Persoonlijke Kanban: hoe u uw professionele leven kunt vereenvoudigen met een taakbord
Gemengde Berichten / / April 03, 2023
Een eenvoudige methode helpt de verzamelde taken te stroomlijnen.
Gerenommeerd schrijver en professor computerwetenschappen aan Georgetown University, Cal Newport, schreef het boek New Principles of Business Communication. Daarin vertelt hij hoe we tot een cultuur van constante communicatie zijn gekomen en hoe dit onze productiviteit en geestelijke gezondheid beïnvloedt. Met toestemming van uitgeverij MIF publiceren we een uittreksel uit het vijfde hoofdstuk. Het gaat erom hoe je werktaken effectief kunt oplossen met behulp van een Kanban-bord.
Jim Benson dacht veel na over hoe hij het werk op intellectueel gebied kon optimaliseren. Zijn adviesbureau, Modus Cooperandi, is gespecialiseerd in het ontwikkelen van unieke procedures om bedienden effectiever te laten samenwerken. Benson heeft eerder in softwareontwikkeling gewerkt en is goed thuis in agile managementtechnieken. Dit is waarschijnlijk de reden waarom hij vaak taakborden gebruikt in zijn werk. […]
Maar als het gaat om persoonlijke productiviteit, werd Jim Benson beroemd door een dun boek dat hij in 2011 in eigen beheer uitgaf. Het heet Personal Kanban, en het biedt een verleidelijk perspectief: je kunt agile managementtechnieken gebruiken die dat doen teams van medewerkers helpen bij het implementeren van complexe projecten om de wirwar van verantwoordelijkheden in hun individuele professional aan te pakken leven.
De ideeën achter het boek zijn vrij eenvoudig. En Benson beschreef ze kort in een video van vijf minuten die hij op de website van het boek plaatste. De auteur staat naast een groot notitieboekje dat op een schildersezel is geplaatst. Hij vult het midden van het vel met veelkleurige zelfklevende stukjes papier. Ze vertegenwoordigen onze eigen verwachtingen, maar ook die van familieleden, vrienden, collega's en bazen. "Al deze taken blijven samen in één brok in onze gedachten, en elke keer dat we nadenken over wat we moeten doen, scheuren we een stuk van deze brok af", legt Jim uit. Om dit te doen, moeten we door deze stapel taken waden en ze zorgvuldig analyseren om te beslissen wat we vervolgens moeten doen. "De taak is niet prettig", somt Benson op.
Personal Kanban biedt uitkomst: structureer deze set informatie met een persoonlijk takenbord. Benson vindt dat er drie kolommen moeten zijn. De eerste heet Kansen. Daarin vul je met behulp van zelfklevende vellen informatie in over je verantwoordelijkheden. Elke folder bevat informatie over slechts één taak. "En nu verandert de nachtmerrieachtige reeks werk in een mooi ogende geordende structuur." De tweede kolom heet "In uitvoering". Daar verplaats je de bladen die de taken weerspiegelen waaraan je bent begonnen te werken. Het belangrijkste punt met betrekking tot deze kolom (en dit is het geheime ingrediënt van het Kanban-systeem als geheel) is dat u tegelijkertijd aan een strikt gedefinieerd aantal taken kunt werken. In de taal van dit systeem is dit "het aantal onderhanden werk beperken". In zijn video zegt Benson dat hij aan niet meer dan drie taken tegelijk moet werken. Zoals hij uitlegt, als je in plaats daarvan besluit om een dozijn verschillende boodschappen tegelijk te doen, zal alles eindigen in "een complete puinhoop". Hij betoogt overtuigend dat je niet alles tegelijk moet grijpen: besteed je volle aandacht aan twee of drie dingen en pak een nieuwe taak pas op nadat je de vorige hebt voltooid.
En zo kwamen we logischerwijs bij de kolom "Gereed". Als het werk klaar is, beweegt de folder daarheen. Theoretisch is deze column helemaal niet nodig, maar Benson suggereert dat de psychologische verheffing erdoor wordt ervaren een persoon die een stuk papier verplaatst van de kolom "In uitvoering" naar de kolom "Gereed", wordt een krachtige stimulans factor. In de jaren sinds het boek van Benson werd gepubliceerd, heeft het systeem hordes fans gekregen. […]
Het takenbord is een ongelooflijk effectief hulpmiddel, niet alleen voor het coördineren van het werk van verschillende teams, maar ook voor het structureren van het werk van individuele werknemers […].
