Geheimen van zakelijke e-mail-correspondentie
Leren En Werken / / December 25, 2019
Wat is e-mail? In de zakelijke wereld van vandaag, het is:
- Je gezicht. Het is via e-mail, kunt u een positief imago in de ogen van de tegenpartij te maken of bederven de eerste indruk.
- Je werk tool. Een groot deel van de communicatie met de buitenwereld vindt plaats via e-mail. Zo goed in het bezit van het instrument, kunt u uw leven veel eenvoudiger.
- Een krachtige afleiding. Buitenwereld probeert te bereiken, af te leiden en misleid afgedwaald via e-mail.
Van deze posities en kijken naar het werken met e-mail. Laten we beginnen met een eenvoudige.
brieven decoratie
Ik gebruik Mozilla Thunderbird e-mail client, dus ik zal spreken van zijn voorbeeld. Maak een nieuwe brief en gaan van boven naar beneden van de lijst met velden.
Coma. Kopiëren. bcc
Misschien dat iemand weet het niet, maar de "To" in Mozilla kan worden gewijzigd in "Cc" of "Bcc".
- wie: Schrijf de belangrijkste of meerdere bestemmingen, gescheiden door een puntkomma.
- exemplaar: Schrijf naar wie de brief moet lezen, maar van wie we geen reactie verwachten.
- bcc: Schrijf naar wie de brief te lezen, maar moet anoniem voor de rest van de ontvangers blijven. Vooral geschikt om te gebruiken voor massamailings van zakelijke brieven, zoals meldingen.
verkeerd in massaverdeling aan ontvangers specificeren door het veld "Kopiëren" of "To". Een paar keer per jaar ontvang ik brieven waarin ontvangers vermeld 50-90 in de "Copy". Er is een schending van de privacy. Niet al uw ontvangers moeten weten wie je werkt aan een soortgelijk onderwerp. Nou, als het is vertrouwd met elkaar mensen. En als in de lijst van concurrerende bedrijven, die niet van elkaar weten? Ten minste één moet worden voorbereid voor extra uitleg, als een maximum - een einde aan samenwerking met een van hen. Wees niet zo te zijn.
juist mass mailing verzonden naar uw naam en alle ontvangers in het veld om te zetten "verbergen de kopie."
onderwerp
Het belang van het onderwerp wordt vaak geschreven (soms verstandig) in hun corporate blogs professionele diensten verzendingen. Maar er is vaak een toespraak over de verkoop van de letters, waarbij het onderwerp lijn lost het probleem van de «e-mail moet worden geopend."
We bespreken ook de dagelijkse zakelijke correspondentie. Hier is het onderwerp lost het probleem van de "letter en de auteur moet gemakkelijk te identificeren, en vervolgens te vinden." En uw ijver om terug te komen om u in de vorm van karma talloze brieven van de respons, alleen met voorvoegsels re: of FwdOnder die zal hebben om de juiste letter op het onderwerp te vinden.
Twintig letters - is het bedrag van eendaagse correspondentie van het middle management. Op Ondernemers en ondernemers niet spreken, hebben ze een aantal letters soms overtreft 200 en meer per dag. Daarom nogmaals: geen e-mails versturen met een blanco thema.
Dus, hoe goed de onderwerpregel te formuleren?
We zijn in zijn "hemel" wordt aanbevolen voor externe write letters in de onderwerpregel: "De hemel
Fout nummer 1: Alleen de naam van het bedrijf in de onderwerpregel. Bijvoorbeeld, de 'Sky' en al. Ten eerste, zeker bent u een van uw bedrijf te communiceren met de tegenpartij. Ten tweede, geen gevoel van een thema draagt niet bij, omdat de naam van uw bedrijf, en dus kan worden gezien van het adres. Ten derde, raden hoe het je eigen doos ziet er met deze benadering van communicatie? Net als dit.
Het is handig om te kijken naar dergelijke onderwerpen?
