We zetten elektronisch document management systeem in een paar klikken
Leren En Werken Web Services / / December 24, 2019
Voordeel zakelijke vertaling van documenten in de figuur en in de cloud. Maar sommige bedrijven denken dat het te moeilijk is tot nu toe: onbekende termen, is het onduidelijk hoe het allemaal werkt. «megafoon"Ik heb een heel eenvoudig en handig elektronisch document-systeem.
Een beetje geschiedenis en theorie
Terug in 1960 de organisatie in de Verenigde Staten en Europa begon elektronische gegevens uit te wisselen. Maar elektronisch document genoten slechts een paar grote bedrijven die het konden betalen. Inderdaad, gemeenschappelijke normen zou geen elektronische documenten uit te wisselen. Terwijl in de late jaren 1970 heeft het niet over de elektronische handtekening.
Elektronische handtekening - dat wil zeggen, informatie in elektronische vorm aan de overige informatie in elektronische vorm is bevestigd (Wg informatie), of op andere wijze geassocieerd met dergelijke informatie en die wordt gebruikt voor het bepalen Signer informatie.
Artikel 2 van de federale wet "On elektronische handtekening"
Simpel gezegd, is het vereiste van het elektronisch document om de echtheid ervan (auteurschap), de authenticiteit en integriteit te valideren.
De cryptografische algoritme om een primitieve digitale handtekeningen te creëren werd ontwikkeld in 1977. En zeven jaar later namen ze de gemeenschappelijke Europese beurs EANCOM standaard data (EDI).
In de jaren 1990, hebben veel Europese landen specifieke wetten over elektronische documenten aangenomen en juridisch belangrijk document werd in elektronische vorm worden uitgevoerd. In Rusland, een wet in 2011 goedgekeurd.
elektronisch document management
Steeds meer bedrijven automatiseren van interne bedrijfsprocessen, implementeren informatiesystemen en gegevens op te slaan in de cloud. In plaats van papier verdragen en handelingen komen om elektronische documenten. Hours Act.
En als de interne optimalisatie van de meeste bedrijven omgaan met meer of minder succes, het elektronische document met aannemers vaak ronduit zwak.
Elektronisch documentbeheer (EDM) - een juridisch belangrijke document in elektronische vorm tussen rechtspersonen en / of individuen.
Een typische situatie: de accountant is in zijn boekhouding, certificaat van voltooiing, printen en stuur het per koerier naar de tegenpartij. Een paar dagen later ontvangt de partner firma accountant en scant het document, en vervolgens handmatig de bedrading in zijn boekhouding te maken. Beide partijen moeten papieren versie van de wet op te slaan.
Elektronisch documentenbeheer in tijden vereenvoudigt en versnelt het proces.
Voordelen van EDI
- Geen behoefte om het salaris te betalen aan de koerier of postdiensten te betalen.
- Werken met elektronische documenten sneller en gemakkelijker, en het risico dat ze verdwalen langs de weg, is nul.
- Geen behoefte om tonnen papier op te slaan in het kantoor.
- Alle documenten zijn op een afstand van een klik om de toegang tot een van hen krijgen kan overal is er toegang tot internet.
Hoe het opzetten van EDI
Er zijn twee manieren om elektronische documenten uit te wisselen: rechtstreeks en via een tussenpersoon.
In het eerste geval moet het bedrijf een overeenkomst met elkaar, die in detail de procedure beschreven invoeren en uitwisseling omstandigheden, of elk van de aannemers moet een gekwalificeerde elektronische hebben handtekening. Voor het verkrijgen van het nodig is om van toepassing op de certificatie-instelling geaccrediteerd door het Ministerie van Communicatie van Rusland.
Echter, zelfs in de aanwezigheid van een gekwalificeerde elektronische handtekening, niet alle documenten kunnen worden rechtstreeks verzonden, bijvoorbeeld via e-mail. Onder de huidige wet, kan een factuur in elektronische vorm alleen goedgekeurd door de Federal Tax Service XML-formaat worden verzonden.
Daarom is het veel gemakkelijker om het opzetten van elektronische documenten via een tussenpersoon. "Megafon" bedrijf heeft een web-based interface om vorm, ondertekenen en de uitwisseling van de boekhouding en andere documenten tussen juridische entiteiten ontwikkeld. Met de hulp van uw accountant, manager of secretaresse in staat om snel het aangaan van een contract met een nieuwe partner zal zijn, stelt u de rekening van de leverancier of neem een schatting van de aannemer.
In dit geval worden alle documenten systematisch en betrouwbaar opgeslagen in het persoonlijk kantoor van de vennootschap.
EDI gebruiken, moet u een gekwalificeerde elektronische handtekening.
In het kabinet van de portal "Electronic Document" van "Megafoon" kunt nieuwe documenten (zonder handtekening en verzenden) te maken en downloaden naar de desktop computer.
Daar kunt u de rapportage documenten vragen om te communiceren: alle rekeningen en handelt. Documenten die op deze wijze zijn juridisch relevante en vereisen geen afdrukken of dupliceren op papier.
Zelfs een akkoord over het aanbieden van mobiele communicatiediensten "Megafon" kan op afstand worden gesloten. Voor zakelijke klanten, die een elektronische handtekening hebben, is het niet nodig om tijd door te brengen een bezoek aan het kantoor van de vennootschap. Alles kan gedaan worden door middel van persoonlijke studie. Snel, en belangrijker nog, helemaal gratis.
Een ander voordeel van elektronisch document van de "Megafon" is dat het gemakkelijk kan worden geïntegreerd met 1C. Als u werkt met deze boekhoudkundige systeem, kunt u documenten aan de portal direct van 1C uploaden.
Om gebruik te maken van de "Electronic Document", moet u:
- Meld je aan op het juiste portaal.
- Verbinding maken met een geldige elektronische handtekening systeem.
- Invullen van een aanvraag om de join Verordening systeem elektronisch document.
De eerste 14 dagen zul je in staat zijn om het basispakket "Promo" te gebruiken. Het biedt gratis verzending van maximaal tweeduizend geformaliseerde en niet-geformaliseerde om duizenden documenten. Twee weken - genoeg tijd om te genieten van alle voordelen van elektronische document. Dan kunt u een tariefplan op basis van uw zakelijke doelstellingen te kiezen.
Service "Electronic Document" bespaart tijd en geld voor de registratie van transacties en de uitwisseling van documenten. De voordelen van de dienst ten volle genieten van de agenten, distributeurs, franchisenemers, bedrijven met tak structuur en en bedrijven van plan om de efficiëntie van de uitwisseling van documenten zowel intern te verhogen en bij het omgaan met partners. De snellere bedrijfsprocessen, hoe groter de winst. Mee eens, het is dom om een dergelijk besluit passeren.
Start met behulp van gratis