Hoe effectief gebruik maken van de GTD levensduur van het systeem

Dit materiaal - een voortzetting van het artikel "Hoe het opruimen van de zaken en er alles aan om gelijke tred houden: volledige gids GTD-systeem». Ten eerste is het de moeite waard om kennis te maken met het, zoals het in detail uitgelegd veel van de gebruikte begrippen.

In dit artikel - een stap voor stap handleiding over hoe je GTD toe te passen in het leven. Bij het schrijven, gebruik ik de volgende richtlijnen:

• Veelzijdigheid. Hier beschreven zijn universeel ideeën, en ze gebruiken om er een te bouwen voor jezelf GTD systeem, dat zal werken met precies die diensten die hij gewend was.
• Eenvoud. Het systeem moet intuïtief eenvoudig te gebruiken zijn. Op het invoeren en verwerken van informatie moet een minimum aan tijd en energie te besteden, alsook de planning van de volgende acties. Alleen dan zal het systeem werken op de lange termijn, zelfs na lange pauzes, bijvoorbeeld, als u weg op vakantie voor een maand, dan, wanneer je terugkeert, zul je in staat zijn om haar aanpak te herstellen management zaken.
instagram viewer
• Betrouwbaarheid. Het allerbelangrijkste - het heeft er alle vertrouwen in het systeem te zijn, namelijk dat vergeet niets gepland, zodat u de herinnering te zien op het juiste moment.
• op een belangrijk concentratie. Het systeem zou moeten helpen u zich richten op hoe je het doet op het moment, en in die gevallen, die van belang zijn op de lange termijn zijn.
• Pleasure. case management systeem en de doelstellingen moeten brengen u plezier. Bijvoorbeeld, wanneer liggend op de bank na een dag hard werken met de telefoon in de hand, te wissen uit de lijst van voltooide taken en krijgen van het een waar genoegen. Vooral wanneer het wordt gerenderd meer groei van de productiviteit van uw schema.

5 hoofdfasen GTD systeem

Stap 1. het verzamelen van informatie

Absoluut alle dingen, zelfs de kleinste, dan is onze geest zal duidelijk zijn en we zullen zo productief werken mogelijk te verzamelen.

Het is dus niet het standaardwerk lijstenOmdat de meeste mensen vaak vast te leggen alleen de belangrijkste dingen, en de honderden problemen die niet zo belangrijk zijn, maak je geen rekening te houden. Maar het is zo'n klein probleem, regelmatig herinneren jezelf, gebruik maken van een aanzienlijk deel van de hersenen middelen en het creëren van extra ervaringen die leiden tot vermoeidheid en stress.

Een van de belangrijkste principes van het GTD systeem - het is volledig gelost van het hoofd van alle taken en leg ze in een betrouwbaar systeem dat zal helpen op het juiste moment om na te denken over belangrijke zaken.

Nog steeds moet rekening mee houden dat de manden om de binnenkomende gegevens te verzamelen moet het minimum bedrag. In een ideale - één. Dan zal het gemakkelijker te hanteren zijn.

Stap 2. informatieverwerking

In dit stadium zijn we het verwerken van de informatie die in onze "inbox" mand.
Er zijn drie opties voor de manier waarop we kunnen doen in deze fase:

• Markeer een taak als "Actie", wijzend naar de volgende stap van de uitvoering ervan en de deadline. Je kunt niet opgeven termijnAls er geen juist begrip van wanneer de taak uit te voeren.
• Beweeg de informatie in de "Directory" als het niet iets nodig hebt, maar het kan van pas komen in de toekomst.
• Verwijder de informatie, het bepalen dat het "garbage": dat heeft te maken met het niet om het even wat nodig heeft en ze niet van pas komen in de toekomst.

Stap 3. actie organisatie

Alle acties vinden plaats via de volgende trechter.

Filter 1 - "knippen"

Vraag jezelf af, moet ik echt om deze actie uit te voeren? Bij twijfel, te verwijderen.

Filter 2 - "delegatie"

Stel je voor dat je hoeft te doen, dan is het echt dient te kunnen uitvoeren persoon ben ik? Zo niet, de verantwoordelijkheid en wijzen het eindresultaat, de tussenstappen van de controle (hoofdpunten) en de termijn.

Als de actie die het moet uitvoeren u naar het volgende filter.

Filter 3 - "Actie"

Vraag jezelf, zal deze actie nog 2-5 minuten in beslag nemen? Zo niet, nu doen en laat het hoofd. Als dat zo is, drop-in.

Acties in het systeem kan van de volgende types zijn.

"Volgende stappen" - eenvoudige taken, die bestaan ​​uit een enkele actie (Bel, schrijf, gaan, en ga zo maar door). Zo zal de actie "Change op wielen winterbanden" bestaat uit de volgende stappen: bellen en een workshop, schema tijd in uw agenda te rijden op het juiste moment auto reparatie.

Dergelijke acties zijn handig om de lijsten van plaats en omstandigheid (context lijsten) te verzamelen. Het kan een lijst van "The Shop", waar u het invoeren van alles wat je nodig hebt om te kopen als je in een winkel, of een lijst van te zijn "De stoel", waarin u afspraken en taken die in de avond kan worden uitgevoerd na het werk in zijn favoriet toe te voegen stoel. Of een lijst van "chef-vragen" waar u op te schrijven alle vragen die u ondervindt te de chiefToen ze op te lossen in een keer.

