3 tips om u te helpen eindigen altijd bijeenkomsten op tijd
Leren En Werken / / December 25, 2019
Indien er op de geplande datum verschillende vergaderingen, kan men langdurige vergadering alle plannen verstoren. Ondernemer Patrick Evers (Patrick Ewers) aanbiedingen Drie strategieën om dit te voorkomen.
1. Voor de vergadering: Verminder de duur van de vergadering
Meestal, de vergadering duurde een half uur of een uur. Deze perioden is het beste om de kalender te maken. Maar omdat dit, lijkt het erop dat een andere vergadering begint onmiddellijk na de andere. Als gevolg daarvan is er een hoop ongemak.
Vervang de half uur durende vergadering van de 25 minuten en uur - 50 minuten. Je kan heel goed de tijd hebben om alles hetzelfde als voorheen te doen. Aan de andere kant, zal weinig tijd voor de voorbereiding tussen de twee bijeenkomsten, na elkaar, recreatie of de beslissing van nood kwesties.
Om te voorkomen dat een van de deelnemers te beledigen, te waarschuwen over de veranderingen op voorhand. Bij het maken van een afspraak, enkel vermelden dat uw vergadering nu de laatste 25 of 50 minuten.
2. Tijdens de vergadering: aan het publiek te herinneren aan het doel van de bijeenkomst en samen samenvatten
De eerste minuten van de vergadering is erg belangrijk. Gebruik ze om iedereen waarom je gaat en hoe lang de vergadering te herinneren. Vermeld dat je ongeveer 50 minuten om alle kwesties te bespreken, en de laatste vijf gaat naar debriefing. Dan zal niemand verbazen dat u bent begonnen met een vergadering uit te zetten in 45 minuten. Hoogst waarschijnlijk zal de andere deelnemers zelfs dankbaar zijn, want zoals u niet alleen hun tijd, maar ook hun redden.
Zet een herinnering of wekkerWelke zal ring na 45 minuten en zet de telefoon op de tafel, de hele tijd te herinneren en niet worden afgeleid. Wanneer een pieptoon klinkt, afwerking van een vergadering, blijf je op iets.
Als je geen tijd hebt om alle problemen in de resterende vijf minuten op te lossen hebben, plan een nieuwe afspraak voor een andere dag. En ook:
- herhalen wat iemand heeft toegezegd;
- kort overzicht van de voornaamste conclusies;
- instemmen met de volgende stappen;
- aandeel iets positiefs, zoals ons te vertellen wat je leuk vond aan deze bijeenkomst.
3. Na de vergadering: kort, demonteer de laatste vergadering en voor te bereiden op de volgende
Na de 50 minuten vergadering, moet je verblijf 10 minuten te sparen. Breng de eerste vijf op de analyse van de belangrijkste punten van de vorige vergadering, om niet te vergeten niets. Ook een overzicht van het ontwerp van de brief aan alle deelnemers aan het herinneren beslissingen en verplichtingen. Dit zal de voordelen van de bestede tijd te verhogen, en bovendien zal er iets nog waardevoller te geven - een gevoel van volledigheid.
Tweede vijf minuten te besteden aan de voorbereiding van de komende vergadering. Als je al bekend bent met de deelnemers, herinner jezelf:
- welke kwesties moeten worden besproken;
- eventuele eerdere taak moest worden gedaan;
- Wat weet u over de deelnemers: hun professionele en persoonlijke interesses.
Als u niet bekend bent met de persoon vergadering met wie u wilt, op zoek naar informatie over: controleer de naam en functie, check de profielen in sociale netwerken. En na te denken over hoe zin begin een gesprek.
zie ook💼
- 6 manieren om de vergadering snel en krijgen het resultaat
- Hoe om vergaderingen productiever te maken
- 3 regels sverhproduktivnyh vergaderingen van Steve Jobs