"0 buiten" - een duidelijk systeem op nul inbox te behouden
Leren En Werken Produktiviteit / / December 23, 2019
E-mail voor velen nog steeds geen alternatief werkinstrument en dagelijkse leed. Iemand zeven binnenkomende brieven, en hij wordt nu snel haal ze uit elkaar. Iemand heeft 46 leden, maar ze ook razgrebot per dag, omdat het gebruikt. Voor elke persoon is er een bepaalde drempel van de inkomende e-mails per dag, waarmee hij kan behandelt onverwijld het verwerken van de volgende dag en dus zonder dat verstoppingen in de elektronische doos. U kunt de drempel van een "natuurlijke" noemen.
Als de letters meer dan een persoon aankan, moet u uw aanpak van het e-mail-change management. Hierdoor wordt de drempelwaarde tot de vereiste waarde in het concrete geval verhogen. Het moet in staat zijn om 100 brieven per dag te verwerken? Dus je kan en 100, gewoon gebruik maken van de e-mail naar de juiste methode. Wat? Wie zal het leren.
De enige indicatie dat een persoon omgaat met e-mail is opgenomen in de nul einde van de dag. De belangrijkste principes van goed verwerken van inkomende - met dien verstande dat voor de brief voor je. Eerst moet je om te leren hoe nauwkeurig classificeren van de letters en weten wat te doen met elk type.
Alle inkomende berichten kunnen worden onderverdeeld in zeven categorieën:
- Geen behoefte om antwoord, niet per se te lezen. De manier waarop in deze twee letters: archiveren of verwijderen. Als je regelmatig een nieuwsbrief, die nooit wordt gelezen, dan doe jezelf een plezier - bereiken van je doel. Eén van de maatregelen in ruil voor het wegwerken van tientallen van dergelijke brieven in de toekomst. We willen leren hoe om te gaan met de stroom van e-mails per dag? Met minder gemakkelijker om de stroom af te handelen. Wees niet bang om te missen iets belangrijks zijn. Echt nodige informatie krijgt u op een andere manier, en opduikt in de voorkant van je nog ten minste een keer.
- Met bijlagen. Dit kan een kennisgeving van de noodzaak om te betalen voor iets of de informatie voor de huidige of toekomstige werk. Voor deze brieven is het handig om een aparte map te maken, maar zonder fanatisme. Is te veel mappen? Vereenvoudigen. Om iets te vinden dan, ik heb geen behoefte aan een duizend folders, en de mogelijkheid om gebruik te maken zoekfuncties mailer.
- Antwoord optioneel. Het antwoord lijkt niet verplicht, maar soms nuttig hoffelijkheid te zijn. Dan gaat u uitsluitend op de situatie.
- Met de doorlooptijd voor de beoordeling. Het is interessant om te lezen, maar niet noodzakelijk. Probeer te verhouden tot deze en de vorige categorie zoveel letters mogelijk te maken. Dit is de sleutel tot effectief werken met e-mail.
- vandaag de dag moet worden beantwoord. Alles is eenvoudig: neem een verantwoordelijke en nu, als er iets echt dringend, of aan het einde van de werkdag.
- Moet worden beantwoord, maar niet vandaag. De schoonheid van de e-mail dat ze niet chat of telefoon. Niemand verwacht, en mag niet verwachten dat een snelle reactie via e-mail, als je niet over praten in de berichtkop. Als de termijn voor een reactie van een bepaalde dag wordt gebeld of jij jezelf kent en weet hoe lang je nodig hebt om een antwoord te geven, zet dan deze letters in de juiste map. Bijvoorbeeld, "Antwoord op maandag", "Reageren op dinsdag," en ga zo maar door. Nu maak je een check-list, waar sprake is van een item "proces mail in de ochtend, uitgesteld voor vandaag." Voor dergelijke doeleinden, want er zijn gespecialiseerde instrumenten voor: RightInbox voor Gmail, FollowUpThen.com en FollowUp.cc.
- Onbegrijpelijk brief. Er zijn brieven die moeilijk te worden toegeschreven aan een van de categorieën. Knip niet zelf reflecties te regelen met zulke letters verwijzen naar één van de bovenstaande categorieën.
Op basis van deze classificatie, moeten we № mappen voor categorie 2, 3, 4 en 6.
Regels efficiënte verwerking van e-mail
- Laat gedurende 30 minuten aan het eind van de dag naar de inbox naar nul te brengen. Het is efficiënter dan te proberen om onmiddellijk te reageren op elke e-mail. Mensen niet multitasken. Minder afleiding en schakelen - hogere efficiëntie.