Ik heb al gezegd dat ik dit idee zelf als professor heb gebruikt. Als afgestudeerde student op de afdeling informatica in Georgetown, organiseerde ik mijn werk met behulp van Trello-borden. Mijn spreadsheet zag eruit als het standaardsjabloon van Benson, met de kolommen 'In uitvoering' en 'Gereed'. Zoals veel fans van persoonlijke Kanban-systemen, heb ik mijn eigen kolommen voor die taken gemaakt die ik wil vervullen, maar op dit moment ben ik er niet actief mee bezig (later zal ik hierover praten meer). Elke maandag bestudeerde ik de informatie op het bord, verplaatste de kaarten en besloot waar ik die week aan zou werken. In de dagen die volgden, keek ik vaak op het bord om te zien wat ik kon doen in de tijd die ik vrijmaakte voor postdoctorale taken. Zodra er nieuwe verzoeken binnenkwamen - in de vorm van e-mails, telefoontjes of, zoals vaak het geval is, vragen langs mijn studentenkamer - ik heb de informatie meteen op kaartjes geschreven en op het bord gehangen om aan deze momenten te werken Later.
Zonder een taakbord in mijn universitaire werk zou ik afhankelijk zijn van communicatie in stijl. hyperactieve bijenkorf geestEen workflow die zich richt op voortdurende communicatie en wordt gevoed door een lukrake stroom berichten via digitale communicatiemiddelen zoals e-mail en boodschappers.. Als gevolg daarvan zou ik verzanden in trage correspondentie met veel mensen - dag in dag uit. Ik zou een typisch slachtoffer worden van een hyperactieve bijenkorfgeest: iemand die voor geen goud afstand doet van een laptop één vergadering en liet zijn telefoon nooit los terwijl hij over de campus liep en probeerde duizend dingen tegelijk gedaan te krijgen. Met andere woorden, zonder dit systeem zou mijn werk een hel zijn. Met behulp van het taakbord kon ik het verbruik van hulpbronnen aanzienlijk verminderen. Informatie over het komende werk wordt gestructureerd op het bord geplaatst en ik voer de taken methodisch uit in de tijd die hiervoor is uitgetrokken. Daarom werd ik, zoals je misschien al geraden hebt, een groot voorstander van het gebruik van taakborden, niet alleen voor organisatie van het werk van het team, maar ook om het professionele leven van individuele werknemers te stroomlijnen, omgaan met mentale arbeid.
Om u bij deze taak te helpen, volgen hier enkele best practice-voorbeelden om u te helpen het meeste uit taakborden te halen.
1. Gebruik meerdere borden
Veel voorstanders van persoonlijke Kanban gebruiken slechts één bord om hun professionele taken te organiseren. Ik raad aan om een iets andere aanpak te kiezen. Zorg voor een apart bestuur voor elke rol die je vervult in het werkveld. Ik ben momenteel een universiteitsprofessor in drie heel verschillende rollen: onderzoeker, docent en afgestudeerde student. Voor elk van deze rollen heb ik een apart bestuur opgericht. Dus wanneer ik mijn onderwijsactiviteit analyseer, word ik niet gestoord door niet-gerelateerde taken op het gebied van onderzoek of werk met afgestudeerde studenten. Hierdoor hoef ik niet te schakelen tussen verschillende werkzaamheden en los ik werkvraagstukken sneller op.
Ik vind het soms ook handig om een apart bord te hebben voor grote projecten (bijvoorbeeld projecten die meer dan twee weken in beslag nemen). Zo was ik nog niet zo lang geleden voorzitter van een grote wetenschappelijke conferentie. Deze functie omvatte de oplossing van tal van taken. Daarom besloot ik dat het gemakkelijker zou zijn om een apart bord te maken, waarvan de informatie niet zou overlappen met andere gebieden van mijn professionele leven. Toen dit project eenmaal was voltooid, had ik het bord niet meer nodig.
Je kunt natuurlijk maar met een beperkt aantal borden werken, zodat de taak niet overweldigend wordt. Daarom lijkt het me een goed idee om voor elke professionele rol en elk groot project een apart bestuur te hebben. In dit geval hebben de meeste mensen twee tot vier planken waarmee gemakkelijk kan worden gewerkt. Integendeel, als u tien borden heeft, zullen de middelen die nodig zijn om tussen de borden te schakelen, opwegen tegen de voordelen van taakstructurering.
2. Houd regelmatig één-op-één-sessies om informatie te analyseren
Toen we het hadden over taakborden voor kennisteams, betoogde ik dat regelmatig vergaderen de beste manier is om de informatie die ze bevatten te analyseren. Hetzelfde geldt voor je persoonlijke bord. Als je het meeste uit deze tool wilt halen, reserveer dan elke week tijd om de informatie op het bord te analyseren en bij te werken. Bekijk tijdens deze individuele sessies de details en verplaats de kaarten, waarbij u de status van het werk indien nodig bijwerkt. Het proces zal niet lang duren. Als je dit regelmatig doet, is 5-10 minuten voldoende.
