Workshop: professionele organisatie van evenementen - cursus 17.490 roebel. van Specialist, opleiding, Datum: 5 december 2023.
Gemengde Berichten / / December 08, 2023
Na 2020 hebben hybride en online evenementen een stevige plaats in de evenementenbranche ingenomen. Professionele omscholing van specialisten op het gebied van evenementenorganisatie is vereist.
Je bestudeert de organisatie van evenementen per formaat en type in offline, online en hybride evenementenformaten, verwerft projectwerkvaardigheden en tools waarmee je los alle praktische taken op, van het ontwikkelen van een evenementenconcept en budgettering tot strategische zakelijke beslissingen en het verkrijgen van maximale efficiëntie resultaten.
Je raakt vertrouwd met de basisprincipes van het creëren van evenementen met formaten als: zakelijk evenement, zakelijk evenement, beursproject, persevenement, marketingevenement, MICE-evenement. Krijg een idee van elk format op basis van doelen en doelstellingen, en vervolgens de technische mogelijkheden van de nieuwste prestaties, ontdek trends op elk gebied, u kunt versterk uw budgetteringsvaardigheden, krijg voorbeelden van echte documenten die nodig zijn voor de uitvoering van activiteiten en u kunt dit alles al tijdens de cursus toepassen oefening.
Tijdens het trainingsproces, dat plaatsvindt in de vorm van ontwerpworkshops, verwerf je vaardigheden in het ontwikkelen van evenementenprojecten. In elke les los je echte casestudies op, en aan het einde van de training heb je 5 evenementen die je in je portfolio kunt plaatsen. Je ontwikkelt onder andere spreekvaardigheid in het openbaar door je projecten te verdedigen en leert de geheimen van het maken van een succesvolle Power Point-presentatie.
De cursus is bedoeld voor specialisten die onder meer verantwoordelijk zijn voor het organiseren van een breed scala aan evenementen voor het bedrijf (reclamemanagers, evenementenmanagers, HR- en interne communicatiemanagers, officemanagers) en uitzendkrachten die in opdracht van bedrijven evenementen organiseren en aansturen aannemers.
Cursuspubliek:
Je leert:
Evenementconcepten ontwikkelen, ideeën genereren, brainstormen.
Presenteer concepten, bereid voorstellen voor, creëer projectvisualisatie (uitnodigingen, teasers, banners, decoraties, geschenken).
Organiseer en plan het werk van het projectteam, modelleer evenementen, anticipeer op de logistiek via basisprojectdocumenten.
Analyseren en selecteren van aannemers.
Plan evenementenprojecten, budget.
Schrijf evenementenscripts, evenemententimings en ontwikkel projectlogistiek.
Creëer amusementsprogramma's voor het evenement (selectie van artiesten, presentatoren, promotors).
Creëer post-projectrapportage, vat de resultaten en effectiviteit van het evenement samen.
Module 1. Corporate events. Online en offline evenementen als hulpmiddel voor HR: echte projectcases als voorbeeld gebruiken (3 ac. H.)
Trainingsevenementen met het voorbeeld van een echt platform waarmee u het bedrijfsbeleid van het bedrijf kunt implementeren.
Werkplan voor het organiseren van een bedrijfsevenement.
Online teambuilding en offline teambuildingprogramma's. Voorbeelden van geïmplementeerde cases over teambuildingprogramma's. Verschillen in organisatie.
Bijzonderheden over het organiseren van een Galadiner op bedrijfsevenementen.
Werken met briefings en technische specificaties (technische specificaties) voor videoproductie van reportagevideo's en andere bedrijfsfilms.
Budgettering. Het principe van het maken van een offerte voor een bedrijfsevenement.
Efficiëntie. Een voorbeeld van een evenementenevaluatiesysteem door de deelnemers en de klant. Werken met deelname aan bedrijfsevenementen door medewerkers te betrekken bij het organiseren van het evenement en andere benaderingen.
Oefenen: de docent verdeelt de deelnemers in projectteams en geeft een opdracht voor de ontwikkeling van een bedrijfsevenement in offline en online formaten. Deelnemers lossen problemen op en presenteren de resulterende gebeurtenis aan het publiek.
module2. Zakelijke evenementen. Zakelijke evenementen: offline en online projectcases (3 ac. H.)
De belangrijkste klanten van online bedrijfsformaten van evenementen.
Werkplan voor het organiseren van een zakelijk evenement.
Kenmerken van het houden van webinars: werkplan, locaties, platforms.
Online conferenties: voor- en nadelen, trends, voorbeelden van cases.
Budgettering.
Integratie van online tools in zakelijke evenementenformaten.
Efficiëntie. ROI. Evenementenpsychologie als hulpmiddel voor efficiëntie bij het organiseren van een evenement.
Oefenen: de docent verdeelt de deelnemers in projectteams. Elk team bereidt een opdracht voor de “klant” voor om een online zakelijk evenement te ontwikkelen. Deelnemers voltooien deze taak in de “Thuis”-modus en ontvangen van de docent een analyse van de voltooide activiteiten.
module3. Marketingevenementen. Online-evenementen als hulpmiddel voor de marketingafdeling (2 ac. H.)
