Hoe productiviteit te "resetten" met slechts één spreadsheet

Stel je voor dat je een visuele "tijdmachine" hebt die je meeneemt naar een van de momenten in het verleden. En u kunt zien waar u uw tijd aan hebt besteed - welke taken u hebt voltooid en welke niet, en waarom. Zo'n "apparaat" kan op elk moment tot uw beschikking staan. Het enige dat u hoeft te doen, is een productiviteitsspreadsheet maken. Dit is een document waarin je elke dag je persoonlijke prestaties vastlegt.

Een productiviteitsspreadsheet maken

U kunt het beste Google Spreadsheets, Excel of Numbers gebruiken. Maar als het voor u handiger is, werkt schrijven in een notitieboekje of aantekeningen op uw telefoon ook.

De tabel moet in ieder geval 4 kolommen hebben:

• datum. Het kan worden gemarkeerd in een felle kleur, zoals geel.
• Taak. Dit is een kolom voor de lijst met dingen die u gedurende de dag doet.
• Categorie. In deze kolom moet u het type uitgevoerde taken noteren, bijvoorbeeld "werk" of "persoonlijk". Elke categorie kan ook in kleur worden gemarkeerd. Dit helpt u snel door de gegevens te navigeren en te zien waar de focus het vaakst op gericht is.
  instagram viewer
• minuten. Hier blijft het om vast te leggen hoeveel tijd het kostte om een ​​bepaalde taak te voltooien.

Vermijd het toevoegen van activiteiten aan uw kaart die u helpen op te laden, zoals meditatie of lichaamsbeweging. Ze stellen je in staat om een ​​work-life balance te behouden en te behouden mentale gezondheid, maar niet direct gerelateerd aan productiviteit. Daarom is het in dit geval beter om ze over te slaan.

Probeer de spreadsheet te voltooien terwijl u de hele dag door taken uitvoert. Het helpt ook om werk beter te verdelen en bewust te switchen tussen taken in plaats van pak meteen het volgende ding of doe er meerdere tegelijk, wat alleen maar pijn doet productiviteit.

Hoe de productiviteitstabel werkt

We nemen zelden de tijd voor introspectie en denken niet na over waarom onze acties niet de gewenste resultaten opleveren. En dit is een grote fout. Wanneer we duidelijke informatie voor onze ogen hebben, is het veel gemakkelijker voor ons om te begrijpen waar we onze tijd aan verspillen en wat ons ervan weerhoudt om vooruit te komen. De productiviteitsgrafiek toont duidelijk onze fouten en maakt het mogelijk om te analyseren hoe we ze in de toekomst kunnen vermijden, in welke richting we meer stappen kunnen zetten en waar we de aandacht kunnen herverdelen.

Stel dat u besluit te berekenen hoeveel uur u per dag aan werktaken besteedt. Als het totale aantal niet bij u past, kunt u op basis van de tabel nadenken over hoe u het kunt verhogen of verlagen, bijvoorbeeld door de tijd voor de lunch te verkorten of taken aan anderen te delegeren.

De spreadsheet maakt het ook gemakkelijker om te analyseren hoe de taken waaraan u de meeste tijd besteedt, zijn afgestemd op uw langetermijndoelen. Als je een boek wilt schrijven, maar er maar een uur per dag aan werkt, dan is het tijd om je schema te wijzigen.

Het is belangrijk om de productiviteitstabel regelmatig te bestuderen. Reserveer bijvoorbeeld elke 2-3 dagen een half uur of een uur om alle taken te bekijken en informatie te analyseren. Zoek naar herhalende patronen en wees eerlijk tegen jezelf. Besteed je eigenlijk genoeg minuten aan je doelen, of besteed je juist veel meer tijd aan social media? Analyse helpt u bij het vinden van aanvullende bronnen en verhoogt de productiviteit op belangrijke gebieden van uw leven.