Strategische sessies: wat is deze tool en wie kan er baat bij hebben

Wat zijn strategische sessies

Strategiesessies zijn een vergadervorm voor leidinggevenden, waarin zij plannen voor de ontwikkeling van het bedrijf bespreken. Dit hulpmiddel helpt:

• de huidige positie van het bedrijf beoordelen, de sterke en zwakke punten identificeren;
• manieren vinden om problemen te vermijden of bestaande problemen op te lossen;
• definieer een actieplan - specifieke stappen om de doelen te bereiken;
• benchmarks instellen om succes te meten.

Een strategische sessie is een soort van brainstorm. Dus tijdens de vergadering bespreken we de problemen en successen van afdelingen, stellen we doelen voor elk van hen, tekenen diagrammen en grafieken op een interactief online whiteboard.

Voor deze doeleinden hebben we gekozen Miro. Met deze tool kunt u gedachten en ideeën in een visueel formaat vastleggen. Tegelijkertijd hebben alle deelnemers aan de sessie er overal ter wereld en vanaf elk apparaat toegang toe.

Daarna voeren we tactische planning uit: het hoofd van elke afdeling splitst zijn taken op in kleinere stappen.

Hoe een strategiesessie te houden

Hier zijn een paar stappen om u te helpen organiseren.

Bepaal de frequentie van vergaderingen

Er zijn geen vaste tijdschema's voor het houden van strategische sessies. Sommige bedrijven geven er de voorkeur aan om driemaandelijkse vergaderingen te houden, terwijl andere ze om de zes maanden of een jaar houden.

U kunt dus elke frequentie van vergaderingen instellen die u uitkomt.

In ons bedrijf vinden eenmaal per kwartaal strategische sessies plaats. Dan breken we het bedoelde doelen voor een soort sprint. Om dit te doen, moet u beslissen welke stappen u moet nemen om grote problemen op te lossen, hoe lang het in het algemeen zal duren, welke afdelingen erbij betrokken zullen zijn en hoeveel middelen ze hebben.

Managers ontleden vervolgens taken op afdelingsniveau, indien nodig. En na 3 maanden controleren we het rooster.

Nodig de juiste mensen uit

Wie u uitnodigt voor de strategiesessie, hangt af van de lijst met problemen die moeten worden opgelost. Als u bijvoorbeeld een vergadering houdt om de algemene bedrijfsstrategie te bespreken, moet u de afdelingshoofden bellen. U kunt ook projectmanagers uitnodigen die verantwoordelijk zijn voor sleutelindicatoren.

Als uw strategiesessie is gewijd aan het beoordelen en bespreken van bepaalde gegevens, is het de moeite waard om aan te trekken commandowie deze informatie heeft verzameld en het belang ervan begrijpt.

Kies een datum en tijd die voor iedereen goed uitkomt

Houd bij het bepalen van een datum en tijd rekening met de mening van iedereen. Vermijd het plannen van vergaderingen met werknemers de dag voordat ze moeten komen. Misschien hebben ze een belangrijke afspraak. ontmoeting of er zijn brandende taken die ze niet kunnen uitstellen. Hierdoor kun je ze in een lastige situatie brengen.

Geef bij het geven van een datum aan hoe lang de sessie zal duren. In ons bedrijf wordt bijvoorbeeld de hele werkdag voor dit evenement uitgetrokken. En in dit geval is het belangrijk om op tijd pauzes te nemen, zodat u en uw collega's kunnen ontspannen.

Stel een agenda op

De agenda kan belangrijke onderwerpen bevatten, de hoofdfasen van de sessie, kwesties die moeten worden besproken. Voeg er geen groot aantal punten aan toe - het is beter om het hoofdonderwerp aan te geven. Het kan bijvoorbeeld een nieuwe markt betreden.

Door onnodige vragen aan de kant te schuiven, blijf je gefocust op de hoofdtaak.

