Hoe een nieuwe werknemer te helpen zich aan te passen als het werk op afstand is?
Gemengde Berichten / / December 01, 2021
Een instructie voor wie niet wil dat mensen binnen een paar weken bij het bedrijf weglopen.
Anastasia Borovskaja
Met het uitbreken van de coronapandemie is de arbeidsmarkt ingrijpend veranderd. Interviews zijn verplaatst naar het online formaat, bedrijven hebben werknemers overgeplaatst naar een externe locatie en om te solliciteren naar een baan, hoeft u niet langer naar kantoor te komen.
In een onbekende realiteit werken al lang bestaande methoden voor onboarding van werknemers niet meer: nieuwkomers verschijnen misschien wekenlang niet op kantoor of wonen zelfs niet in een andere stad.
Hoe online onboarding verschilt van normaal
Op het eerste gezicht lijkt werken op afstand een prima optie voor een beginner. Hij hoeft niet te communiceren met spraakzame collega's, tijd te verspillen om indruk te maken op de "oude garde" of een soort imago te behouden. In feite zal alle communicatie zakelijk en minder frequent zijn.
En dit is precies de grootste moeilijkheid van online onboarding. De nieuwe medewerker merkt dat hij geen contact meer heeft met zijn gebruikelijke kantoorleven. Hij kookt niet in een gemeenschappelijke ketel van bedrijfswaarden: hij praat niet met collega's tijdens pauzes, communiceert niet onnodig met mensen van andere afdelingen en mist gemeenschappelijke werkzaamheid. En zo'n persoon heeft waarschijnlijk geen gehechtheid aan een gezellig kantoor op een prachtige plek. Het is dus veel moeilijker om een nieuwe medewerker te motiveren en hem/haar lang vast te houden.
Bovendien zijn de aanpassingstools op kantoor en op een externe locatie aanzienlijk anders.
Taak | Kantoor | Op afstand |
Kennismaking met het bedrijf (missies, waarden, bedrijfscultuur) | Velkam-trainingen, bedrijfssouvenirs, presentaties | Officiële documenten en presentaties, online vergaderingen |
Ontmoet het team | Excursies op kantoor, welkomstfeestjes, het plannen van vergaderingen met kennis en uitleg van taken | Online vergaderingen |
Corporate events | Teambuildings, zakelijke evenementen offline, fulltime training, gezamenlijke maaltijden, rookpauzes | Games, feesten en trainingen online |
En bedrijven gebruiken ofwel niet-werkende programma's en kunnen niet omgaan met de aanpassing van nieuwkomers aan een afgelegen locatie, of vergeten over het algemeen onboarding als het gaat om afgelegen locaties. medewerkers. Deze laatste worden alleen thuis gelaten en krijgen geen hulp of begeleiding aangeboden. En dan verlaten mensen snel het bedrijf zonder iemand echt te herkennen.
Wat zijn de belangrijkste taken van online aanpassing?
Er zijn twee dingen waarmee u rekening moet houden bij onboarding op afstand.
- Het is belangrijk om de medewerker het gevoel te geven dat hij deel uitmaakt van het team, ook als hij niet op kantoor is. Hiervoor is het noodzakelijk om constant contact te houden met de persoon en snel te helpen bij opkomende problemen. En in nieuwe omstandigheden heeft iedereen ze.
- Het is noodzakelijk dat de medewerker goed begrijpt wat er van hem wordt verwacht en waar hij zelf op kan rekenen. Het is beter om de eerste dagen de meest volledige informatie te geven over arbeidsomstandigheden, taken en mogelijkheden.
Aan de ene kant zal het de nieuwkomer helpen om communicatietekorten te voorkomen en zich beter op zijn gemak te voelen in het team zonder al te veel te voelen spanning vanwege de moeilijkheden. Aan de andere kant zal het een persoon in staat stellen om hun verantwoordelijkheden duidelijk te begrijpen. De tweede uitdaging is net zo belangrijk als de eerste: peilingen tonen aan dat het niet op elkaar afstemmen van verwachtingen en realiteit een veelvoorkomende reden is om te vertrekken. Dus zij was het die werd genoemdWerkzoekende Nation Study 2018 / Jobvite 43% van de geïnterviewde werknemers behoren tot degenen die vertrokken in de eerste drie maanden van het werk.
