Hoe u een nieuwe medewerker kunt helpen zich sneller aan te passen
Gemengde Berichten / / November 07, 2023
Eenvoudige tips die dit proces aanzienlijk zullen vereenvoudigen.
Wanneer begint aanpassing eigenlijk?
Belangrijke, maar niet voor iedereen voor de hand liggende informatie: de aanpassing van een nieuwkomer begint niet op de eerste werkdag, maar op de dag dat hij het aanbod accepteert. Vanaf dit moment begint zijn interactie met het bedrijf: de HR-afdeling, de veiligheidsdienst, enzovoort.
En in dit stadium begint de beginner al een idee te krijgen van de helderheid van interne processen, de echte toon. Dit betekent dat alle medewerkers met wie hij moet communiceren zo open mogelijk moeten zijn en klaar moeten staan om eventuele vragen te beantwoorden.
Het uiterlijk en de informatieve aard van het werkaanbod zijn overigens ook van belang. Hoe uitgebreider de informatie die het bevat, hoe gemakkelijker het voor iemand zal zijn om zich voor te bereiden op zijn eerste werkdagen.
We hebben bijvoorbeeld een volwaardig merkdocument dat onze waarden, voordelen en positionering weerspiegelt. Ook worden alle arbeidsvoorwaarden en aanvullende individuele “broodjes” gedetailleerd beschreven: salaris, uurrooster, vrijwillige ziektekostenverzekering, opleidingsmogelijkheden op kosten van het bedrijf, bedrijfsevenementen, enzovoort.
Hoe u zich van tevoren kunt voorbereiden op een nieuwkomer
Denk na over de eerste dagen van de medewerker tot in het kleinste detail. Schrijf een tijdlijn voor kennismakingsgesprekken en plan deze direct in kalender. Bijvoorbeeld:
- welkomstpresentatie van HR;
- registratieproces op de HR-afdeling;
- het team leren kennen;
- het vaststellen van KPI’s voor een proefperiode;
- tussentijdse gesprekken met HR en één-op-één met de manager;
- een samenvatting van de resultaten van de proeftijd.
Naast deze basisactiviteiten kunnen en moeten er uiteraard nog andere worden toegevoegd. Zo houden wij maandelijks op topniveau – in de letterlijke zin van het woord – bijeenkomsten van nieuwkomers met oprichters van bedrijven, waar zij elkaar aan een ronde tafel leren kennen en vragen uitwisselen.
Meestal deelt iedereen daar zijn eerdere ervaringen, praat over zijn hobby's en interesses, opleiding en in het algemeen over al het andere. We praten ook over de vorming van het bureau vanaf het moment van de oprichting en bespreken ontwikkelingsplannen en nog veel meer.
Daarnaast leggen we tijdens deze bijeenkomsten uit dat de deuren van elke medewerker, inclusief topmanagers, nieuwkomers zijn open en kunnen te allen tijde direct contact met ons opnemen met vragen, suggesties, opmerkingen, verzoeken.
Waarom is nauwe communicatie tussen de nieuwkomer en HR belangrijk?
Onze medewerker krijgt voor de gehele proefperiode zijn persoonlijke HR-manager toegewezen beantwoordt alle vragen met betrekking tot regels, werk- en evenementenschema's en papierwerk. Ook met niet-standaard verzoeken kunt u bij hem terecht.
Weet u niet met wie u contact moet opnemen? Kom naar de HR-afdeling.
Zij zullen u zeker antwoorden of u doorverwijzen naar de juiste specialist. Daarnaast kan de medewerker feedback delen met de HR-manager over hoe het met hem gaat op de nieuwe plek.
Hierdoor sluiten we op deze manier twee taken tegelijk af. Ten eerste nemen we fundamentele en administratieve zaken uit handen van de direct leidinggevende. En ten tweede voorzien we de nieuwkomer van twee relatief onafhankelijke curatoren: zijn baas en HR.
Waar moet je nog meer op letten bij het voorbereiden op de release van een newbie?
Wat je ook zegt, ze worden begroet door hun kleding, dus een nieuwkomer merkt meteen het comfort en de functionaliteit van het kantoor op specifiek zijn werkplek, de kracht en moderniteit van de geleverde apparatuur, de beschikbaarheid van plaatsen voor lunch en koffie pauze.
Zorg er dus voor dat u van tevoren alles voorbereidt wat u nodig heeft - van een computer tot een briefpapierset. Zo zijn wij altijd geïnteresseerd met welk materieel een medewerker gewend is te werken. Ook bereiden we een merkwelkomstpakket voor (agenda en briefpapier) en denken we na over de locatie van de werkplek.
