20 effectieve tijdmanagementtechnieken
Produktiviteit / / January 06, 2021
1. Regel 1-3-5
Uw uren werk gedurende de dag zijn beperkt, en met de 1-3-5 regel kunt u dit op de meest verstandige manier besteden. De essentie is als volgt: op een dag kun je maar één grote taak uitvoeren, drie middelgrote en vijf kleine. Er zijn in totaal negen gevallen, niet meer en niet minder. De regel zal helpen om het puin geleidelijk op te ruimen, op tijd te zijn en niet te zwaar te werken.
2. De regel van drie
Voor degenen die niet op de hoogte zijn van cijfers of geen negen dingen per dag kunnen doen, Chris Bailey, auteur vanMijn productieve jaar", uitgevonden regel van drie. Het stelt dat elke dag de drie belangrijkste dingen doen voldoende is om productief te zijn.
In plaats van je energie en aandacht te verdelen over een paar dozijn items op een checklist, kies je gewoon de drie belangrijkste taken van de dag en concentreer je je erop. Selecteer er de volgende dag nog drie, enzovoort. Dit zal je gefocust houden. Dezelfde regel kan worden toegepast op het stellen van doelen voor de week, maand of jaar.
3. Methode 10 minuten
Heeft u een taak waarvoor u wil niet beginnen? Zeg tegen jezelf: "Ik doe dit maar 10 minuten en dan ga ik wat rusten." Hoogstwaarschijnlijk wordt u gedurende deze tijd naar uw werk getrokken en kunt u niet langer stoppen.
4. Pomodoro
Dit systeem uitgevonden door Francesco Cirillo om de voorbereiding op examens te vergemakkelijken. Het helpt mensen te focussen die snel afgeleid zijn. Het is ook een goede manier om te bepalen hoeveel tijd u aan een bepaalde taak besteedt.
Dit is hoe Pomodoro werkt: je neemt een timer en stelt deze in op 25 minuten. Concentreer u daarna op uw werk. Als de 25 minuten voorbij zijn, rust je 5 minuten en herhaal je alles opnieuw. Na vier cycli heb je een grote pauze van een half uur.
5. Methode 90/30
Methode 90/30 gebruikt door schrijver en blogger Tony Schwartz, Buffer mede-oprichter Leo Widrich, literair criticus Benjamin Che Kai Wai en ondernemer Thomas Oppong.
De essentie is als volgt: je werkt 90 minuten hard, rust dan een half uur en herhaalt dan de cyclus. Tegelijkertijd besteed je de eerste 90 minuten aan de belangrijkste taak die je op een dag moet doen, en besteed je de volgende onderdelen aan minder belangrijke zaken.
Volgens onderzoekDe betoverde wereld van slaap door Yale-specialist Peretza Lafee is 90 minuten de optimale tijd waarin een persoon zich effectief op één taak kan concentreren. En een half uur is genoeg voor een volledige rust, wat wordt bevestigd door onderzoekSlaap en waakzaamheid neurofysioloog Nathan Kleitman.
6. Methode 52/17
Dit is een privéversie van de vorige methode. Behalve in cijfers is het niet anders: je werkt 52 minuten en rust dan 17 minuten. Volgens experimentDe regel van 52 en 17: het is willekeurig, maar het verhoogt uw productiviteitDeze tijdvakken worden uitgevoerd door de wervingsdienst van The Muse met behulp van de DeskTime-app en helpen u productief te blijven en overwerk te voorkomen. Gebruik daarom de 52/17-methode als u denkt dat u niet sterk genoeg bent om 90 minuten achter elkaar te werken.
7. Kikkers eten
Methode bedachtEat That Frog: Brian Tracy legt de waarheid over kikkers uit motiverende spreker en auteur van boeken over zelfontwikkeling Brian Tracy. Hij noemt "kikkers" onaangename en moeilijke taken die je ondanks je tegenzin moet volbrengen. Doe één ding vanaf het begin van de dag - eet de kikker op. En dan wordt het makkelijker voor je: je gooit deze steen uit je ziel en zorgt voor een goed humeur voor de hele dag.