Wie moet bij het aanpassingsproces worden betrokken?
Het is beter om deze mensen vooraf te definiëren, zodat iedereen duidelijk zijn taken en rollen begrijpt. In dit geval is de kans groot dat er een soort blinde vlekken zal blijven. Het is de moeite waard om onboarding aan te trekken:
- HR Manager. De organisatorische last zal op hem vallen. Hij zal een aanpassingsplan moeten opstellen, de leider en mentor instrueren en de nieuwkomer introduceren in het bedrijf.
- Directe manager. Hij is het die taken bepaalt, werk controleert, feedback geeft en belangrijke problemen oplost.
- Een mentor. Het kan zijn als een van collega'sen de leider. De mentor helpt bij dagelijkse activiteiten, introduceert de bijzonderheden van het werk en het bedrijf, deelt lifehacks en ondersteunt de nieuweling.
- Leden van het team. In de regel zijn dit medewerkers van de afdeling waar de persoon een baan heeft gekregen. Hun taak is niet alleen om deel te nemen aan gezamenlijke bijeenkomsten, maar ook om de nieuwkomer te verzekeren en te ondersteunen.
Hoe organiseer je je eerste werkdag voor een beginner?
De belangrijkste taak is om kennis te maken met het bedrijf en de medewerkers, evenals het definiëren van werktaken voor de nabije toekomst.
Kennismaking met bedrijfswaarden
Bij sommige bedrijven krijgen nieuwkomers meteen een stapel documenten per post toegestuurd en aangeboden om er kennis mee te maken. Als gevolg hiervan kan een persoon de hele dag functiebeschrijvingen en productbeschrijvingen lezen, kijk presentaties alleen over de missie en waarden van het bedrijf.
Dit is niet het beste idee: het is belangrijk dat de medewerker eerst de bedrijfscultuur leert kennen aan de hand van echte voorbeelden en pas daarna de informatie consolideert met behulp van documenten en ander materiaal.
Het bedrijf en zijn waarden kunnen het beste persoonlijk worden besproken. Een Welkeam training of een ontmoeting met de leider is hiervoor geschikt.
Het eerste formaat is geschikt wanneer er meerdere nieuwe mensen tegelijk in het bedrijf zijn gekomen. Dan is het handig om een online congres te organiseren waar de HR-manager of het hoofd van de HR-afdeling over het bedrijf vertelt. Het is belangrijk om te vertrouwen op specifieke voorbeelden. Dus als de waarde van de organisatie mensen is, is het de moeite waard om te beschrijven hoe ze worden verzorgd (er wordt bijvoorbeeld psychologische training gegeven).
Eerste ontmoeting met de leider
Als er geen wellnesstraining is gepland, moet de manager de nieuwkomer op de eerste bijeenkomst vertellen over de bedrijfscultuur. Het moet ook bespreken:
- de taken en verantwoordelijkheden van de medewerker, hoe specifieker hoe beter;
- technische aspecten van het werk, bijvoorbeeld hoe taken worden ingesteld en gecontroleerd, is er een rapportagesysteem, welke diensten worden gebruikt;
- voorschriften voor de planning en vergaderingen;
- eigenaardigheden van interactie met het hoofd over werkkwesties (waar en wanneer het beter is om te schrijven);
- plannen voor de eerste dag.
