7 dingen die bang te vergeten bij het plannen van een reis
Tips / / December 19, 2019
1. Make reisschema
Meestal is de eerder kocht vliegtickets, hoe goedkoper ze zijn. Een soortgelijke situatie kan worden en met een treinticket: op sommige routes - dynamische prijsstelling. Dit betekent dat het minder resten plaatsen, hoe hoger de prijs. Al het andere - transport, hotelkamers, coworking - is ook beter om te kiezen en vooraf betalen: gewoon want er zullen meer mogelijkheden, en in sommige gevallen kunt u een korting krijgen voor de vroege boek.
Zelfs als de reis gaat maar één persoon in de onderneming moet een tijdschema voor de zakelijke reizen zijn. Dan zal het mogelijk zijn te boeken en te betalen voor alles op voorhand. Natuurlijk, soms plannen kunnen veranderen, maar de spontane trips leiden tot financiële verliezen. Zodra beginnen schema en hou je eraan, om geld te vinden voor een plotselinge zakenreis gemakkelijker.
2. Neem contact op met uw reisbeleid
In grote bedrijven reizen beleid - een document op een enkele tientallen pagina's. Daarin worden in detail beschreven alle van de principes die de reis regelen: hoeveel kan u uitgeeft aan tickets, die categorie hotels zijn toegestaan, hoeveel per diem wordt betaald in verschillende landen, wie en hoe te vergoeden struikelen. In kleinere reisorganisaties beleid minder formele, vaak op het niveau van mondelinge afspraken. Toch is bindend.
Specialist die zich bezighoudt met het organiseren van reizen, aan alle regels en cijfers in je hoofd te houden is niet eenvoudig. Vooral als veel zakelijke reis- en andere kosten op hen zijn altijd verschillend. Accounts voor elke actie, of de betaling voor tickets, hotelreserveringen, of berekeningen reis, contact op met reisbeleid. En niet te vertrouwen op hun eigen geheugen en ervaring - omdat alle fouten kostbaar voor bedrijven kunnen zijn.
3. Bereken de beste route
Hoe meer dagen uit te houden van de werknemer, hoe meer hij zal moeten dagelijks toe te wijzen. Vooral wanneer de reis captures weekend: ook al zijn deze dagen zijn geen deskundige voor het bedrijf werken zijn onvermijdelijke uitgaven.
Aan de andere kant, kan het verschil in de prijzen op vliegtickets naar verschillende tijden de besparingen dagelijks te neutraliseren. Bijvoorbeeld, de low-cost luchtvaartmaatschappijen vliegen alleen op dinsdag en zaterdag, en de prestigieuze nationale luchtvaartmaatschappij - elke dag en we hebben om haar diensten te gebruiken. Overweeg alle opties: en die waar minder dan eenmaal per dag, en die waar de tickets zijn goedkoper. Dit zal helpen om een weloverwogen beslissing te nemen.
Maar vergeet niet over het comfort van de werknemers. Nauwelijks een zakelijke bijeenkomst succesvol zijn als uw collega onmiddellijk na een nachtvlucht zal gaan naar haar.
4. Boek tickets, transfers, hotel
Organisatie van zakenreizen kan worden vergeleken met een mand in de supermarkt, die u moet invullen. De meest belangrijke en dure onderdelen in het - vlucht, transfer van en naar de luchthaven, hotel. Hoe kan ik dit alles optimaal tot boeken?
- U kunt handmatig zoeken naar geschikte opties voor de luchtvaartmaatschappij, en hotels, en dan proberen om van hen de optimale combinatie. Maar zonder ervaring die je bent waarschijnlijk niet veel op te slaan.
- U kunt erop vertrouwen dat speciaal opgeleide mensen - medewerkers van bureaus die uitstapjes te organiseren. Maar voor elke dienst die u betaalt, als het agentschap neemt een commissie voor hun werk.
- U kunt gebruik maken van de diensten voor de organisatie van reizen die dienen als een complete vervanging voor zakelijke reisbureaus. Ze laten je alles wat ze nodig hebben in een kwestie van minuten en tegen concurrerende prijzen te boeken.
U kunt voor OneTwoTrip registreren voor bedrijven en de toegang tot het systeem om medewerkers die op zakenreis te bieden. En ze al eigen alles van plan binnen de vastgestelde limieten u.
Betalen kan een corporate-kaart of van een rekening in het systeem. By the way, voor de registratie op de website tot 31 oktober OneTwoTrip for Business geeft 1.000 bonus roebel.
Om deel te nemen aan de actie OneTwoTrip for Business
5. Beslissen wat te doen in geval van overmacht
Alles is volgens plan verlopen: het vliegtuig te laat is, de werknemer ziek de dag voor vertrek, het hotel overboeking gebeurt, plotseling de juiste evenement uitgesteld. Wat te doen in dergelijke situaties? Op een minimum, rekening te houden met de extra kosten in de begroting voor de reis. En bereid zijn om snel op te lossen het probleem werknemer die mogelijk duizenden van u af kilometer, koop hem nieuwe tickets en te zoeken naar een andere accommodatie.
Belangrijk: uit te leggen aan de werknemers dat de beloning voor nieuwe tickets en accommodatie out of pocket kosten alleen in extreme gevallen. Natuurlijk zal je hun kosten terug te verdienen. Maar wie ontvangt u een vergoeding voor de extra BTW-kosten op zakenreis? Tax geeft alleen indien de transactie wordt gemaakt tussen rechtspersonen.
6. Take zorgverzekering
Russische burgers op missie in het land kan de MHI-beleid. Het belangrijkste ding - vergeet niet om het te nemen met hem.
Voor reizen in het buitenland vragen om een andere verzekering - naar het buitenland. Zonder het beleid van de werknemer kan "uit te breiden" bij aankomst in een ander land. Dergelijke gevallen - zeldzaam, maar toch komen ze. Daarnaast is de geschiedenis van de astronomische rekeningen voor een paar jabs in een buitenlandse kliniek is geen mythe. De verzekering is goedkoop en bespaart een aanzienlijk bedrag.
7. Verzamel alle documenten over de reis
Niet zo moeilijk om de reis te organiseren, want het is om correct opstellen. Je moet een voorschot verslag uit te brengen, het eens over hotels en vluchten met het management, het verzamelen van een stapel documenten te ondertekenen een verslag over de reis... Zelfs als het bedrijf probeert om weg te komen van de bureaucratie, alles hier moet duidelijk zijn - dit zijn de vereisten wet.
Voor de rapportage moet u alle instapkaarten, facturen te innen van hotels, tickets, alle cheques en andere documenten met betrekking tot de reis.
We vliegen met OneTwoTrip voor Business!