Identica en key visual als belangrijkste hulpmiddel voor marketingactiviteiten.
Evenementpromotie: evenementenwebsite, landingspagina, targeting, e-mailmarketing.
Sponsorevenementen en sponsoring.
Principes voor het construeren van scenario's voor marketingevenementen. Voorbeelden van vluchten van projecten in offline en online formaten.
Bijzonderheden over het organiseren van evenementen voor netwerkmarketing, automerken, schoonheidsindustrie en andere bedrijfssectoren.
Oefening: De docent verdeelt de deelnemers in projectteams en geeft een opdracht voor de ontwikkeling van een marketingevenement. Deelnemers lossen problemen op en presenteren de resulterende gebeurtenis aan het publiek.
module4. Tentoonstellingsprojecten (2 ac. H.)
Doelen en effectiviteit van deelname aan tentoonstellingen.
Tentoonstellingsformaten.
De belangrijkste fasen van voorbereiding op deelname aan de tentoonstelling in offline en online formaten.
Varianten van standbouw met voorbeelden van gerealiseerde evenementen.
Productie/merchandising in het kader van een beursevenement.
Tentoonstellingen online. Platformen en middelen voor het creëren van virtuele beursstands.
Budgettering. De belangrijkste kostenposten bij het organiseren van de bouw van een beursstand.
Praktijk: de docent verdeelt de deelnemers in projectteams en geeft een opdracht voor het ontwikkelen van een beursstand en het uitvoeren van aanvullende activiteiten voor deelname aan de beurs. Deelnemers lossen problemen op en presenteren hun resultaten aan het publiek.
module5. Evenementen voor de pers (2 ac. H.)
Online/offline evenementenformaten.
Technische en inhoudelijke ondersteuning voor persevenementen.
Regels voor het werken met de media. Inhoud van de persmap.
Een plan opstellen voor de organisatie van een evenement aan de hand van het voorbeeld van een van de persrondleidingen.
Fasen van de implementatie van het project “Persconferentie”.
Oefening: deelnemers moeten het budget voor een persevenement berekenen.
module6. MICE-evenementen (4 ac. H.)
Wat geldt voor MICE-evenementen? Welke diensten vallen onder de MICE-sector?
Wie is er geïnteresseerd in MICE-evenementen en waarom, wie is de belangrijkste klant.
Doelen en doelstellingen van MICE-evenementen.
2 sleutelbegrippen: creativiteit en logistiek. Onderdelen van het evenement: creativiteit, locatie, logistiek, team, technische ondersteuning, details.
Hoeveel mensen doen mee aan het evenement? Het combineren en scheiden van de functionaliteit van verschillende specialisten in MICE.
Evenementformaten, hun doel, combinatie en compatibiliteit afhankelijk van de doelgroep (extern of intern).
Routeberekening, keuze van transport. Voorbeelden van complexe gevallen en oplossingen bij overmacht.
Regionale en nationale kenmerken bij het werken met leveranciers en klanten (bijvoorbeeld Griekenland, Frankrijk, België, de VS. China).
Waaruit bestaat de prijs van een vliegtuig? Ticketboekingsklassen. Beperkingen. Charters en lijnvluchten.
Treinen, watervervoer.
Overdrachten: wanneer ze nodig zijn, hoe de tijd te berekenen. Waaruit bestaat de overdrachtsprijs?
Werk met de groep vóór de reis, onderweg, bij aankomst.
Typologie van hotels (zakenhotels, stadshotels, strandhotels, skihotels, familiehotels, boetiekhotels); sterren, beoordelingen. Soorten kamers. Organisatie van de registratie in het hotel en het inchecken in de kamers. Vroeg inchecken en laat uitchecken. Werken met een groep in een hotel (administratie).
Zakelijk onderdeel van externe evenementen: beoordeling van de conferentiemogelijkheden van het hotel. Hall-beoordeling. Een zakelijk evenement organiseren buiten het hotel - selectie en evaluatie van een alternatieve locatie, afhankelijk van het formaat van het evenement (seminar, tentoonstelling, persconferentie, presentatie, teambuilding)
Catering: organisatie van hoofdmaaltijden, koffiepauzes. Diner in het hotel of catering? Een locatie kiezen voor catering.
Entertainmentgedeelte: het organiseren van een excursieprogramma. Waaruit bestaan de excursiekosten? Formaten en soorten excursies. Soorten teambuilding. Ceremoniële evenementen - organisatie van een galadiner.
Budgettering. Belangrijkste kostenposten.
Projectmanagement: verdeling van verantwoordelijkheidsgebieden: organisator, intermediair, gastheer, hotel, deelnemer aan evenement. Projectplanning in fases.
Efficiëntiemarkering.
Oefenen: de docent verdeelt de deelnemers in projectteams en geeft een opdracht voor de ontwikkeling van een MICE-evenement. Deelnemers ontwikkelen een project en presenteren het resulterende evenement aan het publiek.