Hoe maak je groep taken die nog tijd

Iedereen is al lang bekend dat multitasking is niet zo'n goede zaak: het maakt ons niet toe om effectief te concentreren op iets één.

Het ding is dat het overschakelen van de ene naar de andere taak duurt lang - het wordt ondersteund door onderzoekMultitasking: Omschakelingskosten. Mensen werken het meest effectief, het invoeren van de staat stromen: Volledig gericht op één sessie zonder afgeleid te worden om iets anders.

Helaas, te vangen de stroom blijkt niet altijd, omdat we voortdurend overspoeld met een heleboel verschillende dingen die onze aandacht vragen. Echter, er is een techniek die het mogelijk maakt om de verspilling van tijd en energie te minimaliseren om te schakelen tussen de verschillende activiteiten. Het heet "groep", of "bundelen" taken (task groeperen).

De essentie van deze methode zijn als volgt: u hetzelfde soort probleem te combineren in de zogenaamde pakketten, en voer ze in een menigte. Het is eenvoudig.

Waarom is het nuttig om groepstaken

Doe dingen willekeurig eenvoudigste manier: hoeft niet te baden met de planning, prioritering en andere boring. U herinnerde zich iets - en ze deden het. En stapte vervolgens over naar de volgende taak.

Dat is gewoon een dergelijke aanpak is niet erg goed voor uw vermogen focus. volgens een studieDe werkelijke kosten van MultitaskenGepubliceerd in het tijdschrift Psychology Today, een persoon verliest tot 40% van de capaciteit wanneer u schakelt tussen niet-gerelateerde taken.

Met andere woorden, als je eerst een rapport schrijven, en dan begin je te reageren op e-mails, en vervolgens ontleden van de papieren documenten, zoals Na zijn terugkeer naar het verslag, elke keer tijd proberen te concentreren op de nieuwe baan te verliezen, lijkt niet te vorige. Tom DeMarco, auteur van het boek "Menselijke factor: succesvolle projecten en teams"Verklaart dat een dergelijke" gear change "duurt maximaal 15 minuten, of zelfs meer.

Batch groeperen van taken maakt het makkelijker om van de ene activiteit naar de andere. De meer vergelijkbare uw doelstellingen, hoe beter, afwerking een, tot het nemen van de volgende.

Hoe kan batchverwerking taken gebruiken

1. Maak een to-do lijst

Allereerst, schrijf op wat je van plan om de lijn te doen in een eenvoudige lijst, door lijn. U kunt dit doen op papier of gebruik van meerdere applicaties om taken te beheren. Het belangrijkste ding - om fix alles. Ideaal besteden elke dag (of ten minste eenmaal per week) een beetje planning tijd.

2. Verdeel de taken in categorieën

Nu de lijst klaar is, breek alle elementen in categorieën. Ze kunnen verschillend zijn - kies wat je wilt. Het belangrijkste is om comfortabel en intuïtief.

Bijvoorbeeld, typt u "Reageren op e-mails" problemen of "Call collega's" in het hoofdstuk "onderhandelingen" en "Schrijf een artikel" en "make changes" in de sectie "Tekst". Maak een aparte categorie voor huishoudelijke taken, werktaken, winkels en ga zo maar door. Begeleide in een dergelijke geordende lijst zal het makkelijker zijn.

Een andere optie - Voor het verzamelen van taken in pakketten naar de plaats waar ze moeten worden uitgevoerd. Koppel bijvoorbeeld alle aankopen om de locatie van de "supermarkt" en werken het geval voor "Office" en ga zo maar door. Dus, als jezelf in de buurt van de winkel, zult u in staat om te kijken naar uw lijst en in een oogopslag alle aankopen die je nodig hebt.

3. bloktijd

Batchverwerking taken werkt goed in combinatie met de zogenaamde methode spertijd. Zodra gebroken stukken op de lijst met categorieën, selecteert elk van hen in het kader van een bepaalde tijd van de dag. En voeg de bijbehorende blok aan zijn kalender. Voor één keer enige eenheid die zich bezighouden met de zaken van dezelfde categorie, en negeer de anderen.

