How To Turn «Google Spreadsheets" in perfecte GTD-systeem
Produktiviteit Web Services / / December 23, 2019
In 2001 verscheen een boek op de planken "Hoe zaken in orde: de kunst van de productiviteit zonder stress"Geschreven door David Allen (David Allen). In haar expert op de productiviteit en time management heeft laten zien hoe belangrijk het is om een bewezen systeem voor de particuliere, zakelijke en andere doeleinden.
Allen introduceerde een systeem genaamd GTD, Die een groot aantal mensen te brengen om hun zaken geholpen. Als een soort van shell kan worden gebruikt voor verschillende diensten zoals Wunderlist, Todoist, Trello en Evernote, maar vaak zijn ze te ingewikkeld of niet voldoende functioneel. Deze diensten hebben geen middelen voor de hand liggende, maar een waardig alternatief - «Google Spreadsheets ".
Voordelen ten opzichte van andere apps
1. Goede visualisatie = beter begrip
Stoornis, fysiek of digitaal - is het echte probleem met de fysiologische gevolgen. Een van de belangrijkste - rendementsverlies. Als je kijkt naar de lijst van projecten, die veel ruimte voor tekst en allerlei investeringen delen en je hersenen begint in paniek te raken. Hierdoor word je minder productief.
«Google Spreadsheets", op zijn beurt, - een set van rijen en kolommen. Zelfs wanneer in de voorkant van je ogen 35 projecten, die alle van hen zijn eenvoudige elementen van de tabel: de vertrouwde, compact en tegelijkertijd vol met informatie.
2. Makkelijk te invoeren en bewerken
Goede productiviteit systeem - is degene die is gemakkelijk om informatie in te voeren. Niets mag interfereren met de toevoeging van projecten en taken, alsmede hun verandering.
Om iets aan de tafel, genoeg om te klikken op de cel en voer tekst toe te voegen. Er zijn geen teken, opties en knoppen - voert u eenvoudig de tekst alles wat nodig is.
een verscheidenheid aan opties - indien nodig, ergens aan een kolom, samenvoegen cellen, en ga zo maar door toe te voegen.
3. flexibiliteit
Elk van de productiviteit van het systeem moet flexibel genoeg zijn. U moet zich comfortabel sorteren en filteren inhoud op basis van veranderende prioriteiten. «Google Spreadsheets" laat je filters op basis van verschillende criteria te creëren.
Sommige mensen die zich aan GTD en andere systemen die worden gebruikt in elke taak context. Aan elk van hen verbonden label zoals "@ telefoon" of "@ computer" kunt u bekijken Alleen die gevallen die uitvoerbaar zijn waar je bent, en met de instrumenten die van u hebben onder de hand.
In «Google Spreadsheets" is heel gemakkelijk om aangepaste filters met meerdere criteria te handhaven. U bent vrij om deze filters te bellen als je wilt, dat versnelt het zoeken naar hen.
4. De eenvoud en omvang van capaciteiten
Een van de belangrijkste voordelen van de tafels - hun eenvoud. En omdat ze zijn makkelijk te gebruiken, bieden ze ruimschoots de gelegenheid. Deze zijn gerangschikt met gemak en te communiceren met andere informatie.
U kunt een cel met platte tekst te maken, en je kunt een formule die verschillende stukken van gegevens combineert om de functie te schrijven. U bepaalt zelf hoe het moet worden gekoppeld uw gegevens.
5. Cross-platform
Al het bovenstaande van toepassing op elk programma voor het maken van spreadsheets: Microsoft Excel, LibreOffice, OpenOffice Calc, Apple Numbers, en ga zo maar door. In alle - dezelfde basisprincipes van de rijen, kolommen en formules. Maar «Google Spreadsheets" opereren volledig in de cloud, met snel en betrouwbaar.
Je bent vrij om te werken met elk besturingssysteem, vanaf elk apparaat. Het is voldoende om een internetverbinding en een browser geïnstalleerd.
gebruiksvoorbeelden
Uw GTD-document kan een willekeurig aantal vellen bevatten. Stel je voor dat ze hebben zeven.
- projecten. Allen definieert een project als een taak, die bestaat uit meer dan twee stappen en de uitvoering waarvan maximaal nodig heeft om 12 maanden. zelfs het project kan worden vervangen motorolie - In de lijst kun je alles maken.
- Aankomende bedrijf. Een lijst van dingen die je nu kunt doen. U kunt de geschatte data en implementatie prioriteit te geven.
- verwachting. Dingen die je prestaties verwachten van andere mensen. voeg gerelateerde projecten en het, indien gewenst, de laatste keer dat je sprak met deze mensen.