- Wat te doen met een dringende brief? Stel uzelf de interval waarmee de dozen te controleren op de dag. Bijvoorbeeld, een keer per uur. Selectievakje van de beschikbaarheid van dringende en belangrijke brieven, indien niet beschikbaar, weer aan het werk. Vergeet voordeel van mail: is niet een middel voor directe interactie. Het is mogelijk dat het probleem, dat in een van de niet-dringende e-mails werd genoemd, zonder dat uw deelname zal worden beslist door het einde van de dag, of het einde van de dag vindt u meer informatie die het mogelijk maken om het probleem snel op te lossen te krijgen en efficiënt.
- Op elk moment, als je niet je e-mail checken, houdt u de mailer gesloten. Meldingen uitschakelen. Bevrijd jezelf van afleiding contemplatie aantal inkomende e-mails. Nu heb je een andere baan, en de tijd voor de e-mail is nog niet gekomen. In momenten van twijfel omtrent de juistheid van deze aanpak, vergeet niet: je bent niet een kerncentrale, maar zelfs als het ware, dan is de oververhitting van de reactor zou je in ieder geval via e-mail worden gemeld.
- Met hun inzet in de tijd naar de werkdag af te versnellen postverwerking. Dat is de reden waarom is het raadzaam om de inbox naar nul aan het eind van de dag te demonteren. Je hebt 30 minuten, en je wilt snel een einde te maken aan alles. In feite, zo blijkt uit een soort spel, maar je kunt en doelgericht geymifitsirovat verwerking e-mail.
- Houd ze kort en to the point.
- Wees positief en vriendelijk.E-mails kunnen bouwen en vernietigen relaties. In plaats van het oplossen van de echt belangrijke zaken mensen soms proberen om de meest delicate en verborgen tegenstander heet een idioot te rollen, en al de tekst is gebaseerd op dit punt. Er is niets vreemds in het feit, uit te drukken hun positieve stuurde een klein leuke uitdrukking in het lichaam van de e-mail. Uw vriendelijkheid zal terug naar je toe komen, en correspondentie zal veel meer zinvol en effectief zijn.
- Brieven moeten hark in omgekeerde volgorde. En de enige manier. Het lijkt erop dat het logischer om te beginnen met oudere e-mails, maar dat is ons doel - nul inbox, wat betekent dat voor het einde van de dag krijgen we zelfs de eerste e-mail die u heeft ontvangen. Als je jezelf een plezier en beginnen aan de laatste brief ontving vandaag voor morgen te verlaten, stopt de hele procedure werkt. Waarom heb je de studie van de bevoegde werken met e-mail, als je niet de fundamentele regel te volgen? Blijven werken als voorheen, en het lijden.
- Open alleen de noodzakelijke letters te archiveren of de rest weggooien. Ook wij misbruik abonnementen op onnodige dingen (abonnement Layfhaker, integendeel, zeer noodzakelijk) en als gevolg daarvan krijgen meer informatie dan kan worden gelezen. Hoe de gewenste letters te onderscheiden? Er is een simpele, maar zeer effectieve regel: alleen open voor die brieven die persoonlijk zijn geadresseerd aan een bepaalde persoon voor je. De rest - in één van de bovengenoemde categorieën aan het begin van het artikel over de situatie.
- Maak templates. Vaak is het antwoord op de brief vrij standaard, dat wil zeggen, schrijf je hetzelfde. Gemerkt dat het schrijven van deze uitdrukking vaak? Maak een sjabloon voor een snelle copy-paste of maak het in de e-mail service.
- Als de e-mail wordt gebruikt, en er is nog tijd, dan moet je het rationeel te gebruiken. Ga naar de categorie aantal letters 3, 4 en 6 en orde op zaken stellen daar.
Deze handleiding, die gebaseerd is, zoals u al zei, is de juiste soort, is een geweldige aanvulling op de meer algemene tips voor het werken met e-mail van LinkedIn CEO Jeff Weiner. Niet te missen 10 tips voor het omgaan met e-mail van Leo Babauta. In feite zijn er vele andere manieren knijp de maximale e-mail. Probeer om technieken toe te passen voor zichzelf, de resultaten te analyseren en vergeet niet om te vertrekken in de opmerkingen van uw eigen tips om de effectiviteit van e-mail te verbeteren.