Fout nummer 2: Flashy marketing titel. Het is geweldig als je weet hoe om dergelijke koppen te schrijven. Dat is gewoon de vraag of het gebruik geschikt zijn voor deze vaardigheden in zakelijke correspondentie is? Denk aan het doel van de onderneming onderwerpregel: niet verkopen en zorgen voor identificatie en doorzoeken.
verkeerd | juist |
Dingen om assen te kopen tegen een redelijke prijs! | Commercieel aanbod voor de levering van assen |
We moeten ons haasten om rente te raadplegen! Rodion is op de weg! | Om de daad van Interest controle met Alyona Ivanovna te harmoniseren |
WAARSCHUWING! Porfiry Petrovich loste het mysterie van Raskolnikov, en onze problemen op te lossen | Het voorstel van de consultant: de psychologische aftrek |
»
De tekst van de brief
Er zijn vele gidsen op het schrijven van teksten voor verschillende gelegenheden. Bijvoorbeeld, een veel nuttige informatie op Maxim Ilyahova, Alexander Amzin en andere meesters van het woord. Ik raad u aan hun artikelen op zijn minst om de algemene bewustwording te vergroten en verbeteren van de algehele stijl van schrijven te lezen.
In het proces van het schrijven van brieven, moeten we consequent maken verschillende beslissingen.
courtesy vraag. Aan het begin van de brief kan worden wazig in courtesy of genegenheid in de geest van "Mijn beste Rodia, voor twee iets meer dan een maand, als ik niet heb gesproken schriftelijk aan u, van waaruit ze was lijden, en zelfs andere 's nachts niet slapen, Ik denk. " Zeer beleefd en zeer kostbaar, zowel in de tijd door het schrijven van dit bericht, en na verloop van tijd een persoon op zijn lezing. Correspondentie na het bedrijfsleven, weet je nog? Niet letter-schrijfwedstrijd en geen Raskolnikov's moeder en zakelijke correspondentie.
Wij respecteren uw tijd en de ontvanger!
Vertegenwoordigen en lijken op de omstandigheden van de liefde heeft alleen zin in het eerste bericht verzonden nadat de vluchtige ontmoeting op de tentoonstelling. Als dit de voortzetting van de samenwerking of de huidige correspondentie, in de eerste letter op de dag van het schrijven: "Hallo, John," in de tweede en later: "John ...".
beroep. Ik ben altijd bezig met de vraag, die aan te wenden in de brief, als het aantal ontvangers. Onlangs schreef ik een brief aan de drie meisjes met de naam Anna aangepakt. Niet twijfelen, schreef ik: "Lieve Anna" nooit steeg. Maar zo gelukkig niet altijd.
Wat gebeurt er als de ontvanger van drie of zelfs zeven, en ze hebben niet dezelfde naam dragen? U kunt de namen lijst: "Goedemiddag, Rodion, Pulcheria, Avdotya en Petr Petrovich." Maar het is lang en kost tijd. Het is mogelijk om te schrijven: "Geachte collega's".
Ik voor mezelf te gebruiken in de regel om de naam van toepassing op degene die staat in het veld "To". En voor hen die in de kopie is niet van toepassing op alle. Dit is meestal op hetzelfde moment maakt het mogelijk om meer precies één (!) Brief aan de geadresseerde en het doel van deze brief te definiëren.
citaat. Vaak is de correspondentie is een gesprek met vragen en antwoorden - met andere woorden, dialoog. Een goede gewoonte om de geschiedenis van de correspondentie niet verwijderen en schrijf je antwoord op de top van de geciteerde tekst die, terug te keren naar deze correspondentie binnen een week, was het gemakkelijk om de dialoog van boven naar beneden te lezen in aflopende datum.
Om een of andere reden moet de standaard instelling in Mozilla "Plaats de cursor na de geciteerde tekst." Ik beveel het aan het menu te wijzigen «Extra» → «Accountinstellingen» → «Voorbereiding en het aanpakken." Het moet zo zijn.
Het doel van de brief. Zakelijke brieven zijn twee soorten:
- toen we net de gesprekspartner te informeren (bijvoorbeeld een rapport over het werk dat in de afgelopen maand);
- en wanneer we willen iets van de gesprekspartner. Zo stemde hij naar de bijgevoegde factuur voor de betaling.
In de regel aan te moedigen brieven vele malen meer dan de te rapporteren. Als we iets willen van de bron te bereiken, is het zeer belangrijk te zeggen over dit in een brief in platte tekst. De oproep tot actie moet vergezeld gaan van een bericht namens en ga de laatste zin in de brief.
verkeerd"Porfiry Petrovich, ik weet wie hij een oude dame te snijden."
juist"Porfiry Petrovich, ik gekapt een oude dame, dan kunt u aanvaard mijn arrestatie op maatregelen moe om te lijden!".