Daarnaast verzorgen wij gedetailleerde rondleidingen kantoor en praat al in de fase van de laatste interviews over nuttige locaties in de buurt.
Hoe je een nieuweling soepel onderdompelt in processen en taken
Het is heel belangrijk om een nieuwkomer niet “in open water” te gooien en hem gedurende het hele aanpassingsproces te begeleiden.
In de eerste weken is het belangrijk dat de manager of mentor praat over alle systemen en processen die in het bedrijf bestaan. In ons geval is er voor elke positie of blok met posities een aparte handleiding, die al deze informatie weergeeft.
Het bevat ook een beschrijving van hoe en waar taken worden vastgelegd, standaardtijden voor projectoplevering en invoergegevens over het documentstroomproces.
Separaat krijgt iedere nieuwkomer een training over het werken met ons CRM-systeem, waarin projecten worden uitgevoerd.
Al deze activiteiten worden zo uitgevoerd dat hij aan het einde van de proefperiode geen administratieve problemen meer heeft en zijn acties zo georganiseerd mogelijk zijn en niet worden gedupliceerd.
Wanneer een nieuwkomer de hele interne keuken perfect begrijpt, zal hij in de toekomst bij de uitvoering van zijn hoofdtaken niet langer worden afgeleid door procedurele en bureaucratische kwesties. Hierdoor werkt het sneller en efficiënter.
Welke doelen moet je stellen?
Zelfs in de aanwervingsfase is het belangrijk om het verantwoordelijkheidsgebied en de taken van een bepaalde werknemer te bepalen. Een grote fout is om dit pas te doen nadat het is uitgebracht. Vooraf opgestelde en transparante KPI’s voor de proefperiode zullen het aanpassingsproces zoveel mogelijk versnellen.
Neem hiervoor de tijd en schrijf op welke resultaten en binnen welk tijdsbestek je van de nieuwe medewerker verwacht. Onze managers denken bijvoorbeeld vooraf in de aanwervingsfase na over de rol en het verantwoordelijkheidsniveau voor elke functie, en dit alles wordt vastgelegd in Miro. Op deze manier vermijden we chaotische onderdompeling in taken, wat betekent dat we het werk van een beginner aanzienlijk vereenvoudigen.
Iedereen weet dat KPI’s meetbaar en haalbaar moeten zijn. Dat wil zeggen, als je iets onmogelijks of te ambitieus stelt doel als hij helemaal aan het begin een nieuwe medewerker is, is de kans groot dat hij bij het nastreven van haar alle basiskennis, regels en processen die in het bedrijf bestaan, zal negeren.
En hierdoor zal hij in de toekomst met veel moeilijkheden en kritiek te maken krijgen, wat betekent dat hij snel gedemotiveerd zal raken en opbranden.
Wij zijn van mening dat het belangrijkste doel van een nieuweling tijdens de proefperiode is om zich erin te verdiepen bedrijfsprocessen, idealiter inzicht in de positionering van het bedrijf, concurrentievoordelen, essentieel gevallen enzovoort. En dit is precies waar we op vertrouwen bij het stellen van doelen voor deze periode.
Welke rol speelt een mentor?
De mentor speelt een van de sleutelrollen in het aanpassingsproces. Dit is een senior ervaren medewerker die de nieuwkomer de eerste maanden begeleidt. Of misschien later. Leg alle nuances van taken uit, help met advies, benadruk de juiste manieren om problemen op te lossen en wees eenvoudigweg een voorbeeld van hoe te handelen en reageren in verschillende situaties.
In ons stageprogramma is de mentor de hoofdpersoon. Sinds voor de jongens zonder ervaring wij zijn de eerste werkgever in het leven, mentor = mentor = rolmodel.
Bovendien is het erg belangrijk dat de mentor wordt "aangeklaagd" en vrijwillig de bescherming van de nieuwkomer overneemt, dus leg een dergelijke functie niet op aan bestaande werknemers. Dit zou een stimulans moeten zijn voor hyperloyaliteit en succes.
We selecteren in eerste instantie medewerkers die de waarden van het bureau delen als mentoren.
De meesten van hen zijn zelf ooit als stagiair bij ons gekomen, dus het is niet nodig om hen het belang en de waarde van deze rol uit te leggen.
