Hoe het niet om weg te jagen klanten en partners: slechte gewoonten bij het schrijven van e-mails

Op het werk, veel mensen zijn letterlijk aangevallen door een groot aantal van de e-mail-bericht, die noodzakelijkerwijs moeten worden beantwoord. Natuurlijk, het is erg moeilijk om te gaan met de omvang van de opdrachten en doen het goed. Toch zijn er ernstige fouten, die echt moeten worden vermeden.

Leer de basisregels van de etiquette het schrijven van e-mails niet nodig om uw brieven omgezet in literaire meesterwerken te maken. Het is volkomen nutteloos. Maar als je kunt ontdoen van gewoonten die gebrek aan professionaliteit te geven, zal uw bedrijf veel meer succes te gaan.

Wat grove fouten bij het schrijven van de e-mail-bericht zijn de meest voorkomende?

1. Misbruik van als "dringend"

Als je gedragen als een jongen in de gelijkenis, die "Wolf riep! Wolves! "En zet alle letters in een rij als" dringend", zeer binnenkort niet langer ontvangers serieus te nemen u. Als je echt een onmiddellijke reactie nodig heeft, zal niemand aandacht aan dit merk.

2. overmatige informaliteit

Keuze van het communicatiekanaal manieren afhankelijk van de kwaliteit van de relatie tussen u en een andere persoon. Overmatig informaliteit toont een gebrek aan professionaliteit.

Zorg dat er geen gebruik uitroeptekens, smiley, kleur selectie van tekst, speciale lettertypen, Internet jargon en afkortingen. Ze zullen het niet helpen u een afbeelding van een ervaren werknemer te creëren.

Ook aandacht besteden aan het feit dat sommige mensen niet de acroniemen begrijpen. Vooral zorgvuldig kiezen van de toon van de communicatie met buitenlanders en leden van andere generaties.

Denk eraan: zakelijke brief Het moet gemakkelijk te lezen zijn. Om dit te doen, gebruik maken van het lettertype Arial, Calibri of Times New Roman, de grootte tot 10 of 12 eenheden. Wat betreft kleur, is het het beste om te verblijven in het zwart.

3. Te koud toon van communicatie

Op hetzelfde moment, moet de ontvanger niet het gevoel dat hij communiceert met de robot. Sommige van de letters zien eruit als echte mensen als in feite is het een antwoordapparaat bericht.

Als uw brief van uw persoonlijkheid wordt gezien, uw enthousiasme zal helpen vorm te geven de ontvanger een positief beeld van u als ondernemer gesprekspartner. Het belangrijkste ding - overdrijf het niet.

4. Misbruik van een functie "Allen beantwoorden"

E-mailberichten zijn niet bedoeld om te zetten in een gezellige chatik. Als je reageert op een bericht dat wordt doorgestuurd naar een groep mensen voordat u op "send all", zorg ervoor dat uw antwoord is echt interessant en die nodig zijn om elk van de groep.

5. Breng het bericht zonder de goedkeuring van de afzender

Dit is op zijn minst vervelend. En kan aanzienlijk ondermijnt uw geloofwaardigheid.

Het maakt niet uit wat je te sturen. U kunt een bericht wilt je baas, die verwijst naar de klant te sturen naar de klant. Of u kunt de verleiding om te zetten in de keten van de ontvangers van de brief met een aantal persoonlijke gegevens, zijn collega niet weerstaan. In ieder geval moet je niet doen zonder toestemming van de afzender.

6. verborgen exemplaren van verzenden van brieven

Als je iemand een verborgen kopie van de brief een gedachte te sturen in de gesprekspartner: "En wie anders stuurde een kopie" Het veroorzaakt wantrouwen en aanleiding geeft tot het gevoel dat je iets te verbergen.

Als u een brief te sturen naar iemand die niet aanwezig zijn in de keten van hop moet zijn, kopieer en plak uw tekst in een apart nieuw bericht.

