7 geheimen die productiviteitsexperts gebruiken als ze het niet voor elkaar krijgen
Gemengde Berichten / / March 24, 2022
Slechts één simpele vraag, een takenlijst op papier en andere bewezen trucs.
Als er steeds meer werk is, beginnen we te verdrinken in projecten en breken we deadlines. Gooi de stress van het leven erin en de takenlijst wordt als Everest, die onmogelijk te overwinnen is. Het zou je verbazen, maar productiviteitsexperts lopen tegen dezelfde problemen aan. Speciaal voor deze gevallen hebben ze enkele eenvoudige maar zeer effectieve oplossingen.
1. Vraag om hulp
Zodra Alan Henry, redacteur van het tijdschrift Wired, zich realiseert dat hij te veel projecten heeft aangenomen, stopt hij en sorteert hij de taken op belangrijkheid.
“Dit is het moeilijkste deel. Maar niet omdat je taken moet organiseren - het is gemakkelijk - maar omdat je een pauze moet nemen en de hele reikwijdte van het werk moet realiseren. Soms lijkt het dwaas om een pauze te nemen om later weer aan het werk te gaan, vooral als je overweldigd bent of niet in staat bent om het bij te houden. Maar het is noodzakelijk om de helderheid van het denken te herstellen. Maak een wandeling, drink een glas water, zorg dat je luncht”, zegt Henry.
Na zo'n pauze raadt hij aan om dingen te verdelen op prioriteit, belangrijkheid en vermogen om te delegeren. Dat laatste betekent in dit geval niet “geef het aan iemand”. Het punt is om voor sommige taken meer tijd te besteden, met sommige taken contact op te nemen met een collega en sommige te weigeren.
Henry adviseert om niet verlegen te zijn om hulp te vragen. Je hoeft niet voor alles zelf verantwoordelijk te zijn. Als je de mogelijkheid hebt om op collega's te leunen, maak daar dan gebruik van.
Alan Henry
Redacteur van het tijdschrift Wired.
Je hebt geen idee hoeveel bazen, toen ze me met verwoede ogen door de gang zagen rennen, zeiden: “Neem de volgende keer contact met me op als er iets misgaat. Ik zal je helpen".
2. Schrijf alles op papier
Time management consultant Anna Dirmon Kornik schrijft haar gedachten en overwegingen graag op papier. Ze verdeelt het blad in vier gelijke delen. De eerste is voor taken die absoluut gedaan moeten worden, de tweede is om te doen, de derde is om te doen en de vierde is om te doen. Vervolgens verdeelt de deskundige de gevallen in categorieën en vervolgens, al binnen elk van hen, op prioriteit.
Cornick vergelijkt deze techniek met een vergiet, die helpt om taken te "spannen", de belangrijkste te verlaten, te begrijpen waar te beginnen en rustig aan het werk te gaan.
3. Weg met overtollige
schrijver boeken "Mijn productieve jaar" Chris Bailey somt regelmatig alle lopende projecten op. En dan doet hij hetzelfde als Alan Henry: hij bepaalt welke zaken kunnen worden gestaakt en welke kunnen worden overgedragen aan anderen.
Bailey verdeelt de overige projecten volgens deadlines. Als hij ergens geen tijd voor heeft, probeert hij te waarschuwen dat de taak vertraging oploopt. En als hij begrijpt dat hij eerder klaar zal zijn dan gepland, laat hij weten dat het mogelijk zal zijn om het van tevoren te sluiten.
Chris Bale
Auteur van het boek "Mijn productieve jaar".
In 90% van de gevallen helpt deze tactiek me de hoeveelheid werk te verminderen. Als je toch overuren moet maken, kan deze methode in ieder geval stress verlichten.
4. Geef toe dat je het niet kunt
Tijdmanagementconsultant Pamela L. Reed probeert consequent aan taken te werken, maar soms wordt hij toch afgeleid. Op zulke momenten helpen verschillende oefeningen haar:
- Zoek uit waar ze is. "Mijn hoofd tolt, ik heb hulp nodig!"
