Routine - een frisse kijk op het beheren van taken

Produktiviteit / by admin / December 23, 2019

click fraud protection

Van de auteur:

Een van onze vaste lezers, James Zhukovsky, ontwikkelde een eigen task management systeem en prioriteiten genaamd "routine". Enige tijd geleden, toen ik sprak over mijn taak management systeem, Jacob bood om het te lezen boek en bespreken de voorgestelde methodologie. Ik heb beloofd dat zal doen, en, natuurlijk, beloven. We spraken met Jacob en besloot om te delen met de gevestigde methodiek Lifehacker lezers. Onmiddellijk uitten hun mening - de techniek is interessant, er zijn veel rationele granen, hoewel de problemen genoeg. Maar waar ze niet bestaan? Iedereen die geïnteresseerd is in de beheerstaken - zou aanbevelen om kennis te maken. Het boek van James Ik heb ook echt leuk vond. Dit is niet een professionele publicatie. Het is gewoon het verhaal van de schepping en het gebruik ontwikkeld door Yakov systeem. Het boek is niet geweldig, dus ik raad toe te wijzen haar een uur om te lezen. Dus - een frisse kijk op het beheren van taken. System "routine."

Die kunnen profiteren van dit systeem?

instagram viewer

Voor iedereen die maakt lijsten.
Iedereen die een geprioriteerde probleem ervaart.

Hoe heeft dit systeem?

Ik realiseerde me dat ik een systeem dat zou kunnen helpen bij het stroomlijnen van de eindeloze stroom van de gevallen en projecten, en dient te worden die nodig zijn:

eenvoudig genoeg
flexibel genoeg
Het maakt niet veel inspanning vergen
Helpt om snel prioriteren

Hiervoor was het noodzakelijk om opnieuw lees veel boeken over time management. Daarin vond ik begrijpelijk, duidelijk antwoord op de vraag "hoe we onze prioriteiten te stellen?". Maar op basis van het idee, dat geleidelijk ontwikkeld tot een methodologie Ik ben geboren op de ontvangen informatie. De methodologie I call "routine"

Zodra ik zag een stuk papier, met een plan voor de week. Het blad werd gevoerd door verscheidene kolommen. De eerste kolom ─ crisissituatiesIn de tweede ─ routineIn de derde ─ toekomst routine en in het vierde ─ ideeën. Later toegevoegd aan de lijst een ander deel ─ doelen.

Ik begon na te denken over de reden waarom ik zo'n richting? En ik besefte - dus ik een snelle herziening van de plannen kan doen. Ik was in staat om duidelijk te zien wat er nodig is om deel te nemen in en dat echt nodig is. Toen drong het tot me. Immers, het is dezelfde prioriteiten!

Wat is routine

Het denken over de routine, realiseerde ik me dat, als regel, taken hebben hun eigen tijdsbestek, wat betekent dat ze zich kunnen ontwikkelen tot een probleem. Het werd duidelijk dat het belangrijk is om een lijst van hebben komende projectenOm hun tijd steken in routineprojecten en zo voorkomen dat ze het krijgen in problemen.

Iets veranderen van de naam, kreeg ik de volgende onderdelen:

Problemen.
Routine. (De lijst van projecten en taken)
De komende projecten.
Doelstellingen.
Ideas.

Ik begon na te denken over het tijdsbestek van deze secties. Bijvoorbeeld, als het een probleem is, hoeveel tijd zal worden besteed aan het, zodra ik een taak of project te voltooien? Dus op het volgende tijdschema:

─ probleem is dat supersrochno behoefte te doen vandaag, op dit moment. In een extreem geval, morgen.
─ routine dat de behoeften van vandaag of morgen te doen, in het algemeen, deze week.
De komende projecten ─ bereik kan heel breed zijn. Maar in de regel, iets wat deze of volgende maand zal gebeuren.
Goals kan dit jaar of in het algemeen kan niet.
Ideeën kunnen al dan niet helemaal.

