Hoe maak je medewerkers op zakenreis sturen zonder papieren: een persoonlijke ervaring

Probleem № 1. Onhandige matching systeem

Elke reis - het is een heleboel overeenkomsten waarin ik fungeerde als tussenpersoon. Op het doorsturen van berichten duurt lang, bovendien is er een kans om in de war raken en fouten maken, vooral wanneer meerdere mensen vliegen.

Zodra ik de officier begrepen en op het ticket overeengekomen is niet op de vlucht. Hij was niet terugbetaald, dus had het bedrijf te investeren in een tweede ticket met een geldige datum, en verliezen ongeveer 10 duizend roebel.

Hoe het probleem op te lossen

Samenvatting: om het proces te automatiseren.

Deze taak handvat diensten voor het online boeken van reizen - Ik testte OneTwoTrip for Business. Het kan helpen bij het plannen reizen, kopen de lucht en spoor tickets, boek hotels. Voor het aansluiten en het gebruik van de dienst niet hoeft te betalen.

Probeer OneTwoTrip for Business

Service kan worden gebruikt, niet alleen directeur en office manager, maar alle medewerkers van het bedrijf. Geen limiet op het aantal gebruikers, dus ik meteen in het profiel Layfhakera op OneTwoTrip for Business data geladen is alle jongens die gaan op zakenreis. U kunt of XLS en CSV-bestand handmatig toevoegen. Om dit te doen in de sectie "Werknemers" is een knop "Import".

Wanneer u een gebruiker toe te voegen, kunt u direct invoeren van de gegevens van de Russische en buitenlandse paspoorten, zodat ze niet te verstoppen elke keer opnieuw.

Voor elke werknemer kunt u reizen limiet instellen en toegangsrechten te beperken. Bijvoorbeeld, om een ​​limiet van een bestelling en de keuze van het hotel drie sterren te stellen. Wanneer een werknemer met pensioen gaat, wordt zijn profiel geblokkeerd. Hij kan niet naar de Members Area, maar het hele verhaal en de rapportage over het zal blijven.

Dit heeft sterk vereenvoudigd mijn beroep: werknemer kan gaan naar de Members Area met uw wachtwoord in, selecteer de vlucht en hotel en boeken ze zonder te betalen. Om te voldoen aan de tickets hoeven niet in te sturen screenshots Telegram: Directeur van de beheerder ziet het pantser en bestellingen van alle werknemers in de "Orders".

Probleem № 2. zware lasten

We proberen plan trips van tevoren online tickets kopen. Echter, het blijkt dat dit niet altijd het geval.

Hoe het probleem op te lossen

Samenvatting: besparen op tickets en hotels, ze te kopen via een online travel service organisatie.

OneTwoTrip for Business zorgt ervoor dat tickets voor de vertegenwoordigers van de bedrijven kosten hetzelfde of minder dan voor particulieren.

Besparingen worden bereikt als gevolg van de grote omzet, en direct contracteren luchtvaartmaatschappijen en hotels.

hotels, appartementen en hostels: De site biedt ongeveer 2 miljoen aan accommodatiemogelijkheden voor verschillende budgetten. Meer dan 1000 meest populaire van hen hebben hun eigen relatie met OneTwoTrip for Business. Indien de klant heeft behoefte aan een object is niet in het systeem, kan de dienst hem ondertekenen op verzoek van het contract.

Als de plannen worden bevestigd en de reis wordt goedgekeurd, kunnen kaartjes worden gekocht in twee klikken. Zo niet - alleen de reservering annuleren. Alle maatschappijen, die klantenkaarten, zodat u kunt blijven mijlen verdienen. Dienst organiseert de actie met de banken: bijvoorbeeld kan terugkeren keshbek bonussen voor aankopen door de collectieve kaart.

