Hoe te beheren e-mail: 10 tips van de TED-personeel
Produktiviteit / / December 23, 2019
TED Fellow Michael Makvoters een bedrijf blog, gedeeld 10 tips waarmee hij oog houdt in de mail.
Wie anders dan de redacteuren en managers van de TED, om te praten over de methoden van de strijd met de overbelaste mail. Volgens hen, het bedrijf ontvangt honderden e-mails per dag, en tegen de inkomende e-mails van sommige van de medewerkers zijn al lang overschreden duizend.
Michael Makvoters, UX-architect TED, aanbiedingen 10 oplossingen voor het probleem.
In de toekomst zal u niet meer tijd dan het nu is
Michael gemerkt dat veel uitstellen werken met e-mail voor later, omdat ze denken dat op enig moment in de toekomst zullen ze meer tijd hebben om dit te doen. Dat hoeft niet. Uw arbeidsparticipatie zal waarschijnlijk in de komende week, maand, jaar blijven. Je zou zelfs blij mee. Maar dezelfde hoeveelheid tijd zal zijn voor de post. Dus aan de slag met het nu.
Probeer om te beginnen met een schone lei
Hier zijn twee manieren om dit te doen:
- Neem de tijd en worden betrokken bij het schoonmaken van de e-mail in verschillende fasen. Afhankelijk van het aantal berichten dat je hebt, moet je tien oproepen om hun schoon te maken. Als het moeilijk wordt gegeven, breek het werk in verschillende 15-minuten segmenten.
- Ga voor brak. Markeer drie of vier uur en uit uw map "Inbox" ideaal van netheid en orde.
Braaklegging een beetje tijd elke dag
Volgens Michael, dit is het moeilijkste deel van het plan. Je moet werken met e-mail meerdere keren per dag. Hij adviseert tot 15 minuten besteden om de vier uur en om te gaan alleen met de inbox.
Als de brief is niet erg belangrijk - remove
Het is verleidelijk om alle beetjes belangrijke brief te sturen naar een map, om later behandelen. Maar als de letter uw aandacht niet verdient op dit moment, verwijderen.
Uitschrijven uit mailing elke onnodige
I heeft vaak last van het feit dat alleen de boodschap verwijdert van oninteressant voor mij mailings. Michael kreeg ook meer categorisch:
Als de verzending niet geïnteresseerd is in jou, niet alleen naar de letter te verwijderen, maar afmelden voor het.
Aan de onderkant van elke letter is er een knop "Afmelden" of opzeggen. Gebruik het voor het beoogde doel. En hoe meer, hoe beter. U kunt ook gebruik maken van de dienst Unroll.me, die we beschreven hier. Hij otpishet u tegen ongewenste mailinglijsten automatisch.
Als het bericht is nog steeds in de map "Inbox", lees het
Als de brief is getest, en je hoeft niet af te melden en onmiddellijk te verwijderen, lees het dan. Als het kort, lees dan onmiddellijk. Als lang, stuur dan een e-mail naar een vooraf gemaakte map "lezen" en kom terug naar het, als er meer vrije tijd zal zijn. Michael zegt dat als je met ons eerlijk zijn, het minimum percentage van alle brieven naar deze map zal vallen.
Reageren op korte brieven is het beter om
Als u een e-mail vraagt om een snelle reactie, dan kunt u reageren... onmiddellijk. Wacht niet. Na het verzenden van het antwoord, verwijdert u de brief. Als de letter is een kopie, gestuurd naar een andere ontvanger, en hij hoeft niet te uw antwoord te weten, haal hem uit de ontvangers.
Redirect berichten naar collega's, als zij in staat zijn om meer adequaat te reageren
Redirect berichten met weinig uitleg, en verwijderen uit uw inbox.
Engage sorteren
Elke e-mail service stelt gebruikers in staat om mappen te maken. Het is het beste instrument om te gaan met overbelast mail. Ik heb een map voor werk, foto's, studies en andere dingen. Michael aanbiedingen naar de map "Projecten", "andere", "antwoord later." Doen Het belangrijkste is dat u zich prettig voelt.
Kies de juiste toepassing
Voor mij is deze toepassing geworden brievenbus. Ook Michael koos hem. Maar een heleboel opties. U kunt in de zoektocht naar Layfhakeru woord "e-mail" en de naam van het besturingssysteem waarvoor u op zoek bent naar een klant in te voeren. Ik beloof dat je iets geschikt vinden.
resulteren
Als u het artikel niet kan lezen (vertel me waarom), hier is een korte lijst van alle stappen:
- demonteer de "Inbox" map voor een aantal benaderingen.
- Beslissen wat te doen met de letter, zodra het komt.
- Van tijd tot tijd bezig met het schoonmaken van de e-mail.
- Uitschrijven uit ongewenste mailinglijsten.