Bijvoorbeeld, ontvangt u een factuur op de kosten van elektriciteit. Heeft u nog een maand voordat u komt "rood" bill. Dus, terwijl u het in de lijst kunnen zetten benaderen projecten. Na een paar weken zult u nodig hebt om het te verplaatsen naar de lijst projecten. Maar als je dit niet op tijd doen, zal je score elektriciteit krijgen in de lijst problemen.

Het tijdschema kan altijd veranderd worden door jezelf, dat is voor iemand om het probleem te identificeren kan variëren van een uur tot een week. Alles zal afhangen van het tempo en de intensiteit van het leven, maar ook op specifieke situaties.

Zo is de gebeurtenissen in uw agenda, nieuwe projecten, een lijst van projecten en een lijst van alle problemen is dit een routine!

Dat is het enige dat nu of in de nabije toekomst actie vereist en, in het geval van niet-nakoming inhoudt negatieve gevolgen. Bijvoorbeeld, genegeerd u uw factuur voor elektriciteit, en dan moet je zijn fijne + op zijn best betalen. En als je het afsluiten van de elektriciteit?

conclusies:

routine projecten Dit zijn projecten die een negatief effect hebben als ze niet goed presteren.
Ideeën en doelstellingen, in de regel niet leiden tot negatieve gevolgen en, op deze, zijn geen onderdeel van de routine.

Bijvoorbeeld - u kwam met het idee om de rekening te betalen voor elektriciteit via het internet. Maar na lange uren achter de computer, je begint te beseffen dat het niet mogelijk is om te doen. Dus u niet de rekening en tijd verloren hebben betaald.

Dat is de reden waarom het zo belangrijk is om te leren om de ideeën en doelstellingen van de routine taken en projecten te scheiden.

Taken sorteren en projecten

De figuur laat zien hoe sorteer ik mijn inkomende. Normaal gesproken, sortering kost me 15 minuten. Soms weet ik niet passen in het systeem voor weken en soms werk ik met het elke dag. Goed thuis opgenomen elke dag, maar niet noodzakelijk - het belangrijkste ding dat uw projecten niet om te zetten in een probleem.

Alle gedeelde mappen:

kalender
archief
ideeën
doelen
komende projecten
projecten
problemen

Er zijn zeven gebieden waar er onze taken en projecten. Ik doe er niet "doktersbezoek" in projecten. Als ik een datum en tijd, en voor mij komt pas op het moment dat deze gebeurtenis ik zanoshu kalender.

Dus, we hebben to-do lijsten: problemen, projecten, naderenprojecten + Calendar, dit is uw routine. Opvallen lijsten ideeën en doelenLaten we eens kijken bij waarom?

Werken met lijsten ideeën en doelen

Hoe kan ik vaststellen dat voor mij idee of doel? Ik vraag me gewoon: "Wat als ik niet, nooit?" En als het antwoord "Niets," ik veilig deze taak te sturen naar de lijst ideeën.

Het helpt:

Niet downloaden to-do lijsten
Laat je hersenen niet laden

Kijk nu eens naar de foto met ideeën en doelen

Het idee kan uitgroeien tot doelEn streven om in lijst van projecten. Hoe het werkt en wat het nodig heeft?

Het idee Doelstellingen

Om het idee raakte de doelen zijn erg belangrijk om hun waarden en principes te begrijpen.

We moeten begrijpen waarom je het nodig hebt. Dus moet je jezelf zoveel vragen stellen als mogelijk te maken. Deze kunnen vragen van een dergelijk plan zijn als:

Zou dit van invloed positief op mijn dagelijkse routine?
Kan het me vrijer te maken?
Kan het me gelukkiger maken?
Kan het als iets om mijn leven te verrijken? (Spiritueel, fysiek, financieel)

Als je jezelf, beantwoorden waarom je het nodig hebt, en het zal een echt nuttig idee, dan kunt u deze verplaatst naar de doelmap.