Bovendien heeft het bedrijf cijfers en een van de voorwaarden om naar een nieuw niveau te gaan is een welgemanierde stagiair of nieuwkomer. Natuurlijk hebben we ook een kleine materiële bonus voor de meest succesvolle mentor. Maar dit is verre van de belangrijkste motivatie.
Hoe u een medewerker aan het team introduceert
Dit is een zeer belangrijke fase. En er bestaat niet één recept voor een succesvolle integratie, omdat alles sterk afhangt van het team. Er zal dus een individuele aanpak nodig zijn.
Als uw team uit actieve, extraverte verkopers bestaat, organiseer dan een klein kennismakingsspel en vraag hen om zichzelf op een creatieve manier voor te stellen aan de nieuwkomer. Als het team bestaat uit introvertIT-specialisten, soms kun je eenvoudigweg één algemene officiële bijeenkomst organiseren, waar de jongens de verantwoordelijkheidsgebieden bespreken en hun harde vaardigheden bespreken. En dit zal voldoende zijn voor een comfortabele werkinteractie.
Daarnaast vragen we de nieuwkomer bijvoorbeeld vooraf een paar interessante weetjes over zichzelf te vertellen. En we gebruiken deze informatie om een apart bericht voor te bereiden voor het interne Telegram-kanaal, waar we altijd de release van nieuwe jongens aankondigen.
Ook de meest creatieve managers zullen deze informatie in de toekomst graag gebruiken.
Als iemand bijvoorbeeld zegt dat hij van zingen houdt, waarom gaat dan niet iedereen op de eerste vrijdag samen naar karaoke?!
Het is in ieder geval erg belangrijk om het hele team vooraf te waarschuwen voor de komst van een nieuwkomer en te vertellen wat je van plan bent aan hem te delegeren. Neem hem mee naar alle interne evenementen - van 's ochtends koffie drinken tot samen op stap gaan. Zo voelt hij direct de sfeer van jouw bedrijf en wordt de verbinding met collega’s versneld.
Waarom is het belangrijk om feedback te geven?
Iedereen weet dit, maar niet iedereen doet het nog steeds. De aanpassingsperiode voor een newbie is stressvol. Daarom is het erg belangrijk dat de mentor leidinggevende en HR “meten regelmatig de temperatuur”, waren geïnteresseerd in de stand van zaken en deelden tijdig hun observaties en opmerkingen.
Misschien was de medewerker vroeger gewoon gewend om bepaalde taken op een bepaalde manier uit te voeren en werd hij daar geprezen om deze aanpak, maar bij jou is dit een grove overtreding. U moet geen negativiteit ophopen en “stijlen” opschrijven vóór de volgende geplande vergadering. Bouw vanaf dag één een open en constructieve dialoog.
Wat u moet doen als u nog steeds geen verbinding tot stand kunt brengen
Dit gebeurt ook. Zelfs als alle bovenstaande punten efficiënt zouden worden geïmplementeerd, bestaat het risico dat de nieuwkomer u na de proefperiode alsnog verlaat.
Er kunnen veel redenen zijn: zowel objectief (kan het tempo niet aan, is niet in de vereiste mate betrokken, is niet loyaal aan het bedrijf en collega's) en subjectief (past nog steeds niet bij de sfeer, wil nog steeds volledig op afstand werken, wil nog steeds niet zijn secretaris).
Misschien pasten jullie in deze fase van jullie ontwikkeling niet bij elkaar en ontmoeten jullie elkaar weer. Of misschien moet je gewoon conclusies trekken en verder gaan.
In dit stadium is het allerbelangrijkste om een reeds opgebouwde relatie niet te verpesten en, zoals bij elke scheiding, alle mogelijke groeipunten te bespreken om er gezamenlijk aan te werken. fouten. Zowel van de kant van het bedrijf als van de persoon die het uitzendbureau op proef verlaat.
Wij beschikken over een zogenaamde exit-bot, die wij bij ontslag naar iedereen sturen. Het bevat vrij duidelijke, eenvoudige vragen, bijvoorbeeld: ‘Welke moeilijkheden bent u tegengekomen?’, ‘Wat kunnen we verbeteren?’, ‘Hoe was uw relatie met uw manager?’ en anderen. Wij analyseren en verwerken elke vragenlijst. Dit vervangt echter geen persoonlijke communicatie.
Hoe kun je anders zorg tonen voor medewerkers?💼
- Wat moet u doen als uw werknemer een burn-out heeft?
- Wat is het voordeel van een eigenaarsmentaliteit bij medewerkers en hoe creëer je deze in je team?
- 10 tips over hoe een manager relaties met medewerkers kan opbouwen