Hoe kunt u uw tijd plannen in de Notion, met behulp van GTD

Wat is GTD

Layfhaker herhaaldelijk gepubliceerde artikelen over de methodologie GTD - Getting Things Done. Ze kwam en in detail beschreven in haar boek business coach David Allen. In het kort, kan de basisregels van dit systeem als volgt worden omschreven:

1. Scan de gegevens. Noteer alle ideeën, doelstellingen en acties. Als je iets wat je kan nu niet doen, maak een merk, in plaats van te vertrouwen op het geheugen. Alles wat u schrijft, verzameld in de zogenaamde "map Inbox".
2. Orde handhaven. Als je de map met de "incoming taken" de inhoud ervan moeten organiseren, een soort dingen vullen in categorieën en het creëren van verklaringen en merkt op dat gewoon niets vergeten.
3. Identificeer prioriteiten. Elke taak moet een periode van de uitvoering en de mate van belang voor u om te weten wat eerst te doen hebt en wat kan wachten.
4. Houd alles bij de hand. De GTD is geen plaats voor het principe van "schrijf het daarna naar beneden." Uw to-do lijsten en notities moet altijd op je geest: uw computer, uw smartphone, tablet en andere apparaten. Dus, als het hoofd komt een interessant idee of je denkt aan een aantal echt ontgrendeld, kun je gewoon opschrijven. Wanneer een geschikte periode van uitvoering van een aantal taken, u een herinnering hebt, dank alomtegenwoordige kennisgeving.
   instagram viewer

Meer lezen over GDT kunt u in onze gids.

De techniek is goed voor zijn veelzijdigheid. De maker, David Allen, een paar ouderwets: onder "Inbox, Taken" bedoelt hij een echte papieren map. Hij heeft zelfs uitgeprint de e-mails en op het blad gerangschikt set.

Maar met dezelfde GTD met succes kan worden gebruikt voor de computer bestanden en mappen met behulp van dit systeem in combinatie met een service. Bijvoorbeeld met behulp van deze techniek, kunt u sorteren van de e-mails in Gmail, om de taak te schrijven in de "Google Spreadsheets"Of om volledige controle over hun leven door middel van Evernote. Ten slotte is in het kader van de GTD filosofie betoverde vele task managers als het zelfde Wunderlist.

En natuurlijk kan je de techniek te gebruiken in zo'n prachtige en veelzijdige programma, zoals de Notion.

Het is een hybride van «Google Docs», Evernote, Trello en zelfs een dozijn verschillende toepassingen. Notion kunt vrijwel alles wat je nodig hebt voor de baan. Notes, tafels, kennisbasis, lijsten, kanban boards, documenten heb - het programma heeft het allemaal. Zonde om het niet te gebruiken om uw zaken te organiseren op een GTD stijl.

En Maria Aldrich, business consultant, helpen enterprise managers te organiseren hun werk, het opzetten van een eigen systeem voor de Notion, op basis van de GTD. Deze bedrijfstijd ze deelde in zijn blog.

Hoe wordt GTD gebruiken in Notion

Ik ben niet erg goed georganiseerd. Dus toen ik hoorde over GTD David Allen, mijn leven letterlijk veranderd. Nu is het voor mij een soort religie. Ik geleidelijk bouwde zijn systeem, waardoor ik nog tijd, die werkzaam zijn in de gebruikelijke tempo me.

Ik word geleid door de praktijk, die heet "Weekly planning." Elke zondag (of maandag) toewijzen een uur om het plan van de komende week. Deze gewoonte helpt me om complexe problemen op te lossen door het breken ze in kleinere en meer beheersbaar. Daarom heb ik niet meer tijd heb, minder vermoeiend en gemakkelijker te concentreren op het werk.

Notion voor mij - iets als spel. In feite, voor het opzetten van het systeem kost tijd. Maar als het klaar is, de taken wordt het interessant, eenvoudig en snel.

Elke week, ik druk op de knop op de Notion, en voor me klaar om het schoon tafel verschijnt. Er is een lege sjabloonDie u zelf kunt ophalen en gebruiken.

Hier is een stap voor stap proces dat ik gebruik voor het plannen van uw taken met de hulp van Notion.

1. Verzamel uw ideeën

Neem 10 minuten om op te noemen en op te nemen in deze kolom al uw ideeën. Zij zullen zich tot de taken die u moet uitvoeren in de komende week.

1. Een lijst van al uw projecten die nog niet zijn afgerond.
2. Check out uw taken in de voorgaande drie maanden, te vinden onder de uitstaande hen.
3. Neem een ​​kijkje op uw kalender: misschien is er ook iets gepland.
4. Controleer uw papieren notitieblok, als die er is. Misschien zijn er ook enkele ideeën die u wilt verplaatsen in de Notion.
5. Vergeet niet, als er nog een aantal taken die je moet doen, of de mensen met wie je nodig hebt om te werken.