7. Correct formuleren van het thema

Als het veld "Onderwerp" je zoiets als: "Het is me" in te voeren, "Hello" of "Voor uw informatie," het geeft niet de ontvanger een aanwijzing over de inhoud van de brief. Als gevolg hiervan, is het waarschijnlijk dat uw boodschap niet eens worden gelezen.

Als je gedrag zakelijke correspondentie, Het onderwerp van uw brief moet kort, ruim en accuraat zijn. Als de ontvanger meteen begrijpen wat je aan het schrijven bent, is het waarschijnlijk dat hij zal uw boodschap en reageren te lezen om het sneller.

8. Misbruik van persoonlijke berichten

Jokes, ontroerende verhalen en motievencitaten komen soms zeer misplaatst. Maar in grote hoeveelheden, ze snel genoeg van de ontvanger. Niet bombarderen inboxen zinloos bericht naar een collega, zelfs als je het met de beste bedoelingen. Vroeg of laat zal de ontvangers gewoon zulke berichten verwijderen zonder ze te lezen.

9. vernedering

Laat je niet in de verleiding om uit te drukken in een brief aan de gerechtvaardigde woede in de richting van de bestemming, zelfs als hij een dergelijke reactie verdiend. Zelfs als u wacht op uw pakket voor een paar maanden. Gewoon niet doen. Mensen zullen altijd blijven herinneren onbeleefd, en het is slecht voor het imago van uw bedrijf.

In plaats daarvan, schrijf een bericht dat je gaat je boos ontvanger te sturen, en laat het voor een paar dagen in de map "Concepten". vervolgens bewerken en verwijder alle beledigende taal. Zo zul je in staat zijn om hun professionaliteit te tonen.

10. vertrouwdheid

Als u weet heel goed ontvanger van het bericht, en soms kan u het zich veroorloven een aantal leuke complimenten. Maar als dit is uw business partner of klant, sparen beleefd ingetogen toon van communicatie. Voltooiing van letters zoals "Tot ziens!" In dit geval zou ongepast zijn.

11. Het gebruik van absurde e-mail adres

Stroken, zal vulgair of openlijk belachelijk adressen negatieve aandacht te trekken voor ontvangers. Als je gewoon geen afscheid kunnen nemen met zijn vak [email protected], dan teruggespoeld voor zakelijke correspondentie aparte rekening.

12. Een groot aantal typefouten

Stuur berichten van uw telefoon ontslaat u niet van uw verplichting om uw e-mails te controleren op fouten. Als u meer dan één typo doen in de brief, hoef je jezelf niet tonen van de beste kant. Als u een bericht te sturen op de weg, is het belangrijk om zorgvuldig te bestuderen voordat het verzenden van.

13. Het verzenden van berichten vroeg in de ochtend

Soms als je vroeg opstaan ​​en voel vrij produktief, Je bent geneigd om snel te gaan met zakelijke correspondentie. Echter, de meerderheid van de ontvangers vestigde de aandacht op het moment van verzending van de brief. Als u een bericht te sturen naar drie in de ochtend, dan in het beste geval zult u een workaholic te overwegen, en in het slechtste geval - niet echt gezond.

Als de nacht vondsten inspiratie voor u, gewoon opslaan als concept brief en stuur het naar de werkuren.

14. Het opstellen van te lange brieven

De meeste mensen gewoon de berichten die niet krijgen een greep in de tekst te bekijken. Hou dit in gedachten bij het schrijven van een brief. Grote blokken tekst maken het moeilijk om te lezen, zodat in kleine alinea's verdelen de boodschap.

Gebruik lijsten. Zij zullen uw boodschap nog beter leesbaar te maken. Daarnaast kunt u het belangrijkste deel van het bericht in cursief of vet te selecteren.

---

Vermijd beschreven fouten, en dan kun je een goede indruk over zichzelf, die zeker zal bijdragen aan uw carrière te maken.