Tijdens een gesprek is het belangrijk om een aantal belangrijke nuances te onderscheiden waar beginners zich meestal zorgen over maken:
- hoe lang duurt het om te wachten op een antwoord op taken voordat je aan jezelf herinnert;
- hoe duidelijk de werkdag is geregeld en op welke uren en dagen je niet bereikbaar bent (op afstand werken mensen vaak overwerkt, dus het is belangrijk om te vertellen hoe laat ze rustig kunnen uitrusten);
- hoe het schema tot stand komt vakantieswanneer de eerste vakantie mogelijk is en voor hoeveel dagen deze wordt gegeven;
- welke regels er in het bedrijf gelden met betrekking tot ziekteverzuim en vrije tijd;
- op welke dagen en in welke delen het salaris wordt uitbetaald.
Ontmoeting met collega's
Het kan worden georganiseerd door een HR-manager of een directe manager. Het is noodzakelijk om andere medewerkers van de afdeling waar de nieuwkomer naar toe kwam, uit te nodigen, inclusief een mentor, als zijn rol niet door de baas zelf is ingenomen.
De meeting zelf doe je best midden op de dag, zoals bij Zoom. Vraag om te beginnen de nieuweling om zichzelf voor te stellen. Als hij verlegen is, kan de manager de nieuwe medewerker zelf omschrijven en hem dan pas het woord geven.
Laat ze dan over zichzelf vertellen collega's. Vraag ze gewoon vooraf niet alleen te praten over werkervaring, opleiding, hobby's, maar ook over hun verantwoordelijkheidsgebied en eventuele aanspreekpunten met de nieuwkomer. Zo weet hij met wie en waarom hij contact kan opnemen.
Ontmoeting met de manager aan het eind van de dag
Het is nodig om erachter te komen hoe de eerste dag van de medewerker is verlopen, welke vragen hij had en welke moeilijkheden zich hebben voorgedaan.
Om monosyllabische antwoorden te vermijden, kunt u aanvullende vragen stellen die u zullen helpen de emoties en gedachten van de beginner beter te analyseren:
- Wat vond je het leukst? Welke dingen veroorzaakten aangename emoties, en welke - angst?
- Hoe duidelijk en handig zijn de werkinstrumenten? Welke moeilijkheden kwam je tegen tijdens het gebruik ervan?
- Hoe heeft de persoon zijn taken en verantwoordelijkheden begrepen? Kan hij ze in detail beschrijven?
- Hoe denkt de medewerker zijn werk de komende dagen te organiseren? Waar te beginnen? Wat verwacht het te bereiken?
Hoe organiseer je je eerste werkweek voor een nieuweling
In dit stadium is het belangrijk om de beginner kalmte en zekerheid te bieden. Maak daarom een duidelijke planning met alle zaken en projecten waar de medewerker aan gaat participeren. Hoogstwaarschijnlijk zullen dit verschillende online bijeenkomsten zijn met deelname van een leider, mentor of team.
Daarnaast moet je de tijd nemen om:
- Analyseren van bedrijfsprocessen. Het is noodzakelijk om nog eens te vertellen over alle organisatorische punten, voorschriften en normen die van belang zijn voor de medewerker. Hoe beter de laatste de mechanica van het werk begrijpt, hoe sneller hij zich zal kunnen aanpassen.
- Beschrijf het motivatiesysteem. Het is noodzakelijk dat het volledig begrijpelijk is voor een beginner. Hij moet weten hoe het salaris wordt berekend, welke bonussen hij kan ontvangen, wat... KPI moet gedaan worden.
- Waarschuw voor mogelijke problemen. Er zijn knelpunten in elke baan die tot doodlopende wegen kunnen leiden. Daarom is het belangrijk om de meest voorkomende problemen te bespreken en u te vertellen hoe u in deze situaties moet handelen. Het is beter om de beginner te waarschuwen voor alle mogelijke moeilijkheden.
Al deze vragen behandelt de manager vloeiend op de eerste dag van het werk van de beginner. Het is echter onmogelijk om zo'n grote hoeveelheid informatie tegelijk te verwerken. U zult het meerdere keren moeten herhalen zodat de medewerker niets over het hoofd ziet. Bovendien kan een beginner bij meerdere projecten tegelijk betrokken zijn. En het is belangrijk om de bijzonderheden van elk van hen te analyseren.