Waarom correspondent must voor u om na te denken, wat te doen met deze brief? Per slot van rekening kan nemen en de verkeerde beslissing.
handtekeningtekst. Het moet. Vooral alle e-mail clients, zodat u aan te passen autosubstitution handtekening bv de klassieke "Met vriendelijke groet ...". In Mozilla gebeurt dit in het menu «Extra» → «Accountinstellingen."
Te schrijven of de contacten in de handtekening niet te schrijven - een prive-aangelegenheid. Maar als je een of andere manier verband houden met de verkoop - is het verplicht om te schrijven. Zelfs als de transactie niet plaatsvindt op basis van communicatie in de toekomst, kunt u gemakkelijk vinden op de contacten van de handtekening.
Tot slot, een ander kenmerk van het bericht op voor degenen ondervraagden die niet graag (het niet kan, niet wil, heeft niet de tijd) om te reageren op uw e-mails. Vermeld in het bericht standaard. Bijvoorbeeld, "Porfiry Petrovich, zo niet gekomen om me te arresteren vóór 12:00 vrijdag Ik beschouw mezelf te vergeven." Natuurlijk moet de periode reëel zijn (het is niet nodig om de tekst van het voorbeeld op vrijdag om 11:50 te sturen). De ontvanger moet in staat zijn om fysiek te lezen en beslis voor uw brief. Deze "default" nemen u uw verantwoordelijkheid voor de non-respons van de gesprekspartner. Zoals altijd het gebruik van deze chip dient intelligente wijze benaderd. Als een persoon is op tijd en regelmatig reageert op uw e-mails, dit ultimatum is het als je hen niet schaden, een beetje stretch of leiden tot een besluit om niet te reageren op de brief op dit moment, en maak je wacht op vrijdag.
toebehoren
Brieven vaak met bijlagen: CV, zakelijke voorstellen, kostenramingen, tekeningen, gescande documenten - een zeer handige tool en tegelijkertijd een bron van populaire fouten.
fout: Een enorme bedrag van de investering. brieven komen vaak met attachments tot 20 MB. In de regel, scant wat een aantal documenten in TIFF-formaat, met een resolutie van 600 dpi. De mailer correspondent vrijwel zeker te hangen voor een paar minuten in een vergeefse poging om een preview van de bijlagen downloaden. En God verhoede de ontvanger proberen om deze brief op uw telefoon te lezen ...
Persoonlijk ben ik zulke berichten te verwijderen onmiddellijk. Niet wilt dat uw brief verscheen in de mand vóór het lezen? Controleer de grootte van de bijlage. Het wordt aanbevolen dat het niet meer dan 3 MB.
Wat als er meer dan?
- Probeer het opzetten van uw scanner naar een ander formaat en resolutie. Bijvoorbeeld, in PDF of 300dpi scans verkregen goed leesbaar.
- Denk aan een programma zoals WinRar Archiver of 7zip. Sommige bestanden comprimeren zeer goed.
- Wat gebeurt er als een enorm beslag en comprimeren niet werkt? Bijvoorbeeld, bijna leeg economische boekwaarde weegt 900 MB. Kom naar de hulp van informatie cloud-opslag: Dropbox, Google Drive, en dergelijke. Sommige diensten, zoals Mail.ru, automatisch om te zetten een enorme investering in een verwijzing naar de cloud storage. Maar ik heb liever hun eigen informatie die is opgeslagen in de cloud te beheren, zodat de automatisering van Mail.ru niet welkom zijn.
En nog een aanbeveling is niet helemaal duidelijk over de investeringen - hun naam. Het moet begrijpelijk en aanvaardbaar zijn voor de ontvanger. Zodra we in het bedrijf bereid zijn een bod te noemen... laat het dan Fjodor Dostojevski. Ik kreeg een brief van de manager van het project ter goedkeuring aan de CP, en de bijlage was een bestand met de naam "DlyaFedi.docx". Met de manager, stuurde me dit, een dialoog lijkt op het volgende:
- Geachte Manager, bent u persoonlijk bereid om deze gerespecteerde man benaderen en noemen hem in het gezicht Fedor?
- Eenmaal daar, gerespecteerd als een persoon, het allemaal bij mijn naam genoemd.
