Niet voor de hand, maar het werken manier om de tijd te verminderen van het werken met e-mail

John Smith (Jon Smith), die zich bezighouden met de technische ondersteuning MailChimp, met vallen en opstaan ​​heeft geleid tot je de perfecte formule voor e-mail. Eerste nasozdavali hij veel mappen, en dan gewist een ieder, maar geen van deze benaderingen niet werkte. En toen kwam hij tot een heel ander systeem.

Ondanks het feit dat de antwoorden op de brieven te bezetten bijna de centrale plaats in zijn werk, was hij in staat om de tijd besteed aan verschillende activiteiten met een e-mail te verminderen, tot zes uur per dag. Hij vond dat, zelfs wanneer de mailbox was het breken van e-mails, een paar eenvoudige stappen kan drastisch de situatie te veranderen.

Wat is het niet waard tijd te verspillen

Zoals John zegt dat hij eerst geprobeerd om de letters te classificeren en het creëren van allerlei mappen: op berichten van Chief, voor informatie over de verschillende projecten, berichten, waarvoor het noodzakelijk was om geen actie te ondernemen en zo op. Hij geloofde dat het hem zou moeten helpen om tijd te besparen. Maar in feite, begon hij meer tijd besteden aan het proberen om een ​​classificatiesysteem en minder onthouden - op het werk zelf.

Zo kreeg ik een bericht van het hoofd van het project waar hij aan werkte, en deze boodschap is ook vereist me om bepaalde acties te ondernemen. In welke map moet worden geplaatst? En wat waren de kansen dat zal ik onthouden waar je moet kijken naar het later brief?

John Smith

Dus John besloten om zich te ontdoen van alle mappen, en mail het heerst complete chaos. De afwezigheid van het systeem was te ingewikkeld systeem beter. Toen besloot John om haar aanpak weer te herzien naar de samenwerking met de post. Hij besloot om te sorteren de letters zijn niet over het onderwerp, en van het soort actie, die eisten ze over te nemen. En hier is hoe het te doen.

Houd het simpel

Gewoon in de map "Postvak IN" alleen de berichten die je moet beantwoorden. De belangrijkste van hen, als je niet onmiddellijk kan omgaan met hen, gemarkeerd als ongelezen.

Het kan contra-intuïtief om je lijkt, omdat de meeste branden gevallen zo snel moet worden uitgevoerd mogelijk te maken. Het is, en soms echt de noodzaak om onmiddellijk te reageren op dergelijke meldingen. Maar markering ongelezen belangrijke berichten, zul je ze niet verliezen in een klomp. Ook, omdat je niet nodig om de letters te bewegen: zij blijven in de map "Inbox" en zal de aandacht vestigen op zichzelf tot je aan jou hen te bereiken.

Ik probeer dat te doen in mijn mailbox accumuleert niet meer dan 60-70 berichten per keer. Dit is precies het aantal letters, die ik veilig kan verwerken in een vergadering.

John Smith

Maak voor jezelf een vaste schema met mail

Elke ochtend John toewijst uur proberen om het schoonmaken van de mailbox. Zoals reeds vermeld, is het vaak overgelaten dringende berichten "ongelezen." John scant snel nieuwsbrieven en interne berichten bedrijf en reageert op het maximum aantal niet-dringende Berichten waarmee hij aankan binnen het uur.

Wanneer het uur toegewezen De slag met e-mailTen einde loopt, heeft John Smith niet de mailbox te sluiten, maar het betaalt veel minder aandacht. Zodra er nieuwe berichten binnenkomen, scant hij snel de inhoud en de afzender namen ze een bepaalde prioriteit te geven. Als een bericht kan worden beantwoord zonder te stoppen voor een lange tijd uit andere zaken, John doet. Maar hij begint om deel te nemen in de post weer.

Tegen het einde van de dag, John wijst nog eens 30 minuten proberen om hen te wijden uitsluitend werken met e-mail. Op dit moment is hij bezig met de brieven, die hem tot enig optreden: goedkeuring geven, schrijf een gedetailleerd antwoord of een besluit te nemen. Dat is toen hij aandacht besteedt aan berichten die ongelezen zijn gemarkeerd.

Ik kon veel meer tijd te besteden aan het werken met e-mail, maar deze tijdelijke beperkingen helpt me om beter concentreren en productiever.

John Smith

Mails classificeren volgens de type respons

Voor sommige berichten, John maakt nog steeds een aparte map. Bepaalde letters dat hij niet markeren ongelezen, verdeelt het allemaal in twee richtingen. Berichten dat elke actie of reactie van een collega (niet per se urgent) vereisen, John zet de map "Make". Het is ontworpen voor e-mails, die in de volgende dag kunnen worden gesorteerd of later in de week.

Nog minder dringende brieven John verhuist naar een map "lezen." Daarnaast is het gebruik van een speciaal filter dat automatisch de nieuwsbrief te zetten in deze map. Om het filter te installeren, moet je maar een paar minuten te besteden, maar dit eenvoudige actie later bespaart u een hoop tijd en moeite.

Als u deze methode gebruikt, zul je drie actieve map, die verschillen in de mate van urgentie om te reageren op meldingen "inbox" met ongelezen berichten, "Make" en "Read" te krijgen.

berichten archiveren

Voor al het andere, John Smith maakt gebruik van het bericht archiveren functie. Dit helpt hem het schoonmaken van de mailbox en het hoofd van onnodige taken.

Zodra ik het bericht te lezen en passende maatregelen nemen, of het nu een bedrijf of een nieuws bericht, die ik tekende, heb ik de archieven van de.

John Smith

Als het bericht belangrijke informatie die John zou willen sparen voor de toekomst bevat, het markeert een sterretje gearchiveerd bericht, zodat het sneller kan worden gevonden.

Wees vooral voorzichtig wanneer u besluit om het bericht te verwijderen

John zelden gebruik van de functie te verwijderen berichten. Het is een les die hij putte uit de echte praktijk. Zodra John het bericht verwijderd uit een collega met de informatie die hij op dat moment achtte het niet belangrijk is. Al na de werknemer het bedrijf heeft verlaten, John moest de informatie uit deze brief. Toen besefte hij dat hij in hardcover was.

Daarna begon ik om alleen die letters die niet precies nuttig voor mij in de toekomst te verwijderen. No offense, beste collega's, die mij gezonden heeft een mooie Sifco met zeehonden, maar dit zijn de berichten en voer de "shopping cart."

John Smith

Om tot dit systeem te komen, John Smith geprobeerd veel verschillende benaderingen die voldoende effectief zijn gebleken voor hem. Hij testte het gebruikt door andere mensen methoden, maar al snel besefte dat hij nodig had om iets anders te proberen. John kwam tot de conclusie dat elk systeem werkt alleen als het goed past in termen van uw specifieke taak.

Probeer deze methode of zoek iets anders. U kunt in staat zijn om een ​​manier om te besteden aan het werken met e-mail te vinden is nog minder tijd.