Doelpunten Projects

Folder doelen die ik bestaat uit verschillende sub-mappen. De eerste map is het nieuwe doel, dan is het doel van de maand, dan is het gebied van het leven en dan uitgevoerd doel. Het ziet er als volgt uit:

Ik moet eerst mijn nieuwe doel dat verwijst naar het gebied te zien. Na mijn nieuwe doel in de lijst kwam, zeggen "werk", kan het daar liggen, ten minste tot het begin van de volgende maand. Zodra de nieuwe maan komt zal ik beslissen wat mijn lijsten ( "werk", "thuis", "familie") Ik wil om te verhuizen naar de lijst het doel van de maand.

Laten we zeggen dat je een nieuwe lijst hebben gevormd het doel van de maand. Zeer goed, maar er is een belangrijke stap om de taak op de lijst in de lijst van projecten. Je moet proberen te begrijpen hoe je kunt krijgen wat je wilt. Voor zover uitvoerbaar. Stel, je hebt besloten om een loopband te kopen. Voordat deze taak in het project, zorg ervoor dat ze te koop, heb je een plek om te zetten, is dat je weet waar om het te verkopen, hoeveel het kost en je hebt het geld. Als u geen antwoord op deze vragen, dan is uw doel zal zijn voor een lange tijd liggend in de lijst project en niet bewegen. Als u deze vragen te beantwoorden, kunt u deze taak (project) zetten lijst van projecten en het is gemakkelijk om de eerste stap van het project te bepalen.

met een routine vacatures

allemaal gewoon hier. Eén keer per week, kunt u in het kort doorlopen de komende projecten. U moet begrijpen wanneer het tijd is voor sommige taken om te verhuizen naar de lijst van projecten.

De lijst van problemen is het belangrijkste, als er iets is, dan moet je nu beslissen \ vandaag is eigenlijk uw prioriteit №2 (prioriteit is №1 uw agenda). Wees niet bang, in de lijst van problemen is niet zo veel en vaak problemen krijgen. Het blijft een lijst van projecten. I bestaat uit twee mappen. Inkomende projecten en actieve projecten. In inkomende projecten definiëren ik de eerste fase van het project, bijvoorbeeld, bel dan de Bank. En dan heb ik het aan het actieve project. Dat is alles.

Ik zal niet detail hier om te schilderen, die me helpt om zichzelf taken en projecten uit te voeren, maar u kunt naar mijn site en gratis downloaden boek.

zacht

Ik gebruik Evernote om het systeem te onderhouden. Waarom deze keuze? Dit is om twee redenen.

First. Ik ging door een heleboel verschillende taken managers. Het werd duidelijk dat het systeem moet eenvoudig genoeg zijn, zodat ze kon gebruiken zonder een computer. Evernote - het is gewoon een notebook, die ik helemaal was tevreden.

Second. Ik realiseerde me dat om bepaalde taken en projecten uit te voeren, ik heb niet zo veel todo interfaces nodig hebt met de mogelijkheid om een vinkje te zetten, maar het vermogen om te schrijven en informatie toe te voegen aan elk project. Dat is - om te antwoorden op de vraag "hoe" en "waarom" te zoeken. En denk maar wat is de eerste stap. Bovendien, als een regel, bijna alle taken en projecten zijn gevuld met project materialen die perfect geassimileerd Evernote.

overzicht

Dus, wat hebben we? Dit systeem stelt u in staat om snel te ontleden inkomende. Het is niet nodig te glijden in de lijst van projecten, want het is zonneklaar dat er ideeën en doelen die geen deel uitmaken van je dagelijkse routine. Denk niet dat we negeren ideeën en doelen. Integendeel - het systeem kan meer doelen te bereiken, want er is een concentratie op het brengen van ideeën en doelen om de toestand van hun werkelijke prestaties.