- Waarom ben je een bijlage genaamd "DlyaFedi"? Als ik nu naar hem, denk je dat hij is onze assen te kopen in deze handleiding?
- Ik ga vervolgens de naam van ...
Waarom koken tijdbom - de potentiële klant mislukking - of maak extra werk door de naam van het bestand? Waarom niet meteen de naam van de bijlage is juist: "DlyaFodoraMihaylovicha.docx" of zelfs beter - "KP_Nebo_Topory.docx".
Dus, met e-mail als het "gezicht" is min of meer opgelost. Laten we overgaan tot de e-mail bekijken als een instrument van effectief werken en praten erover storend component.
Werken met letters
E-mail - is een krachtige afleiding. Zoals bij elke afleiding, moet de post worden bestreden door de aanscherping van de regels en tijdschema voor de uitvoering.
Op een minimum, moet je alle meldingen van de komst van e-mail uit te schakelen. Als uw e-mailclient is standaard geconfigureerd, wordt u gewaarschuwd en een geluidssignaal, en knipperde pictogram naast de klok, en zal een preview van de letter. Kortom, doen er alles aan om eerst scheur je uit de buurt van hard werken, en dan duik in de afgrond van ongelezen e-mails en bezochte mailings - minus een uur of twee van het leven.
Iemand sterke wilskracht kun je niet afleiden door de kennisgeving, en gewone mensen is het beter niet te verleiden lot en uit te schakelen hen. In Mozillla Thunderbird wordt gedaan door middel van het menu «Extra» → «Instellingen» → «Basis» → «Wanneer er nieuwe berichten."
Als er geen meldingen, hoe om te begrijpen dat het een brief?
Heel simpel. U heeft zelf, bewust tijd vrij om te ontleden e-mail, opent u de e-mailclient en bekijk alle ongelezen berichten. Dit kan twee keer per dag worden gedaan, bijvoorbeeld bij de lunch en in de avond of tijdens de downtime, laten we zeggen, in de file.
Mensen vragen vaak hoe de responstijd en dringende brieven? Het antwoord is: je hoeft niet urgent brieven in de mail. Tenzij u werkt in de customer support afdeling (in dit gedeelte uw werkschema per e-mail).
Als er dringende brieven, zal de afzender u op de hoogte via andere kanalen - telefoon, SMS, Skype. Dan bent u bewust naar beneden gaan in de e-mailclient en de behandeling van dringende e-mail. Al de goeroes van time management (bijvoorbeeld Gleb aartsengel met zijn "Getting Things Done") verklaren de standaard reactie van e-mail binnen 24 uur. Dit is de normale regels van de etiquette - wacht niet door de gesprekspartner onmiddellijke reacties via e-mail. Als er een dringende brief aan te melden bij een snelle communicatie kanalen.
Dus hebben we de kennisgeving aan e-mail client te nemen op uw schema uitgeschakeld.
Wat te doen toen we gingen naar het postkantoor en geen activiteiten met de titel "maken" e-mail? Waar is het begin en het einde van dit werk?
Ik heb veel over het zero inbox systeem gehoord, maar helaas, niet voldaan één persoon toe te passen. Het was noodzakelijk om een fiets te verzinnen. Artikelen over dit onderwerp moeten Layfhakere. Bijvoorbeeld, "nul inkomende». Hieronder zal ik praten over het systeem van nul inbox in mijn interpretatie. Ik zou dankbaar zijn als GTD guru opgemerkt in de comments, aanvullen of verbeteren van het beschreven systeem.
Het is belangrijk om te begrijpen en te accepteren dat de e-mail - dit is geen taak scheduler en archief voor uw bedrijf. Daarom moet de map "Postvak IN" altijd leeg zijn. Als u komt voor het onderzoek opgenomen, niet stoppen en niet wat er ook gebeurt worden afgeleid, totdat deze leeg de map.
Wat te doen met spam in uw inbox? We moeten achtereenvolgens gaan voor elke letter, en verwijder deze. Ja, selecteert u deze en klikt u op het toetsenbord Delete. Als je zelf niet kan brengen om een letter te wissen, moet u beslissen wat te doen met het.
- Kan het antwoord in drie minuten? Moet ik om het te beantwoorden? Ja, we hebben, en het antwoord zal niet langer duren dan drie minuten, daarna direct reageren.
