Hoe bepaalt u dat uw brief is te lang?
Tips Produktiviteit / / December 19, 2019
© foto
Als u een brief met meerdere pagina's ontvangt, zou je het gelezen? Lange brieven, evenals zeer lang artikel, is het zeer moeilijk om te lezen en te begrijpen. Bovendien is de auteur is zo weg door het proces dat op het einde om te begrijpen wat er precies wilde hij van u, wordt het bijna onmogelijk uitgevoerd.
Waarom niet lang brieven te schrijven? De eerste en meest voor de hand liggende antwoord - omdat niemand het zal lezen!
Correct gebruik van e-mail kan een effectief instrument in de ontwikkeling van uw bedrijf. Het schrijven van lange brieven, betekent niet dat je productiever. Ja, je hebt een hoop werk, maar dit werk wil niet zeggen helemaal niets. Nu iedereen probeert met de verwerking van inkomende e-mail te verminderen en het werk zo goed mogelijk in een korte periode van tijd. Daarom is uw lange brief - het is niet alleen een verspilling van uw tijd, maar ook een moedwillige verspilling van anderen.
Hoe korter uw brief, hoe beter het zal zijn werkzaamheden uit te voeren. Het mag alleen specifieke vragen of antwoorden. Schrijf alleen op de verdiensten en niets meer. Als u nog steeds vol met de wens om een lange brief te schrijven, kan het beter zijn om te voldoen aan deze persoon te benoemen en bespreken van alle aspecten van de problemen die je voor een zakelijke lunch?
Hoe weet u dat uw brief zijn limiet is verstreken? Hier zijn 10 signalen waarmee u kunt bepalen wat je te veel aandacht besteed.
1. Je weet niet dat probeert te zeggen. Het is alsof je iemand voor het eerst genoemd en werd gevraagd: "Wat is er gebeurd?" De natuurlijke antwoord: "Nou... Ik weet het niet. Je hebt me gebeld? "Houd je brief is, totdat je hoofd een duidelijke vraag of antwoord niet op te geven.
2. U bent ongemakkelijk met het onderwerp. Dit kan worden vergeleken met een eindeloze stroom van bewustzijn in de vergaderingen, als mensen niet zelf het onderwerp van gesprek en dus probeerde te verbergen zijn onwetendheid. Of wanneer de student begint te grote lengte op de vraag van de leraar te beantwoorden, in een poging om ten minste drie te verdienen. Hetzelfde met een lange brief. Als je niet kan worden samengevat als wat je wilt van de persoon aan de andere kant, dan heb je niet genoeg kennis. Dit kan vaak worden gezien in grote bedrijven, waarin mensen geven het uiterlijk van bezig met het schrijven een zeer belangrijke en lange brieven.
3. Verkort uw standaard handtekening. Als uw brief bevat het antwoord in een paar woorden, uw handtekening met alle details (titel, bedrijf, de volledige lijst van contactpersonen, favoriete citaat, logo of slogan van het bedrijf, enz.) op de vloer van de pagina eruit zal zien belachelijk. Probeer de hele brief in de stijl van minimal vertrekken.
4. Je schrijft een boek. Emails - geen boeken. Als er aanvullende informatie, bevestig deze aan de letter in de vorm van afzonderlijke bestanden. Als de brief erg lang kan zijn, is het de moeite waard na te denken over wat voor soort informatie om beter te identificeren en te verzenden in een toepassing.
5. U spam. Dergelijke situaties komen vaak voor in grote bedrijven, waar medewerkers het gevoel een soort van nood stuur elkaar lange brieven, die een gedetailleerd verslag over de werkzaamheden met het permanente bevatten updates. Als gevolg daarvan, de dag verandert in een solide verificatie e-mail met een stroom van berichten in de stijl van "ik een brief gestuurd naar de klant.", "Ook een vergadering." "Het rapport is meer dan 30%." En ga zo maar door.
6. Uw brieven incoherent is. Het is niet nodig om een twee pagina's tellende brief schrijven naar slechts één vraag te stellen.
7. Je misbruik peresylaniem letters. In plaats van deal met een letter, klikt u gewoon op "Verzenden." De toga letter wordt omgezet in een eindloze band, dat is bijna onmogelijk om het belangrijkste punt te komen.
8. Het mag niet worden schrijven. Laat de brief wat het best besproken tijdens een vergadering of aan de telefoon niet verzenden. Soms e-mail is niet het juiste gereedschap voor de communicatie. Als het meer kost dan een paar regels, de beste persoon om de zaak te bespreken of een telefoontje plegen.
9. Dit moet een bericht naar het nummer van de begunstigden meer dan één. Bijvoorbeeld, het schrijven van een brief aan het hoofd en zet bij ontvangers van al haar medewerkers. Het lijkt er dus probeert hij het moment van schrijven en deze brief te sturen aan iedereen individueel te verkorten en daarmee krijgt het werk efficiënt gedaan. Maar, bovenal, hij niet eens voorstellen dat het snel zal opvullen een lawine van reacties in een brief zodra zijn personeel zal druk op de "Allen beantwoorden". Soms deze methode werkt niet echt.
10. U hoeft niet uw brief aan te passen. Voordat u een brief sturen, moet je het weer en bewerken lezen. In aanvulling op grammaticale en spelfouten, u moet bewerken en de betekenis ervan. Misschien wat er een hele paragraaf, kunt u in een paar regels te zetten. En nog een goede vuistregel: u zou moeten herlezen uw brief vele malen, hoeveel mensen je gaat om het te verzenden.
En voordat u de brief te sturen, lees het en zorg ervoor dat het is kort en alleen specifieke vragen bevat. Hoe duidelijker uw bericht, hoe groter de kans dat de ontvanger zal begrijpen wat er van hem verlangd, en zal reageren op u zo beknopt en to the point.