Verzamel al deze ideeën samen en zet ze in de eerste kolom. Dit is uw plan voor de komende zeven dagen.

2. Wijs de juiste acties

Het idee - het is niet slecht, maar er is geen actieve operaties zal het een idee blijven. Stel jezelf de vraag: "Wat moet ik doen om deze taak tot een einde te bevorderen?"

Bijvoorbeeld:

• Ga verder naar de inhoud van de site → Schrijf een ontwerp-sectie te vullen "About me".
• Een agenda publiceren van content → Trek de geheugenkaart voor de posten en een datum toe te wijzen.
• Om een ​​video blog → Schrijf een script roll.
• Maak kennis met Chris → Stuur hem een ​​e-mail met de datum en plaats van de vergadering.

Vergeet niet, als je nodig hebt om een ​​taak uit te voeren om meer dan één actie uit te voeren, moet u beslissen wat u gaat doen in de eerste plaats.

3. Installeer urgentie

Vervolgens moet u de urgentie van elke taak te bepalen. Het is noodzakelijk om zich te concentreren op de echt belangrijke dingen, in plaats van gewoon te doen een hoop werk.

Om te begrijpen waar het om gaat in de eerste plaats te gaan, heb ik een soort van ideeën in vier categorieën:

• belangrijktaken - dingen die ons dichter bij het bereiken van de doelstellingen te brengen.
• dringende taken - acties die onmiddellijke aandacht vereisen.
• Het zou niet te voorkomen - in die categorie worden verzonden geval, dat mag niet urgent en niet belangrijk zijn, maar de uitvoering ervan zou uw leven gemakkelijker te maken in de komende zeven dagen.
• kan wachten - dit zijn de taken die u kunt verplaatsen naar een andere week.

4. Bepaal het concentratieniveau

Ieder van ons, want het is triest om een ​​beperkt aantal toe te laten aandacht, Tijd en energie. Elke taak neemt een bepaald percentage van deze belangrijke bronnen. Daarom is de stemming geplande taak en wijs het bijbehorende nummer in de vierde kolom.

Bijvoorbeeld, schrijf een ruw ontwerp voor een blogpost heb ik op ongeveer 20% van de aandacht genomen. Een brief aan Chris in drie lijnen in de lengte - slechts 2%.

5. Wijs een prioriteit

Deze teek gemarkeerd taken die de tag "belangrijk" en hebben "urgent." Dat wil zeggen, ze moeten doen, wat er ook gebeurt. Dit is uw lijst van prioriteiten.

Wanneer u klaar bent met deze taken te selecteren, telt u de percentages van de vorige kolom om te zien hoeveel middelen die u zal besteden aan hen. Als het bleek meer dan 90%, dan heb je hun kracht overschat en afgebeten meer dan u kunt kauwen. Overdracht van de volgende week, of overwerkt en hebben geen tijd.

By the way, een handige tip: Notion stelt u in staat om de inhoud van de lijnen van de tabel te filteren - zodat u de prioriteiten kan kiezen.

6. Plan taak

Een vinkje in de volgende kolom geeft aan of de taak is gepland in uw agenda. Beslis wanneer u het te volgen, en het creëren van een gebeurtenis.

By the way, als je geen gebruik maken van «Google Calendar," of iets dergelijks, neem jezelf deze template Notion. Daar kunt u geplande taken voor de week te maken.

7. Delegeer de taak

Ja, u heeft hetzelfde aantal uren in een dag, hoeveel en Beyonce, maar ze heeft een enorme team van assistenten die het vuile werk voor haar te doen, zodat ze tijd meer heeft. Echter, als je ook iemand op wiens schouders u een aantal taken kan verschuiven, doe het en controleer de gedelegeerde taak vinkje in de juiste kolom.

8. compleet taak

Nou ja, alles is eenvoudig. Wanneer u uw project te voltooien of een taak uit te voeren, markeert u een vinkje in haar laatste kolom.

bonus

Een paar stappen die u zullen helpen om nog meer georganiseerd worden:

1. Bekijk uw uitgaven van de afgelopen week en het plannen van een begroting voor het volgende.
2. Denk na over uw menu voor de week, producten toe te voegen aan je boodschappenlijstje.
3. Tijdige verwerking van de map "Postvak IN" en uitzoeken alles wat er in de afgelopen zeven dagen had opgehoopt.
4. Plan ten minste een dag per week voor de oefening.

---

Vergeet niet dat GTD - is heel flexibel en kan worden aangepast aan uw wensen. Voel je vrij om de Notion templates aan te passen. Bijvoorbeeld, mijn column "Attention" Maria lijkt overkill. Genoeg voor mij tagging, dringende taak of niet. U kunt gemakkelijk verwijderen en voegen hun eigen kolommen. Dus heb ik een kolom gemerkt "Werk", "Thuis", "Creativiteit" en de andere taken sorteren op categorieën. U kunt dit doen op zijn eigen.

Probeer Notion →