Een andere optie - te binden aan de Packaging Task populaire techniek Pomodoro. 25 minuten, ben je mee bezig, zonder afgeleid te worden van de taken van het pakket. rusten dan 5 minuten. Herhaal de cyclus met een andere groep van de gevallen.

4. Denk aan uw maximale productiviteit

Definieer de tijd van de dag wanneer je het meest productief. Voor de meeste mensen deze morgen, maar er zijn nachtbrakers, die gemakkelijker te concentreren in het donker. Vind uw maximale productiviteit en proberen om de taken van de prioritaire categorieën goed voor het uit te voeren.

5. Elimineer afleiding

Wanneer de opbrengst naar de volgende groep van taken, zorg ervoor dat je niet per ongeluk storen bericht of een telefoontje te doen. U kunt een specifieke tijd om de smartphone te controleren te selecteren. Zolang je taken uit te voeren van de ene categorie, maak je geen zorgen over de rest.

Welke taken kunnen worden samengevoegd tot groepen

In feite, in het algemeen, elke. Scott Young, een schrijver, een programmeur, een ondernemer en een grote fan van de batch processing taken, wat resulteert in20 Tips voor de verwerking dosering om tijd te besparen en Cut Stress Enkele voorbeelden:

• E-mail. Tim Ferriss, auteur van "Hoe tot 4 uur per week werkt"Ontvangt Soms 300 e-mails per uur. En ondanks dit volume, antwoordt hij ze slechts eenmaal per dag speciaal gereserveerd tijd alleen voor dit.
• Lezen. Lees iets er tussenin tijden is bijna nutteloos, omdat je nog weinig herinneren. Het is beter om te bepalen zelf wanneer u liever de informatie zorgvuldig te ontvangen, en maken de tijd om te lezen.
• Telefoongesprekken. Noteer de namen van de mensen die je nodig hebben om hun telefoonnummers en bellen in een lijst. Bel dan alle kandidaten van de lijst in een keer. Ten eerste, zult u niet worden afgeleid door telefoongesprekken weer. Ten tweede, zult u in staat om de tijd van de dag wanneer de mensen het minst druk en je kunt praten kiezen.
• Recreatie en ontspanning. Transfer alle entertainment - films, computerspelletjes, wandelen - aan het einde van de dag. Het smotiviruet u om het werk snel af te maken, en het zal gemakkelijker zijn om te ontspannen, wetende dat alle dingen nu al geconverteerd.
• Shopping trip. Voordat u het huis verlaat, verzamelen in een stapel van alle dingen, winkelen en boodschappen doen en uit te voeren ze in een keer. Zo kunt u de supermarkt, postkantoor en stomerijen bezoeken op hetzelfde moment. Het bespaart niet alleen tijd, maar ook benzine.
• Correspondentie in sociale netwerken. Neem een ​​uur in de avond om te chatten op het internet. En de rest van de tijd bij te houden klanten meldingen van sociale netwerken is uitgeschakeld.
• Koken. Het meest waarschijnlijk, je voortdurend niet genoeg tijd om iets te koken elke dag. Gelukkig heeft de beschaving ons een dergelijke eenheid gegeven als een magnetron. Hoogtepunt van de dag 1-2 om kant en klaar maaltijden de volgende week, en dan gewoon opwarmen.
• Repair. Komen samen en eindelijk al die kleine klusjes die zijn wachten in de coulissen. Vervang doorgebrande lampen, het herstel van de deurklink en een druppelende kraan.
• Reflections. Je denkt altijd dat je probeert plan iets, om een ​​aantal problemen op te lossen, maar het werkt niet voor u? Scott Young adviseert zelfs zoiets als het denken, die zich bezighouden met een strikt omschreven tijd. Het verwerven van de gewoonte om elke week plan voor 2-3 uur, dan je op doelen die je wilt bereiken nemen en welke.

Oh, en als het gaat om dat, voorbereiding van de pakketten van taken - is ook een uitdaging. Daarom wijst bijzondere tijd, bij voorkeur in de avond, om de items op uw lijst te verspreiden morgen.