8. Tijdsblokken
Takenlijsten hebben er een onaangename eigenschap: ze geven absoluut geen idee hoe lang dit of dat bedrijf duurt. "Brood kopen" en "Rapport afmaken" nemen één regel in de lijst in, maar deze taken zijn onvergelijkbaar in complexiteit en belang.
Een kalender is veel beter dan een to-do-lijst: u kunt de tijd visueel controleren. Je ziet een groot blok en beseft dat de taak niet eenvoudig is. Dus probeer de techniek “tijdsblokken»: Plaats ze in de kalender en wijs tijd toe aan elk volgens de complexiteit van de taak. En laat u niet afleiden door anderen terwijl u deze of gene taak doet.
9. GTD
GTD (Getting Things Done) Is een productiviteitssysteem uitgevonden door zakencoach David Allen. De belangrijkste principes zijn als volgt:
- Schrijf al uw activiteiten en ideeën op één plek op, de zogenaamde Inbox ("Inbox").
- Sorteer uw Inbox-inhoud regelmatig door taken te prioriteren en te timen. Rangschik notities in mappen op basis van hun inhoud - "Werk", "Thuis", "Winkelen" enzovoort.
- Voer herzieningen uit - gooi onnodige notities weg, streep voltooide cases door, verplaats materialen die hun relevantie voor het archief hebben verloren.
- Als alles is gepland, gaat u verder met de uitvoering. Taken die in een paar minuten kunnen worden uitgevoerd, lossen ze onmiddellijk op. Anderen kunnen worden gedelegeerd of op een agenda worden geplaatst.
Je kunt alle subtiliteiten van GTD ontdekken in onze leiderschap.
10. ZTD
Leo Babauta, auteur van de productiviteitsblog Zenhabits, gelooft dat het GTD-systeem van David Allen erg complex is en te veel moeite kost. Hij biedt zijn Zen to Done-systeem aan. Om het te volgen, moet u 10 eenvoudige gewoonten ontwikkelen.
- Verzamel alle informatie in de Inbox.
- Verwerk alle records zonder ze op een laag pitje te laten staan.
- Plan uw belangrijkste doelen voor elke dag en uw grootste doelen voor de week.
- Concentreer u slechts op één ding tegelijk, zonder uw aandacht te verstrooien.
- Maak eenvoudige, korte takenlijsten.
- Organiseer uw notities in categorieën op basis van hun inhoud, net als in de originele GTD.
- Bekijk uw aantekeningen regelmatig en verwijder onnodige dingen.
- Makkelijker maken. Verklein de lijst met uw taken en doelen, schrijf kort en duidelijk.
- Houd een specifieke dagelijkse routine aan om af te stemmen op het werk.
- Doe waar je echt in geïnteresseerd bent.
11. Kanban
Japans productiviteit methode, waarmee u kunt bijhouden wat u doet, wat u al heeft gedaan en wat er in de toekomst nog moet gebeuren. Kanban visualiseert de workflow visueel.
Je neemt een stickerbord (of meldt je aan bij een taakmanager zoals Trello) en tekent er drie kolommen op: To do, Doing, Done. Schrijf uw zaken vervolgens op plakbriefjes en plaats ze in de juiste kolom, afhankelijk van wat u doet en al hebt gedaan.
12. De regel van twee minuten
het de regel Is een integraal onderdeel van GTD, maar kan zelfs worden gebruikt als je geen fan bent van Allen's techniek. Als de taak minder dan twee minuten duurt, doe dit dan onmiddellijk. Dus je ontlast je brein, omdat je deze zaak niet meer hoeft te onthouden.