Probleem № 3. Lange ticketing en facturering

Wanneer de tickets en het hotel met het hoofd overeengekomen, ik contact opnemen met de luchtvaartmaatschappij en hotel naar de factuur voor de betaling te krijgen. Elke organisatie haar betalingsbeleid voor rechtspersonen: ergens moet u een e-mail te schrijven, ergens aan te vullen in Excel-bestand met de gegevens van het bedrijf, ergens - formulier op de website. Soms moest ik de hotline herhaaldelijk bellen om de documenten te verkrijgen. Het kost veel tijd, en de uitgifte van tickets wordt soms uitgesteld voor meerdere dagen. Sommige bedrijven en brengt geen kosten in rekening brengen aan de rechtspersoon. In dergelijke gevallen is het noodzakelijk om te weigeren van de aankoop en op zoek naar een andere vlucht of hotel.

Hoe het probleem op te lossen

Samenvatting: te betalen voor de tickets en het hotel een score op de site van de dienst voor het organiseren van zakenreizen.

Op OneTwoTrip for Business I en andere werknemers die de juiste toegang hebben, kunt boeken en betalen voor tickets en het hotel is zo simpel als natuurlijke personen. Het hele proces duurt 2-3 minuten: u aub uw persoonlijke kabinet, de slachtdatum en de bestemming in en kies de gewenste vlucht. Paspoortgegevens en de bonus kaartnummer, moet je niet, ze hebben om automatisch te laden wanneer u een werknemer uit de lijst te selecteren.

Daarnaast kunt u een moeilijke route maken of reisarrangementen flexibeler. Bijvoorbeeld, op een dag verschillende luchtvaartmaatschappijen vliegen morgen van Oeljanovsk naar Moskou, "Aeroflot", en 's avonds terug naar de "Victory". Dit is toegestaan ​​omdat de online service kan "lijm" in één orde tickets van verschillende luchtvaartmaatschappijen. Met zelf-organisatie van een reis, in welk geval het langer zou duren: correspondentie met de twee luchtvaartmaatschappijen, de twee accounts voor de betaling, tweemaal het sluiten van documenten.

Betaal voor de tickets en het hotel zijn twee manieren om te storten en het gebruik van de corporate credit card. Ik gebruik de storting - die het nodig heeft om op te vullen bij voorbaat voor alle gefactureerde bedrag in de sectie "Account". Buying vindt onmiddellijk plaats, niet alleen in de openingstijden van de banken.

Als er een probleem kunt u contact opnemen met de support service. Het werkt de klok rond en hulp zelfs als overmacht is ontstaan ​​in de avond of in het weekend.

Probleem № 4. closing documenten

De reis eindigt niet met de aankoop van tickets en hotels reserveren. Veel meer inspanning nodig is om de afsluitende documenten voor te bereiden. Ze moeten apart vragen van de luchtvaartmaatschappij en het hotel, waardoor ze alleen in papieren vorm. oorsprong vaak niet de e-mail te bereiken en verdwalen. Dit is te zien in de verslagperiode, dus we moeten dringend op zoek naar een contactpersoon die de afsluitende documenten kunnen dupliceren.

Hoe het probleem op te lossen

Samenvatting: tot de vorming van het sluiten van documenten OneTwoTrip for Business toevertrouwen.

In OneTwoTrip for Business met facturen en veegt alles veel eenvoudiger. Elke maand krijgen we een certificaat voor alle diensten en de factuur de BTW voor hotels, elk kwartaal - een daad van verzoening. Alle facturen en rapporten worden opgeslagen onder "Documenten". U kunt instellen welke medewerkers toegang tot hen hebben - de secretaresse, accountant, manager. Documenten niet grenzen aan de opslagperiode in uw account en zijn beschikbaar op elk moment.

Met als gevolg dat

reisorganisatie door middel van OneTwoTrip for Business Het bespaart tijd en geld. Service kunt u:

• verlaten veel overeenkomsten met de luchtvaartmaatschappijen en hotels;
• onderhandelingen voeren met het hoofd van een reis;
• boekte de meest voordelige opties voor vluchten en accommodatie;
• uitgifte van tickets en hotel voor 2-3 minuten op een plaats;
• om tickets te betalen zonder te wachten op de factuur;
• vereenvoudigen de bereiding en de opslag van de afsluitende documenten.