Regel dergelijke sessies niet te vaak: ik kwam tot de conclusie dat één keer per week voldoende is. Maar negeer dit soort activiteiten niet. Als jij dat besluit takenbord niet goed genoeg is om informatie over uw werkverantwoordelijkheden op te slaan, dan zult u terugkeren naar een koortsachtige correspondentie in de geest van een hyperactieve collectieve geest. Zet de informatie over de individuele sessie in je agenda en neem deze net zo serieus als alle andere vergaderingen en vergaderingen. Aangepaste taakborden kunnen uw professionele leven een stuk eenvoudiger maken, maar alleen als u bereid bent uw tijd te investeren in het werken met hen.
3. Voeg een kolom "Overeen te komen" toe
Als hoofd van de graduate school heb ik vaak werkkwesties te bespreken met een aantal van mijn collega's: met de decaan, met hoofd van het afstudeerprogramma en met twee andere hoogleraren die deel uitmaken van de commissie, waarvan ik rubriek. Op mijn taakbord heb ik voor elk van deze werknemers een kolom toegevoegd en deze "Te bespreken tijdens de volgende vergadering" genoemd. Zodra er een vraag opkomt, wanneer ik de mening van iemand nodig heb collega's, Ik onderdruk de neiging om hem snel een e-mail te sturen. In plaats daarvan voer ik informatie over de taak in de kolom "Bespreken tijdens de volgende vergadering".
Ik spreek wekelijks op een vast tijdstip met het hoofd van het PhD-programma. Tijdens onze bijeenkomst bespreken we alle onderwerpen die de afgelopen week in deze rubriek zijn verschenen. Wat de decaan en commissieleden betreft, ik wacht tot er genoeg vragen zijn in de kolom Bespreken en regel dan een vergadering om alles in één keer te bespreken. Deze aanpak lijkt misschien te simpel voor u, maar het heeft een zeer positieve invloed gehad op mijn werk.
Stel je voor dat er in een week tijd vijf informatiekaarten in de kolom Bespreken met decaan stonden. Tijdens de bijeenkomst, die 20-30 minuten zal duren, zullen we met hem een strategie ontwikkelen voor elk van deze kwesties. Als ik hem elke keer een brief zou schrijven, zou ik in de week vijf dialogen tegelijk moeten voeren. Als gevolg daarvan zou ik tien keer mijn e-mail hebben gecheckt en geïrriteerd dat ik werd afgeleid van mijn werk.
Als je eindeloze berichtenuitwisseling wilt minimaliseren en het meeste uit individuele taakborden wilt halen, is dit waarschijnlijk het meest waardevolle advies dat ik je kan geven. Regelmatige vergaderingen kunnen 90% van de hectische correspondentie vervangen. Je hoeft alleen maar bij te houden welke onderwerpen er precies besproken moeten worden. Met behulp van het takenbord is dit eenvoudig te doen.
4. Voeg een kolom 'Wachten op antwoord' toe
Als u samenwerkt aan intellectueel werk, moet u soms het werk aan een taak onderbreken terwijl u wacht tot een andere persoon een vraag of ontbrekende informatie beantwoordt. Als u een persoonlijk taakbord heeft gemaakt, kunnen deze vastgezette vragen eenvoudig worden gevolgd met behulp van de kolom Wachten op antwoord. Als je een taak daarnaartoe verplaatst, markeer dan op de kaart precies van wie je op een antwoord wacht en wat je gaat doen als je de benodigde informatie ontvangt. Hierdoor kunt u op koers blijven totdat u de macht heeft om de situatie te beïnvloeden en effectief blijven werken wanneer de benodigde informatie binnenkomt. Wat nog belangrijker is, je zet onopgeloste problemen op een veilige plek en verwijdert de onderliggende zaken spanningdat er iets niet is gedaan.
Het boek "New Principles of Business Communication" is gebaseerd op businesscases en het laatste onderzoek op het gebied van psychologie en neurowetenschappen. Hieruit leer je systematisch denken, wat er moet gebeuren om de workflow in een organisatie, in een team en voor individuele medewerkers weer op de rails te krijgen en andere interessante zaken.
Koop een boekLees ook📌
- 5 attitudes die echt waardevolle werknemers onderscheiden van gewone
- 8 beste apps voor het zoeken naar werk
- Wie is een scrummaster en hoe je er een kunt worden
Beste deals van de week: kortingen van AliExpress, Zarina, Button Blue en andere winkels