13. Geen inbox
Zero Inbox is uitgevonden door schrijver en performance-expert Merlin Mann, en het werkt goed met GTD. Mann paste het toe op e-mails, maar op dezelfde manier kunt u zaken, documenten, notities en andere informatie verwerken. Zoals de naam al doet vermoeden, is het doel van deze techniek om uw Postvak IN leeg te houden.
In het originele GTD-systeem stapelde de Inbox steeds een aantal items op. Je moet de tijd nemen om ze uit te zoeken, en het is gemakkelijk om iets belangrijks over het hoofd te zien in een volle Inbox. Mann raadt aan om inhoud te demonteren zodra deze arriveert. U opent een Postvak IN en beslist wat u met elk item wilt doen: verwijderen, delegeren, beantwoorden, uitstellen of voltooien. Sluit het pas als u een van de opgegeven acties met alle elementen heeft uitgevoerd.
Bovendien helpen automatische filters in e-mail u tijd te besparen, slimme mappen en programma's voor sorteren documenten.
14. Vers of gebakken
Vers of gebakken vertaalt naar "vers of gebakken." Deze filosofie is gemaaktDomineer uw dag met het "Fresh or Fried" Prioritization System blogger Stephanie Lee. Als je 's ochtends wakker wordt, zijn je hersenen volgens haar "fris", maar naarmate de dag vordert, worden ze "bruin". Dit betekent dat u de tijd van uw piekproductiviteit en slaagt erin om in deze periode alle belangrijke dingen op een dag te doen. Dit is hoe het werkt.
- Aan het eind van de dag, als je moe bent, neem dan 15 minuten de tijd om een takenlijst voor morgen te maken.
- Verplaats de belangrijkste taken naar het begin van de dag in het gedeelte Vers. Dingen die je niet leuk vindt, worden daarheen gestuurd - de "kikkers". Ze moeten worden gedaan terwijl je nog kracht hebt.
- Minder urgente, minder moeilijke en aangenamere dingen gaan naar de sectie Fried - dat wil zeggen, 's middags, afhankelijk van je schema. Ze belasten je hersenen minder.
- Volg je lijst de volgende ochtend. Verzin dan 's avonds een nieuwe.
Stephanie raadt FoF aan aan mensen die er elke avond achter komen dat ze helemaal uitgeput zijn, maar geen tijd hebben, ook al hebben ze de hele dag gewerkt.
15. Iceberg-methode
Ramita Sethi, auteur van I Will Teach You to Be Rich, gebruikt deze methode om informatie voor later op te slaan. Het werkt als volgt: je bewaart alle e-mails, notities, artikelen en lijsten op één plek, bijvoorbeeld in een notitieservice zoals Evernote of Notion, of als documenten. Verspreid deze materialen vervolgens met behulp van tags, mappen en categorieën - zoals u wilt.
Bekijk deze informatie elke 4-6 weken en bedenk of deze in de praktijk kan worden toegepast. Als iets nutteloos is, gooi het dan weg of archiveer het. Hiermee kunt u uw eigen kennisbank creëren.
16. Autofocus
"Autofocus" uitgevondenHet autofocus-tijdbeheersysteem prestatie-expert Mark Forster. Dit planningssysteem past creatieve mensenmoeilijk te volgen GTD.
Schrijf al uw activiteiten zonder enige bestelling op in een notitieboekje. Loop vervolgens door de lijst, kies degene die u zo snel mogelijk wilt doen en sorteer ze. Als de urgente taken zijn opgelost, gaat u verder met de taken die u nu verkiest. Als je iets niet af hebt - verplaats het naar het einde van de lijst, je komt hier later op terug. En herhaal deze stappen dag na dag.
17. Eisenhower Matrix
Deze regeling gevestigd door de Amerikaanse president Dwight D. Eisenhower. De matrix heeft vier secties voor taken: niet-urgent en niet belangrijk, urgent maar niet belangrijk, belangrijk en niet-urgent, en urgent en belangrijk. Verdeel je taken in secties en je kunt erachter komen waar je de meeste tijd aan besteedt en welke taken meer aandacht moeten krijgen.