Hoe de eerste maand van het werk van een beginner te organiseren?
Tijdens deze periode moet je een werkproces opbouwen, dus het is belangrijk dat de leider of mentor de nieuwkomer constant in de gaten houdt en contact houdt. Hiermee kunt u de controle en gids werknemer en niet alleen met problemen.
De handigste manier is om te communiceren via online probleemoplossende systemen. Met hun hulp kunt u het werkproces en de uren van de activiteit van de werknemer volgen (bijvoorbeeld wanneer hij taken aanmaakt of in principe in het systeem staat). Dit voorkomt overwerk of juist onnodige nalatigheid. En ook - om te begrijpen welke taken meer problemen veroorzaken voor een beginner.
Bijzondere aandacht moet worden besteed aan feedback. Het moet constructief, duidelijk en consistent zijn. In de eerste maand is het beter om minstens meerdere keren per dag met een nieuweling te communiceren via videogesprekken of instant messengers. Tijdens dergelijke gesprekken moet je taken verduidelijken, fouten oplossen, helpen om met moeilijkheden om te gaan en gerust te stellen als er iets misgaat.
Dit betekent niet dat het nodig is om de actie van elke nieuweling te volgen. Het belangrijkste is om hem duidelijk een taak te geven, alle benodigde input te geven, beoordelingscriteria vast te stellen en te bepalen hoe en wanneer de medewerker feedback krijgt over het uitgevoerde werk.
Hoe aanpassingsresultaten te evalueren?
Hoewel de proeftijd vaak drie maanden duurt, moet de werknemer aan het einde van de eerste periode volledig zijn aangepast aan de nieuwe baan. Een te lang onboardingproces is onrendabel voor bedrijf echte resultaten zijn immers belangrijk.
Daarom is het handig om, naar aanleiding van de resultaten van de eerste werkmaand, voor de nieuwkomer een online meeting te houden met het hoofd of de HR-manager. Tijdens het gesprek is het de moeite waard om een kleine enquête uit te voeren.
- Hoe goed voldoet de baan aan de persoonlijke verwachtingen? Welke momenten vind je leuk en welke brengen je in verlegenheid?
- Hoe is de communicatie met collega's gestructureerd? Hoe snel en hoe effectief slaag je erin om werkproblemen met hen op te lossen? Wat zijn de problemen?
- In welke richting is de persoon van plan zich binnen het kader van het werk te bewegen? Wat zijn uw persoonlijke doelen en doelstellingen?
- Zijn de belangrijkste doelstellingen van het bedrijf duidelijk? Hebben ze betrekking op werktaken?
- Welke emoties roept werk in het bedrijf op? Hoe spannend of leuk was de eerste maand?
- Had u technische problemen bij het werken met diensten binnen het bedrijf?
De antwoorden op deze vragen helpen om te beoordelen hoe zelfverzekerd en kalm de nieuwkomer is, of hij in de stemming is om in het bedrijf te werken en welke problemen moeten worden opgelost.
Tijdens de vergadering is het ook belangrijk om gedetailleerde feedback te geven: bespreek met de nieuwkomer zijn sterke en zwakke punten en geef hem complimenten. Bij het bespreken van vaardigheden die ontwikkeling vereisen, moeten specifieke aanbevelingen worden gedaan. Vindt de leidinggevende de nieuwe medewerker veelbelovend, dan kan deze al in dit stadium bijgeschoold worden.
Als het gesprek productief is, zal het de loyaliteit van de medewerker blijken te vergroten en zijn vertrouwen dat hij comfortabel en efficiënt werken voor dit bedrijf.
Lees ook🧐
- 20 kwaliteiten en vaardigheden die een echte leider zou moeten hebben
- Hoe u meer gedaan krijgt, taken correct instelt en de tijd van medewerkers beheert?
- 5 Vaardigheden die leiders volgens werknemers missen