- agenda. De werken die nodig hebt van de regelmatige bijeenkomsten te bespreken. Bijvoorbeeld, als je praat met een collega wekelijkse face to face, vul dan hier die willen onderhandelen met hem. Het is ook mogelijk om een kolom toe te voegen met verwante projecten.
- broedmachine. Een lijst van de dingen die je wilt op een dag te doen, maar nog niet precies wanneer weten.
- wekelijkse beoordeling. Een checklist van taken die je als Summarize week uit te voeren. Dit kan zijn om de bestaande projecten en de toevoeging van nieuwe controleren, het sluiten van de "staarten", en ga zo maar door.
- afgeronde projecten. Carve voltooide project en plaats deze in de lijst en merk wanneer het klaar. Als het project moest gewoon om zich te ontdoen van, het is ook op te nemen.
projecten
Het aantal kolommen in dit blad kan verschillend zijn, maar er zijn twee belangrijke, waarop het hele systeem rust "Project ID" en "Komende zaken."
Project ID - is een uniek nummer. Het toewijzen van ID's gaat verder dan «Google Spreadsheets." Ze kunnen al uw organisatorische systeem te houden. Bijvoorbeeld, als u bestanden en notities met betrekking tot projecten in de andere diensten op te slaan, kunt u dezelfde nummers in hen. Dit aanzienlijk sneller het zoeken naar bestanden en informatie, en kunt u niet veel dingen in gedachten te houden.
In de kolom "De komende gevallen" opgespoord de drie aspecten van elk project:
- hoeveel gevallen toegevoegd aan het tabblad "Upcoming zaken";
- hoeveel items in verband met dit project is om het tabblad "Waiting";
- als elementen die verband houden met het project, gelegen op het tabblad "Agenda".
formule - een eenvoudige functie van graaf, die deze drie tabbladen controleert, en geeft informatie over het aantal activiteiten in verband met dit project identifier. In deze kolom stelt u in staat om snel projecten, zonder de taken. De opeenvolging van "0 | 0 | 0 "geeft aan dat het noodzakelijk is, hetzij om acties toe te voegen aan het project of uit te stellen.
"Waiting" en "Agenda"
Op deze pagina's geven naam van de persoon die je nodig hebt van hem, en als je gevraagd, dit geldt voor elk project. Als u regelmatig met die persoon, dan wordt deze naar de "agenda". Wanneer heb je hem slechts af en toe te zien, dan toevoegen aan de "wacht".
broedmachine
In een interview, Allen zei dat als een project voor een week niet een jota is verhuisd, stuurt het naar de "Incubator". Het idee is simpel: als je niet beschikt over een project te doen op een regelmatige basis, verwijder deze dan uit de lijst, die voortdurend op de geest. Vanwege dit project is er een puinhoop en, als gevolg daarvan, is er een psychologische barrière voor de uitvoering van belangrijke zaken.
Elke week blik in de "Incubator" en verander of de status van het project op de "actieve" of niet aanraken, of volledig verwijderd.
wekelijkse beoordeling
Dit tabblad zorgt ervoor dat uw to-do lijsten helpen om uw persoonlijke en zakelijke leven te verbeteren. Dus je moet constant herzien deze lijsten en houd ze stroom.
"Weekly Review" kan bestaan uit vragen en ideeën voor reflectie. In feite is deze lijst van unieke triggers die herinneren aan de noodzaak van het project. Ook helpt het om te controleren of u nog steeds voldoen aan uw doelstellingen voor uw doeleinden.
afgeronde projecten
Als u het resultaat van een project te roepen, om het blad te helpen. En zelfs als je weet wat het project is afgelopen - bijvoorbeeld, je gooide - dat soms is het handig om te weten wanneer u deze beslissing gemaakt.
«Google Spreadsheets" Handige functies
aantekeningen
Ze kunnen worden gebruikt op verschillende manieren. Een van hen - op te schrijven van alle mogelijke toekomstige gevallen voor een bepaald project. Dan kunt u ze direct in de lijst van "Aankomende zaken" te kopiëren, het toevoegen van de gewenste einddatum.
Notes zijn ook nuttig zijn voor het beoogde doel. notities toe te voegen aan de status van het project, om belangrijke mijlpalen te vieren en voeg nuttige informatie.
Een notitie toevoegen met de rechtermuisknop op de cel en kies "Insert note".
Comments
De opmerkingen, in tegenstelling tot de noten automatisch opgemaakt hyperlinks die soms nuttig kan zijn. Aantal opmerkingen weergegeven op het tabblad aan de onderkant. In aanvulling op de opmerkingen, kunt u samenwerken met andere gebruikers. Ze voegen dergelijke berichten.