Al deze acties, ik meestal vast te stellen of "Google Calendar"(Vergaderingen en evenementen) of Todoist - cloud service, waar het is handig om de taak te systematiseren.

"Projecten" - taken uit te voeren die meer dan één stap nodig. Het project verplaatst van het dode punt, is het nodig om de eerste stappen beschreven te implementeren en een herinnering laten over een betrouwbaar systeem. Als gevolg daarvan, het project verandert in een keten van stappen, die elk kunnen worden gedaan in de volgende vijf minuten en krijg een resultaat.

Projecten die ik plaats op de kaarten Trello. De kaart is een ideale container voor projecten, waar u kunt plaatsen:

• beschrijving en het doel van het project;
• links naar andere documenten aan het project;
• de namen van degenen die verantwoordelijk zijn;
• deadline;
• checklists met de volgende stappen;
• opmerkingen over het ontwerp;
• de benodigde bestanden, en ga zo maar door.

"Uitgestelde actie". Als we de volgende stappen zonder verdere gebeurtenissen of informatie kunt plannen (bijvoorbeeld, zal wachten tot de telefoon te sturen een vertrouwde service centers, waar u kunt met winst vervangen banden), een dergelijke actie zullen wij in de lijst van "uitgesteld" worden ingevoerd. Optioneel kunt u een herinnering brengen dat je iets om de controle nodig hebben.

Deze lijsten van de gevallen kan worden gestructureerd in een lijst context. Bijvoorbeeld, maak een lijst van de taken die zijn toevertrouwd aan zijn assistent.

List "Someday" Het bevat werken die niet actief stappen nu nodig hebben, maar we willen presteren in de toekomst.

Het kan worden:

• booksEn video cursussen die willen kopen;
• nuttige vaardigheden die wil leren;
• plaatst wil ik bezoek;
• dingen die ik wil kopen.

Je moet regelmatig kijken naar deze lijst, waarbij platen en zet ze in doelen te bereiken waar u zal werken.

Stap 4. regelmatige herziening

Voor het systeem aan het werk, moet u regelmatig de voornaamste taken en projecten die niet langer relevant zijn, en de nieuwe sorteren op prioriteit en verzonden naar de baan te verwijderen.

Om een ​​dergelijke herziening op regelmatige basis werd uitgevoerd, de volgende tips:

• Laat gedurende 30-60 minuten in het tijdschema voor de herziening (aanvankelijk een keer per week zou voldoende zijn).
• Maak een checklist of van plan een dergelijke herziening, die de sequentie uiteengezet, dat er achter wat er gebeurt. Dit plan moet niet te moeilijk zijn, en de herziening moet je niet te lang duren, anders wordt je gewoon niet het regelmatig doen.

Hieronder - een voorbeeld van mijn checklist met weekoverzicht. Ik deed het in een formaat circuit-kribben met de actie-sequentie die shows diensten / documenten, die ik eruit zie. U kunt het in de gebruikelijke lijst of tekenen uit de hand van een circuit dat u comfortabel.

Print vier van dergelijke check-list voor een maand. Tijdens de wekelijkse herziening van de overname een van hen in zijn armen en hij voerde geschrapt uit de lijst. Deze eenvoudige oefening zal je motiveren om door te gaan om dergelijke beoordelingen uit te voeren.

Stap 5. acties

Wanneer een plan voor een week wordt getrokken, er nog meer op te treden. Laat je niet een van de belangrijkste fouten beginners te werken aan GTD systeem wanneer er te veel tijd wordt besteed aan de organisatie van de taken in plaats van de daadwerkelijke uitvoering.

Hier zijn een paar tips voor de actie doeltreffender te maken.

1. De plannen voor de dag op basis van het plan voor de week. Verdeel de dag in blokken, het selecteren van 2-3 voor het uitvoeren van belangrijke dingen en een paar blokken aan andere taken toegewezen. Duur units - gemiddeld 60-120 minuten. Het blok wordt ingevoegd tussen de vrije tijd voor noodgevallen.
2. Werkzaamheden aan het systeem PomodoroHiervoor kunt u de timer instellen. De essentie is simpel: elke 25-30 minuten van de werking, neem een ​​pauze van vijf minuten, en na de derde business unit - een lange pauze (15-30 minuten). Totaal zijn er drie blokken van 30 minuten met een pauze van vijf minuten, gevolgd door een lange pauze voor 15-30 minuten. Gedurende de dag kunt u 2-4 dergelijke cycli besteden, afhankelijk van hoe vaak je afleiden.
3. Tijdens de belangrijke zaken eenheden proberen te voorkomen afgeleid te worden door andere mensen en andere geluiden (je kunt voorzien van een speciale koptelefoon muziek voor concentratie).
4. Bepaal wanneer uw energie een maximum (bijvoorbeeld 7-9 uur), en op dit moment de belangrijkste dingen uit te voeren die u dichter bij persoonlijke doelen.
5. Niet te veel belangrijker dingen te doen voor de dag niet van plan: het is genoeg 1-3. Het is van belang dat aan het eind van de dag, kijken naar dingen uit gekruist in uw plan, je gelukkig bent en een realistisch plan voor morgen hebben gemaakt.