12 van de meest voorkomende problemen met Excel en hoe ze op te lossen
Tips Van Technologie / / December 19, 2019
Layfhakera lezers zijn al vertrouwd met Denis BatyanovymWie met ons gedeeld Excel geheimen. Vandaag zal Denis praten over hoe de meest voorkomende problemen met Excel vermijden, hebben we zelf creëren vaak onafhankelijk van elkaar.
Onmiddellijk zeg ik, dat het materiaal artikel is bedoeld voor beginnende gebruikers van Excel. Power users al brandbommen danste in deze rake meer dan eens, dus mijn taak is om het te beschermen tegen deze jonge en onervaren "dansers".
Je hoeft niet tabelkoppen geven
Veel Excel-instrumenten, zoals sorteren, filteren, slimme tabellen, draaitabellen, - betekenen dat uw gegevens bevat kolomkoppen. Anders zal je ofwel niet in staat zijn om ze te gebruiken, of ze zullen werken is niet helemaal correct. Wees altijd voorzichtig om uw lijsten bevatten de kolomkoppen.
Lege kolommen en rijen in de tabellen
Het klopt Excel baten. Geconfronteerd met een lege rij of kolom in de tabel, begint hij te denken dat je 2 tafels in plaats van één. Je moet hem constant te corrigeren. Ook niet uw ongewenste rijen / kolommen verbergen in een tabel, is het beter om ze te verwijderen.
Op het ene blad is meer tabellen
Als dit niet de kleine tabellen met referentiewaarden, zodat je niet moet doen.
Je zal lastig zijn om volledig te werken met meer dan één tabel per vel. Als bijvoorbeeld een tafel is geplaatst naar links en de tweede van rechts, vervolgens filtreren dezelfde tafel zal de andere beïnvloeden. Indien de tafels zijn opgesteld boven elkaar, is het onmogelijk te gebruiken bevestigingsbereik, evenals een de tabellen moeten voortdurend zoeken naar en de productie van extra manipulatie om op te staan op haar tabelvorm cursor. Het is noodzakelijk voor u?
Deze kunstmatig een type zijn in verschillende kolommen
Heel vaak mensen die Excel weten voldoende oppervlakte-actieve stof om dit formaat van de tabel voorkeur:
Het lijkt ons onschuldig formaat voor het opslaan van informatie, sales agents en hun sancties. Zo'n tabel layout goed waargenomen door het menselijk oog, zoals is compact. Maar, geloof me, het is een nachtmerrie - proberen om gegevens uit dergelijke tabellen op te halen en ontvang tussentijdse resultaten (geaggregeerde informatie).
Dat dit formaat bevat twee dimensies te iets in de tabelU moet beslissen over de lijn, het aanraken van een tak, groep en agent. Wanneer je de juiste afvoer vinden, dan zou het zijn geweest om de rechterkant te zoeken, als hun lot hier. En dit "twee-dimensionaliteit" bemoeilijkt sterk het werk van een dergelijke tabel voor de standaard Excel gereedschappen - formules en draaitabellen.
Als u een draaitabel op te bouwen, zul je merken dat je niet kunt gemakkelijk de gegevens van het jaar of kwartaal, als de cijfers worden uitgevoerd op verschillende gebieden. U hoeft niet een veld hebben voor de omvang van de verkoop, die gemakkelijk kunnen worden gemanipuleerd en er zijn 12 afzonderlijke velden. We moeten een apart berekend veld handen te creëren voor het kwartaal en het jaar, hoewel, of het nu allemaal in één kolom, de overzichtstabel zou hebben het voor u gedaan.
Wilt u een standaard formule van het type optelling SUMIF (SOM.ALS) van toepassing zijn, SUMIFS (SUMIFS), SUMPRODUCT (SUMPRODUCT), zal het ook vinden dat ze in staat zijn om effectief te werken met deze regeling tafel.
