6 tips om reiskosten te besparen

1. Ontwikkel een reisbeleid

Uw reisschema moet het volgende bevatten:

• Een lijst met uitgaven die het bedrijf bereid is te doen. Eten en geschenken voor partners worden bijvoorbeeld betaald door het bedrijf, maar de werknemer betaalt voor mobiele communicatie en taxi's.
• Reis- en verblijfslimieten voor medewerkers van verschillende functies. Laten we zeggen dat viersterrenhotels voor afdelingshoofden zijn, driesterrenhotels voor gewone werknemers.
• Regels voor documentbeheer. Dit zijn de deadlines voor het uitgeven van een dienstreis, het voorbereiden van taken, de procedure voor het indienen van aanvragen en rapporten. Ook is het belangrijk om een ​​medewerker of afdeling aan te stellen die verantwoordelijk wordt voor de naleving van het reisbeleid.

U kunt sjablonen voor reisdocumenten toevoegen - het wordt gemakkelijker voor werknemers om ze in te vullen en het aantal verkeerd opgemaakte papieren neemt merkbaar af.

Om uw reispolis nog winstgevender te maken, splitst u deze op in verschillende delen op basis van het belang van zakenreizen. Bedenk voor hen andere regels en limieten. Deze reizen kunnen zijn:

• Om het imago te behouden. Presentaties op conferenties, deelname aan fora of trainingen. Dergelijke evenementen zullen niet onmiddellijk voordelen opleveren, dus de kosten van tickets en accommodatie kunnen worden verlaagd.
• Voor de ontwikkeling van het bedrijf. Werkcontroles, vergaderingen en onderhandelingen. Dergelijke reizen zijn gericht op het vergroten van de winst, zodat u er iets meer aan kunt uitgeven. De prioriteit hier is het comfort van de werknemer en de bewegingssnelheid.

Het codesysteem helpt je om ritten sneller op taken te sorteren. Wijs nummers toe aan verschillende reisformaten, verzamel ze in één lijst en voeg deze toe aan uw reispolis.

2. Overweeg ander vervoer en huisvesting

Het vliegtuig is niet altijd de handigste en voordeligste manier van reizen. Als er geen rechtstreekse vluchten naar de gewenste stad zijn, kunnen verbindingen langer duren dan de treinreis. Daarnaast is het echt mogelijk om in de auto te werken: veel treinen hebben wifi, dubbele coupés en zelfs coupés voor intercoms. Een andere optie zijn bussen. Een korte rit erop zal het comfort niet schaden, terwijl u genoeg tijd en geld bespaart door het ontbreken van transfers.

Huisvesting is hetzelfde verhaal. Een hotel is duurder, maar in het centrum soms voordeliger dan een budgetoptie aan de rand van de stad: de kosten van een taxi of openbaar vervoer dekken het verschil. Het komt voor dat de dagelijkse huur van een appartement goedkoper is dan een hotel. En stabiele wifi en een wasmachine bij de hand maken een lange reis comfortabeler.

3. Verleng uw reis niet

Hoe korter de reis, hoe goedkoper het is voor het bedrijf. Elke werkdag is nodig compenseren met dagvergoedingen, en als de reis in het weekend of op feestdagen valt - ook tegen een dubbel tarief.

Bereken daarom altijd zorgvuldig de tijd die nodig is om taken uit te voeren. Als een medewerker bijvoorbeeld op donderdagmiddag moet spreken op een congres, is het niet nodig om woensdag en vrijdag onderweg te nemen. U kunt 's ochtends invliegen en' s avonds uitvliegen - in plaats van drie dagen duurt een zakenreis er maar één.

Deze regeling werkt in de meeste gevallen, maar er zijn uitzonderingen. Stel dat alle voordelige tickets voor de gewenste dag op zijn en alleen business class overblijft. Het kan meer kosten dan een dagvergoeding en een nacht in een hotel. Hier is het de moeite waard om de kosten van verschillende opties te berekenen, de bedragen te vergelijken en de beste te kiezen.

4. Koop een bedrijfskaart

Hiermee worden zakenreizen comfortabeler voor u en uw medewerkers. U kunt limieten instellen zodat werknemers niet over het budget gaan als ze reizen. Geen onverantwoorde uitgaven meer - u ziet alle transacties in uw persoonlijke account. Bovendien hebben zakelijke kaarten meestal speciale bonussen, zoals verhoogde cashback of servicekortingen.

Het belangrijkste is dat het zonder onnodige zenuwen mogelijk zal zijn om btw voor aankopen terug te geven. Voor belastingteruggave vereist alleen een factuur, en als de werknemer hotelovernachting en vervoer contant of met zijn reguliere salariskaart betaalt, mag het papier niet worden uitgereikt.

5. Geef werknemers een keuze

Het lijkt erop dat het zelf regelen van vluchten en hotels de juiste beslissing is om geld te besparen. Maar het risico bestaat dat uw keuze voor de werknemer ongemakkelijk overkomt: het comfort zal eronder lijden en de wens om te werken tijdens het reizen zal waarschijnlijk afnemen. Bovendien verliest de persoon die verantwoordelijk is voor de planning tijd die zou kunnen worden besteed aan het oplossen van andere taken die efficiënter zijn voor het bedrijf.

Als de verblijfsvoorwaarden en verplaatsingsvoorwaarden door de zakenreiziger worden gekozen, hoeft u zich geen zorgen te maken over deze problemen. Het belangrijkste is om hem de limieten en voorwaarden van het reisbeleid aan te geven. U kunt de aankopen ook toevertrouwen aan een verantwoordelijke, zoals een accountant: de reiziger geeft links naar handige opties, de organisator betaalt ervoor en deelt vervolgens tickets en boekingsdetails.

6. Analyseer rapporten van eerdere reizen

Controleer de documenten van verschillende werknemers, kijk of de kosten verschillen en zoek naar redenen voor hogere uitgaven. Iemand koos bijvoorbeeld een vlucht die het gezelschap niet goed uitkwam of dineerde uitsluitend in dure restaurants. Dergelijke gegevens zullen helpen om het reisbeleid aan te passen en tot de beste zakelijke optie te brengen.

Om het gemakkelijker te maken om te analyseren, is het de moeite waard om een ​​draaitabel te hebben. Verdeel het document in kolommen per categorie: tickets, accommodatie, maaltijden, mobiele communicatie, vervoer tijdens het reizen, enzovoort. Vermeld ook de reisdatum en de naam van de gedetacheerde medewerker. Alleen de bedragen van de uitgaven kunnen in de tabel worden geladen en de details kunnen in rapporten worden opgeslagen. Als u een afwijking opmerkt, haalt u het papierwerk tevoorschijn om te zien waarom de uitgaven zijn gestegen.