- Stel prioriteiten en begrijp: het werk moet nu of in de nabije toekomst worden gedaan, of kan worden uitgesteld tot later.
- Beperk afleiding – kijk minder op sociale media of besteed een bepaalde hoeveelheid tijd aan kleine, repetitieve taken.
- Sluit de deur, blijf alleen, geef jezelf een bepaalde tijdsperiode en dompel je onder in de taken.
5. Snel communiceren met anderen
Productiviteitsconsulent Rachel Izip neemt het liefst een pauze omdat het werken aan meerdere taken tegelijk leidt tot informatie-overload. Tijdens een pauze checkt ze geen e-mail of telefoon en probeert ze niet het eerste op zich te nemen om in ieder geval iets af te maken, maar ze probeert te kalmeren en te beslissen wat ze vervolgens gaat doen.
De expert kijkt zorgvuldig naar de projecten zelf met deadlines en bepaalt of ze onafhankelijk moeten worden gedaan of dat het een teaminspanning is. Als u in tandem werkt, moet u nu met elkaar communiceren. Schrijf bijvoorbeeld "Dit is onze nieuwe deadline" of "Ik zal je aan het eind van de dag mijn deel van het werk kunnen laten zien." In ieder geval moet u uw collega's zo snel mogelijk op de hoogte stellen van wat er gebeurt.
6. Stel één verhelderende vraag
Businesscoach Kathy Wussow gelooft dat duidelijke prioriteiten helpen om de blokkade op het werk het hoofd te bieden. Als je een projectmanager of een baas hebt, is het soms een kwestie van contact met ze opnemen: “Hier zijn de projecten die ik op dit moment heb. Welke heeft de prioriteit?
Als je zelf het belang van taken bepaalt, gebruik dan deze vraag: "Welke van de taken moet nu worden opgelost of van de lijst worden verwijderd, zodat andere ook kunnen worden opgelost of gemakkelijker worden"? Het antwoord zal u helpen te begrijpen waar u moet beginnen.
7. rustig aan
Productiviteitsexpert Samphie Wye merkt op dat mensen meestal op zoek zijn naar eenvoudige oplossingen voor problemen. Om echt productief te zijn, moet u echter regelmatig stressmanagement oefenen, volhardend zijn, prioriteiten kunnen stellen en tijd en taken kunnen beheren.
Wye werkt eerst zelf haar gevoelens uit - ze mediteert of doet andere oefeningen. "Je begrijpt dat je een resultaat hebt bereikt als het hart in een normaal tempo begint te kloppen, de spieren, de onderkaak en zelfs de wenkbrauwen ontspannen en de ademhaling weer gelijkmatiger wordt", legt de expert uit.
Vervolgens schrijft ze de uit te voeren taken op. "Het probleem is veel gemakkelijker op te lossen als je het voor je ogen ziet", zegt Wye. Daarna gebruikt ze Eisenhower-matrix — behandelt urgente en belangrijke zaken, maakt in de planning tijd vrij voor belangrijke maar niet urgente, delegeert urgente taken die niet tot haar taken behoren aan anderen en schrapt de rest.
Als je je niet kunt concentreren, raadt Samphie Wye aan om de deadline te halen. "Meestal ben ik verbaasd over hoeveel begrip mensen tonen voor mijn problemen", merkt de expert op.
Lees ook🧐
- 12 tips van een expert om je te helpen deadlines te halen
- 9 tips om productief te blijven tijdens een depressie
- 12 productiviteitsgeheimen die beroemdheden gebruiken
Hoe vervang je wegwerp maandverband en tampons: 3 alternatieve producten voor vrouwelijke hygiëne
Lifehack: hoe u kunt besparen op aankopen bij AliExpress met een gunstigere dollarkoers