18. 4D-methode
4D is uitgevonden door Edward Ray, een motiverende schrijver en adviseur. De methode is bedoeld om mensen te helpen die geschokt zijn bij het zien van hun to-do-lijst en niet weten hoe ze alle verzamelde items moeten benaderen.
Ray stelt dat je maar vier woorden hoeft te onthouden voor de letter D, en dan zul je de moed niet verliezen bij bergen werk. Daar zijn ze:
- Doen - Als u een taak toegewezen heeft gekregen, kunt u deze het beste nu doen en deze onmiddellijk van de lijst afstrepen.
- Delegeren - wanneer u geen tijd kunt of hebt om iets uit te voeren, maar u heeft een relatief vrije assistent, draag de taak dan aan hem over.
- Verwijderen - Sommige dingen zijn niet zo belangrijk. Gooi ze weg door ze permanent uit de takenlijst te verwijderen. Als ze u onnodige verantwoordelijkheden proberen op te leggen, leer dan beleefd nee zeggen.
- Vertraging - Als een taak te groot is of niet onmiddellijk moet worden uitgevoerd, kan deze worden uitgesteld. Maar je moet zeker duidelijke deadlines voor haar stellen, anders blijft ze dood gewicht.
Selecteer een taak, voer er een 4D-actie mee uit en ga verder met de volgende.
19. Timing
Mensen die productief proberen te zijn, houden meestal de tijd bij die ze aan belangrijke dingen besteden, en vergeten volledig de periodes waarin ze onzin doen. Dit probleem wordt opgelost door de "Timekeeping" -techniek, die werd uitgevonden door de expert op het gebied van tijdmanagement Gleb Arkhangelsky. Het stelt u in staat te begrijpen waar uw tijd wordt doorgebracht, leert u meer aandacht te schenken aan wat u doet en minder afleiding.
Neem een notitieboekje en noteer al je acties en hoeveel je ze hebt gedaan, met een nauwkeurigheid van 5-10 minuten. Leg werkmomenten, onderhandelingen, vergaderingen en zelfs tijd op YouTube en in games vast. Neem hiervoor een paar weken de tijd. Dan blader je door het notitieboekje, herken je je "chronofagen" aan het zicht en trek je conclusies. Misschien moet je minder grappige video's bekijken, of minder koffie drinken, of je vijand zijn telefoontjes.
20. Tim Ferriss-methode
Timothy Ferriss is de productiviteitsgoeroe die de zijne bedacht methode organisatie van het werk op basis van twee regels. De eerste is de 80/20-regel, of Pareto-principe, volgens welke 80% van ons werk in 20% van de tijd kan worden gedaan. De overige 20% neemt 80% van de tijd in beslag. De tweede is de wet van Parkinson: het werk vult de hele tijd die eraan wordt besteed.
De implicatie hiervan, zegt Ferriss, is dat je niet harder hoeft te werken om alles te doen - je moet je beter concentreren. Laat u slechts 20% van de werktijd met volledige toewijding werken, maar u kunt alle echt belangrijke dingen opnieuw doen. En de resterende 80% kan worden besteed aan eenvoudige routine, zodat u zich kunt concentreren op prioriteiten en overwerk kunt voorkomen.
Als je de beste versie van jezelf wilt worden, doe dan mee aan de grote uitdaging, voltooi taken en ontvang cadeaus. Elke maand geven we een iPhone XR weg, en we geven ook een reis naar Thailand voor twee weg.
Ik doe mee!
Lees ook⏲
- Wat is het verschil tussen productiviteit en efficiëntie, en wat is belangrijker?
- 50 gouden tips om de productiviteit te verbeteren
- Omgaan met een burn-out en het herwinnen van uw productiviteit