- Voldoen aan de behoefte, maar het antwoord voorbereiding neemt meer dan drie minuten. Als u een taak scheduler te gebruiken, waardoor e-mails om te zetten in taken, draai e-mail in een taak en vergeet voor een tijdje over. Bijvoorbeeld, ik gebruik absoluut geweldige service Doit.im. Hiermee kunt u een persoonlijk e-mailadres te maken: doorgezonden naar hem een brief, en het wordt een probleem. Maar als je niet beschikt over de taakplanner, overdracht brief aan de submap "0_Vypolnit".
- Na een snel antwoord op een brief, draaien in een taak of een eenvoudig onderzoek nodig beslissen wat te doen met dit bericht op: verwijderen of verzenden naar een bepaalde map voor een lange opslag.
Hier zijn een aantal mappen voor langdurige opslag ik heb.
- 0_Vypolnit. Ik heb een map niet bestaat, maar als je niet beschikt over een planner hebben, nogmaals, hier kunt u letters toe te voegen, waardoor gedetailleerde studie. Deze map moet ook regelmatig worden schoongemaakt, maar met een doordachte aanpak in speciaal toegewezen tijd op.
- 1_Sprav. Hier heb ik de brief met achtergrondinformatie: welkom e-mails met logins van verschillende web services, kaartjes voor de volgende vlucht, en ga zo maar door.
- 2_Proekty. Het bevat een archief van overeenstemming tussen partners en projecten die een stroom relatie. Natuurlijk, voor elk project of partner geliquideerd een aparte map. De partner map Ik vouw de brief, niet alleen van haar medewerkers, maar ook brieven van medewerkers van "Heaven", de geassocieerde partner. Het is erg handig: indien nodig, alle correspondentie aan het project bij de hand in een paar klikken.
- 3_Muzey. Hier moet ik die brieven te douchen en te verwijderen jammer, en de voordelen zijn duidelijk. Ook hier migreren mappen met een gesloten project van "2_Proekty". In het kort, "Museum" opgeslagen eerste kandidaten voor verwijdering.
- 4_Dokumenty. Er zijn brieven met elektronische samples van documenten die nuttig zijn in de toekomst voor de boekhouding kan bijvoorbeeld gaat om aansluitingen van klanten tickets voor de reis. Folder grotendeels overlapt met mappen "2_Proekty" en "1_Sprav", maar het houdt de boekhoudkundige informatie, zoals in "2_Proekty" map - management. In "4_Dokumenty" - dode informatie, en "2_Proekty" - Live.
- 5_Znaniya. Hier heb ik pas echt nuttig mailing list waarop ik wil om terug te komen in de tijd voor inspiratie of te zoeken naar oplossingen.
Er zijn nog andere instellingen in uw e-mailclient, belangrijk voor dit systeem. Ten eerste, in Thunderbird de standaard wordt gecontroleerd "Mark bericht te lezen." Ik geef de voorkeur om het bewust te doen, zodat de doos af! Om dit te doen, ga naar het menu «Extra» → «Instellingen» → «Geavanceerde» → «lezen en weer te geven."
Ten tweede, het gebruik filters. Ik gebruikte om filters op adres van de afzender automatisch doorsturen van e-mails actief toe te passen op de juiste mappen. Bijvoorbeeld, brieven van de advocaat verplaatst naar Folder "Advocaat". Ik verlaten deze aanpak om verschillende redenen. De eerste is een brief van een advocaat in 99% van de gevallen in verband met een project of partner, en dus onderworpen aan de beweging in deze map of projectpartner. Ten tweede, heb ik besloten om het bewustzijn toe te voegen. U moet bepalen waar een bepaalde letter, en het uiterlijk van de onbehandelde berichten makkelijker om gewoon een plaats op te slaan - in uw inbox. Nu is de filter wordt alleen gebruikt voor externe mappen regelmatige automatische berichten uit verschillende systemen, dat wil zeggen de brieven die mij niet nodig hebben om beslissingen te nemen. Filters in Mozilla Thunderbird worden geconfigureerd in het menu «Extra» → «Message Filters".
Dus, met de juiste aanpak van e-mail moeten gaan van 10 tot 60 minuten per dag, afhankelijk van het volume van de correspondentie.
Oh, en nog één. Je hebt al de melding van de komst van nieuwe berichten uitgeschakeld? ;)