Neem aan het einde van de strategische sessie zeker nog eens de hele agenda door en consolideer de gemaakte afspraken.

Vraag de deelnemers zich van tevoren voor te bereiden

Managers moeten op de hoogte zijn van de huidige indicatoren van de afdeling: het werkdrukniveau van ondergeschikten, het totale takenvolume, enzovoort.

Ze moeten ook up-to-date informatie hebben over hoe en wanneer belangrijkste aanwijzingen - zowel op korte als op lange termijn. Als managers bepaalde kwesties en problemen van de afdeling moeten bespreken, moeten ze er ook van tevoren een lijst van maken.

Voorafgaand aan sommige strategische sessies kan het nuttig zijn om niet alleen de agenda van de vergadering te verspreiden, maar ook een gedetailleerd verslag op te stellen over de voortgang van belangrijke taken. U kunt doelen en de bijbehorende KPI's samenvatten in spreadsheets.

Organiseer een bijeenkomst

Tijdens de bijeenkomst moet je niet alleen alle zaken doornemen, maar mensen ook de kans geven om eerlijk te spreken en hun mening te uiten. Moedig deelnemers aan om dit te doen, maar probeer anderen niet te onderbreken en terug te keren naar degenen die onderbroken worden.

Het is vaak efficiënter om de leiding en controle van de sessie over te dragen aan de host (moderator). Dit stelt de directeur in staat om in hetzelfde veld met medewerkers te bewegen en van het monitoren van het evenement over te gaan naar actieve interactie met managers en het oplossen van problemen.

Maak aantekeningen tijdens de vergadering

U moet de belangrijkste punten, ideeën, gegevens, tijdlijnen en alle andere belangrijke informatie die u tijdens de sessie bespreekt, vastleggen, aangezien dit nuttig zal zijn bij verdere tactische planning.

Elke afdeling heeft altijd inzicht in hoeveel tijd nodig is om een ​​bepaalde taak te voltooien. Dit laat toe al tijdens de sessie indicatief te schetsen voorwaarden.

Leidinggevenden leggen informatie meestal gaandeweg vast, maar er moet ook een algemeen rapport worden opgesteld na de sessie.

In ons bedrijf is de moderator hiervoor verantwoordelijk. Dat wil zeggen, hij organiseert en begeleidt niet alleen de vergadering, maar stelt ook een verslag op van de genomen beslissingen.

Vraag om feedback

Dankzij dit kun je verschillende gezichtspunten zien en ontdekken wat Collega's speciale aandacht besteden. En ook - om hun interactie met elkaar te stimuleren.

Vraag de deelnemers om eventuele problemen op te schrijven. Beter nog, gebruik de enquête-app om hun antwoorden in realtime te zien. Dit kunnen bijvoorbeeld vragen zijn over het algehele gevoel van de effectiviteit van de sessie en verschillende organisatorische kwesties, maar ook wensen voor toekomstige evenementen.

Voor wie is dit hulpmiddel bedoeld?

Ik geloof dat het bedrijfsleven niet zonder kan planning. Ze moeten altijd worden behandeld - ongeacht de niche en het formaat van uw werk.

Zonder uw eigen strategie loopt u het risico verkeerde prioriteiten te stellen of de problemen van een bepaalde afdeling over het hoofd te zien, wat allemaal gevolgen heeft voor de bedrijfsresultaten. Als gevolg hiervan zullen interne problemen vroeg of laat groter en destructiever voor het bedrijf worden.

Strategische sessies zullen helpen om hiermee om te gaan en een workflow tot stand te brengen. Daarom zullen ze naar mijn mening nuttig zijn voor teams met meer dan 3-4 personen.

Immers, hoe meer afdelingen je verantwoordelijk hebt voor individuele zaken, hoe groter de verdeeldheid onder leiders kan zijn. En met behulp van strategische sessies kunt u bedrijfsplannen synchroniseren en zorgen voor het beste begrip in haar.