijsten nuttig te maken, moet je ze goed maken.

1. Voeg meer details toe

Wat is het doel van de taak? Moet je bellen, een brief sturen of persoonlijk afspreken om het af te ronden? Als je takenlijst niet duidelijk en beknopt genoeg is, is de kans groot dat je taken niet kunt prioriteren en uiteindelijk niets doet.

2. Stel realistische deadlines

U moet inschatten hoe lang elke taak zal duren om een ​​haalbare planning voor de dag te maken. Tegelijkertijd moet je er ook rekening mee houden dat je je op een gegeven moment te veel laat meeslepen door sociale netwerken of andere afleidingen waar je een zwak voor hebt.

3. Verdeel grote taken in kleine stappen

We zijn vaak bang voor grote projecten en stellen ze eindeloos uit tot later. De beste manier om dit te overwinnen is verdeling ze in kleine blokken die gemakkelijker te hanteren zijn. De taak 'een roman schrijven' klinkt intimiderend, terwijl de taak 'het eerste hoofdstuk schetsen' leuker is en daarom waarschijnlijker wordt voltooid.