Aanbevolen formaat van de tabel is als volgt:
Diversiteit van informatie over de verschillende bladen van het boek "voor het gemak"
Een andere veel voorkomende fout - het is het hebben van een soort van standaard formaat van de tafel en in de noodzaak van intelligentie op basis van deze gegevens, distribueren op aparte vellen van een Excel-werkmap. Bijvoorbeeld, creëren vaak afzonderlijke lijsten voor elke maand of jaar. Als gevolg daarvan, de hoeveelheid werk door daadwerkelijk analyseren van de gegevens vermenigvuldigd met het aantal vellen gemaakt. Het is niet nodig om dit te doen. Verzamel informatie op één vel.
De informatie in de commentaren
gebruikers toe te voegen vaak belangrijke informatie die zij nodig heeft, in een reactie op een cel. Houd er rekening mee dat er in de comments, kunt u alleen (als u kunt vinden). Get it in de cel moeilijk. Ik raad beter toe te wijzen aparte kolom voor commentaar.
Mess met het formatteren
Zeker niet toe te voegen aan uw tafel geen goed. Het ziet er walgelijk voor mensen die genieten van de tabellen. In het beste geval, is dit niet de waarde te geven, in het slechtste geval - zal denken dat je niet georganiseerd en slordig in het bedrijfsleven. Streef naar het volgende:
- Elke tabel moet een uniform format te hebben. gebruik opmaak slimme tabellen. Om de oude formaat met behulp van cel-stijl "Normal" te wissen.
- Laat de kleur van de hele rij of kolom niet selecteren. Markeer de stijl van een bepaalde cel of een bereik. Zorg voor een "legende" van uw ontslag. Als u een cel om verder te maken ze elke bewerking te selecteren, de kleur is niet de beste oplossing. Hoewel het sorteren op kleur en verscheen in Excel 2007, en in 2010 - filteren op kleur, maar de aanwezigheid van een enkele kolom met een duidelijke meerwaarde voor de daaropvolgende filteren / sorteren is nog steeds de voorkeur. Color - a-ding verworven. In de overzichtstabel, bijvoorbeeld, hoeft u niet te slepen.
- Maak er een gewoonte van het toevoegen aan uw tafel automatische filters (Ctrl + Shift + L) Beveiligen gebieden. Tabel wenselijk soort. Persoonlijk heb ik altijd woedend toen ik elke week ontvangen van de persoon die verantwoordelijk is voor het project, een tafel, waar er geen filter en veilige gebieden. Vergeet niet dat deze "kleine dingen" worden opgeslagen voor zeer lang.
cellen samenvoegen
Gebruik samenvoegen cellen alleen als dat zonder het in elk opzicht. Merges het erg moeilijk om het bereik waarin ze zijn opgenomen manipuleren. Problemen ontstaan wanneer je cellen te bewegen, als je cellen, etc. plakken
De combinatie van tekst en getallen in één cel
Pijnlijke indruk cel die een aantal augmented achter de tekst constante "RR." Of "USD", handmatig ingevoerd. Vooral als het niet een drukplaat en een vaste tafel. Rekenkundige bewerkingen dergelijke cellen natuurlijk onmogelijk.
De getallen in de vorm van tekst in een cel
Bewaar numerieke gegevens in een cel in de tekst formaat. Na verloop van tijd, een aantal van de cellen in deze kolom, wordt u in tekstformaat, en wat in het gewone. Vanwege dit probleem zal worden met de formules.
Als uw tafel zal worden gepresenteerd door middel van een LCD-projector
Kies de meest contrasterende kleurcombinaties en achtergronden. Het ziet er goed uit op de projector donkere achtergrond en lichte letters. De meest vreselijke indruk rood op zwart en vice versa. Deze combinatie van extreem lage-contrast blik op de projector - vermijden.
Excel-werkblad in pagina-modus
Dit is de modus waarin Excel laat zien hoe het blad zal worden verdeeld in pagina's bij het afdrukken. Pagina Borders in lichtblauw gemarkeerd. Ik niet aan te raden om voortdurend in deze modus, die veel werk doen, omdat in het proces gegevens uitvoeren naar het scherm een deel van de printer driver, en is in Afhankelijk van vele factoren (bijvoorbeeld een netwerkprinter en is niet beschikbaar) beladen podvisanie beeldvormingsproces en herberekening formules. Normaal functioneren.
Nog meer nuttige informatie over Excel, zie online Denis.